Foire aux questions

SAP Concur développe une technologie qui automatise et intègre la gestion des dépenses et voyages professionnels. Faisant partie de la grande famille de SAP, les solutions SAP Concur simplifient la gestion des dépenses et aident toutes les organisations à fonctionner de manière plus efficace et plus rentable grâce à une meilleure gestion des frais de déplacement.

L’application SAP Concur est un outil simple et sécurisé qui permet notamment aux utilisateurs de gérer les voyages et les frais à partir de leurs appareils mobiles iOS ou Android. Les salariés peuvent facilement réserver et gérer des voyages, créer et soumettre des notes de frais, de n'importe quel terminal et à tout moment.

Lorsque les organisations ne savent pas maîtriser leur trésorerie, cela peut entraîner de gros problèmes de gestion. Or, la question des frais professionnels joue un rôle clé en matière de trésorerie. La direction administrative et financière doit être en mesure d'anticiper les dépenses de voyage et les remboursements. En automatisant le processus de gestion des notes de frais, les entreprises peuvent mieux contrôler les dépenses, réduire les erreurs et les fraudes, et fonder leurs décisions sur des données complètes et précises.

Concur Expense est un logiciel de notes de frais qui automatise la déclaration des frais professionnels et permet aux entreprises de prendre le contrôle des dépenses, où qu'elles se produisent. Grâce à cette solution, les entreprises peuvent capturer les dépenses à partir de sources multiples, fonder leurs décisions sur des données précises et simplifier l'ensemble du processus de gestion des dépenses.

Saisir, soumettre et approuver des notes de frais dans SAP Concur est un processus simple. Les données des transactions sont capturées automatiquement à partir des photos de reçus et des compagnies aériennes, hôtels, restaurants et sociétés de location de voitures. Les salariés soumettent ensuite leurs notes de frais et peuvent en assurer le suivi de n'importe où à l'aide de leurs appareils mobiles. Les managers peuvent ensuite examiner et approuver les notes de frais depuis n'importe quel appareil, ce qui accélère les remboursements.

Le devoir de protection (couramment appelé « duty of care » selon l'appellation anglaise) est l'obligation légale d'une organisation de protéger ses collaborateurs contre tout préjudice. Par exemple, lorsque les employés voyagent pour le travail, il est essentiel que les entreprises prennent toutes les mesures raisonnables pour garantir la sécurité des personnes en déplacement, qu'elles soient en France ou à l'étranger.

La fraude aux notes de frais se produit lorsque les demandes de remboursement sont excessivement gonflées par erreur, ou lorsque des dépenses illégitimes sont ajoutées à une demande de remboursement. La fraude est très difficile à détecter et peut prendre plusieurs formes, y compris le vol de données, la corruption et les pots-de-vin. Même des incidents de fraude mineurs peuvent nuire à la santé financière d’une entreprise.

Les frais de déplacement et notes de frais représentent une part importante et complexe du budget total d’une entreprise. La solution de gestion des voyages d’affaires Concur travel offre aux employés un moyen transparent de réserver leurs déplacements en toute conformité. Avec le logiciel de notes de frais Concur Expense, les frais de déplacements et autres notes de frais sont intégrés dans une solution unique et automatisée qui permet aux entreprises d'accélérer et de simplifier les processus, de réduire les erreurs, de suivre et de contrôler les dépenses des employés et de consulter les données relatives aux dépenses en un seul endroit.

Une politique en matière de voyages et de frais professionnels est un ensemble de directives écrites créé pour s'assurer que les employés savent quelles dépenses liées aux voyages sont remboursables et lesquelles ne le sont pas. La formalisation et la bonne compréhension des politiques de gestion des voyages et des frais de déplacement permettent d'améliorer la conformité de vos voyages d'affaires et de réaliser d'importantes économies en structurant votre approche.

Le barème kilométrique pour 2024, ajusté annuellement par l'administration fiscale, prend en compte les coûts variables et fixes liés à l'utilisation des véhicules. Ce barème est essentiel pour calculer les remboursements des frais kilométriques pour les employés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles. C'est l'URSSAF qui encadre le remboursement et détermine les indemnités des frais kilométriques avec un barème mis à jour tous les ans.

Un ordre de mission est un document qui autorise un salarié à se déplacer pour le compte de son entreprise et précise la nature, la destination et la durée du déplacement. Ce document est indispensable pour justifier les dépenses professionnelles engagées lors du déplacement.

L'indemnité de grand déplacement pour les salariés du BTP compense les frais supplémentaires liés à l'éloignement, tels que l'hébergement et la restauration. Elle varie selon les zones géographiques et est réglementée par des accords de branche spécifiques au BTP.

Pour faire une note de frais kilométrique, il faut consigner précisément les kilomètres parcourus, la date et le motif du déplacement. L'employeur rembourse ensuite l'employé en se basant sur le barème kilométrique établi, qui doit être conforme aux taux publiés par l'administration fiscale.

Une note de frais est un document récapitulant les dépenses avancées par un employé pour le compte de son entreprise. Les dépenses doivent être nécessaires dans le cadre d'une mission professionnelle et justifiées par des factures ou des reçus pour que l'employé puisse être remboursé de manière appropriée et transparente.

Les indemnités de grand déplacement sont destinées à couvrir les coûts liés aux voyages professionnels loin du domicile habituel. Elles incluent généralement les frais de logement, de nourriture et de transport. Pour qu'un déplacement soit qualifié de grand déplacement, le salarié doit se situer à plus de 50 kilomètres de sa résidence habituelle et à au moins 90 minutes de son domicile en transports en commun.

Les déplacements professionnels doivent être clairement définis par un ordre de mission et peuvent être soumis à des politiques d'entreprise spécifiques. Les coûts associés, comme le transport et l'hébergement, sont remboursés sur la base des reçus fournis par l'employé, ou dans le cadre d'un remboursement au barème.

La TVA sur les frais de repas est partiellement récupérable par les entreprises, selon la législation fiscale en vigueur. Cependant, les règles peuvent varier en fonction du type de repas et de l'occasion, nécessitant souvent une gestion attentive des reçus.

Une voiture de fonction est un avantage en nature fourni par l'entreprise, utilisable pour les déplacements professionnels et, selon le contrat, pour les besoins personnels. L'usage de cette voiture peut entraîner des implications fiscales pour l'employé, en fonction de la politique de l'entreprise.

Le délai de prescription pour réclamer le remboursement d'une note de frais est généralement de trois ans. Passé ce délai, l'employé perd le droit de réclamer le remboursement, sauf dispositions contractuelles ou accord collectif prévoyant une période différente. L'article L3245-1 du Code du travail s'impose ainsi pour les réclamations liées au salaire, mais s'applique de façon identique à l’action en remboursement de frais professionnels.

Les justificatifs d'une note de frais doivent inclure tous les reçus ou factures détaillant les dépenses engagées. Ces documents sont indispensables pour obtenir un remboursement et pour maintenir la conformité avec les politiques internes et les règlements fiscaux.

Par principe, la TVA sur les cadeaux faits aux clients est non récupérable, même si le geste a du sens, est proportionné et impacte positivement une entente commerciale. Il y a toutefois une exception pour les cadeaux de faible valeur. À ce titre, il est possible de récupérer la TVA uniquement lorsque la valeur totale de l’achat unitaire n’excède pas 73 € TTC par année civile et par bénéficiaire. Ce montant est fixé par les pouvoirs publics et est régulièrement réévalué.

Une avance sur frais est une provision d'argent accordée par l'employeur avant un déplacement professionnel. Elle est destinée à couvrir les dépenses prévisibles, évitant à l'employé d'avancer ces coûts. Les avances doivent être régularisées par la soumission de notes de frais détaillées après le déplacement.

La TVA sur les péages est récupérable pour les entreprises lorsque les véhicules concernés sont utilisés à des fins professionnelles. Cette récupération aide à réduire le coût global des déplacements professionnels, sous réserve de la présentation des justificatifs appropriés. Les frais de péage sont soumis au taux normal de TVA de 20 % et tous les véhicules utilisés pour un déplacement professionnel, que ce soit un véhicule de tourisme ou un véhicule utilitaire, peuvent en bénéficier.

Les risques de fraude à la note de frais peuvent entraîner des conséquences juridiques sévères, y compris des amendes et des poursuites judiciaires. Elle nuit également à la réputation de l'entreprise et peut déclencher des audits internes coûteux pour rétablir la conformité et la confiance.

L'indemnité kilométrique vélo est une indemnité kilométrique que l’employeur verse aux salariés qui utilisent un vélo pour réaliser tout ou partie du trajet domicile-travail. Son objectif est d'encourager l'usage du vélo en participant financièrement au transport des salariés entre leur domicile-travail.

Les frais de repas surviennent lorsque l'employeur fournit gratuitement les repas ou paie directement le repas au restaurateur, ou lorsqu'il fournit le repas à prix modique. À noter que le titre-restaurant (ou ticket restaurant) est un avantage social pour le salarié, mais ne constitue pas un bénéfice. La valeur de l’avantage est estimée selon un barème de l’organisme de sécurité sociale qui est revalorisé au 1er janvier de chaque année.

Pour rédiger une attestation sur l'honneur pour une note de frais, l'employé doit déclarer la véracité des informations fournies et l'exactitude des dépenses réclamées. Cette attestation peut être requise en l'absence de justificatifs complets, pour maintenir la conformité avec les politiques de l'entreprise.

Un modèle de note de frais typique comprend des sections pour la date, la nature des dépenses, le montant et les justificatifs correspondants. Ce modèle aide à standardiser la soumission des dépenses et à simplifier le processus de remboursement au sein de l'organisation.

Les notes de frais en voyage d'affaires peuvent couvrir les dépenses telles que le transport, l'hébergement, les repas, et les frais de communication. Certains frais supplémentaires comme ceux de divertissement ou de consommation d'alcool peuvent être inclus, selon la politique de l'entreprise.

La TVA déductible permet aux entreprises de récupérer une partie de la TVA payée sur les achats professionnels. Cette récupération est conditionnée par la justification de l'utilisation professionnelle des biens ou services achetés, et doit être conforme aux réglementations fiscales applicables.

La TVA sur le carburant est récupérable pour les véhicules professionnels, mais il existe de nombreuses règles et exceptions. Le pourcentage de récupération dépend du type de véhicule et du carburant dans le cas de l'utilisation du véhicule pour des activités professionnelles. Les justificatifs de ces dépenses doivent être conservés pour prouver l'usage professionnel lors des audits fiscaux.

La prise en charge du trajet domicile-travail dépend du type de transport. Ainsi, l'employeur prend en charge, à hauteur de 50%, le prix de l'abonnement aux services collectifs, souscrit par le salarié pour effectuer les déplacements entre son domicile habituel et son lieu de travail. L'employeur n'a aucune obligation pour la voiture, même s'il peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant engagés par le salarié pour les déplacements entre son logement habituel et son lieu de travail.

Choisir entre un remboursement sur frais réels ou un forfait dépend de la politique de l'entreprise et de la fréquence des dépenses engagées. Le forfait simplifie les démarches administratives tandis que les frais réels peuvent couvrir plus précisément les dépenses effectives.

Pour gérer efficacement les notes de frais des prestataires, il est crucial d'établir des directives claires et des processus de vérification rigoureux. Si votre fournisseur de service doit se déplacer pour effectuer une mission professionnelle pour vous ou en votre nom - ou engager tout autre type de frais, il peut vous les refacturer. Il existe deux grands principes qui caractérisent cette démarche : le débours et le remboursement de frais.

Le logement en avantage en nature est déterminé selon différents critères : le patron doit en être propriétaire ou locataire, il doit le mettre gratuitement à la disposition du salarié pour des raisons de nécessité absolue liées à son activité professionnelle, et il doit le soumettre au paiement des cotisations de Sécurité sociale selon différentes méthodes de calcul. Il existe deux méthodes pour calculer le bénéfice non monétaire pour le logement de fonction. Ce choix dépend de la volonté du chef d’entreprise qui peut choisir entre une évaluation basée sur des dépenses réellement engagées ou un forfait global.

Inclure l'alcool en note de frais est souvent sujet à des restrictions ou interdictions strictes. Techniquement, le vin relève des frais de bouche. Cela signifie qu'il est dépensé et remboursé au même titre que les autres dépenses du repas. Ce qui compte pour l'administration fiscale, c'est la question de la proportionnalité dans les dépenses engagées. Si ces dépenses sont conformes, normales et participent à l'atteinte du but recherché (signature de contrat, négociation, fidélisation du client, etc.), alors il n'y a pas de problème. Toutefois, au final, c'est à l'employeur de décider. Non pas si le salarié peut boire (il engage sa propre responsabilité pour cela), mais si l'entreprise peut et doit légitimement rembourser l'alcool bu dans le cadre d'une dépense professionnelle.

Pour obtenir un remboursement des frais de train, l'employé doit fournir tous les justificatifs nécessaires, comme les billets et reçus. Ces documents doivent clairement indiquer les dates et le motif du déplacement pour justifier la dépense.

La TVA sur les frais de parking est récupérable si le stationnement est utilisé pour des raisons professionnelles. Les justificatifs doivent être conservés et présentés lors des demandes de remboursement de TVA pour attester de leur utilisation dans un contexte professionnel.

La TVA sur les frais de déplacement peut être récupérée lorsque ces frais sont directement liés à l'activité professionnelle. Toutefois, ce n'est pas le cas des transports. Bus, métro, tramway, moto, taxi et même train, bateau ou avion… Quel que soit le moyen de transport utilisé, la TVA n'est pas déductible. Le montant sera donc comptabilisé en TTC, et ce, indépendamment de la distance ou du moyen de transport.

Traiter une note de frais sans justificatif exige souvent une procédure spécifique, comme une attestation sur l'honneur de l'employé. Cette démarche doit être validée par un responsable et est généralement utilisée en cas de perte de justificatifs ou de dépenses exceptionnelles.

Pour se faire rembourser les notes de frais d'avion, les employés doivent soumettre des justificatifs tels que des billets d'avion et des factures. Ces documents doivent clairement démontrer que le voyage était nécessaire pour des raisons professionnelles. Ce sont des dépenses qui sont souvent pré-approuvées en raison de leur montant.

La TVA sur les frais de transport ne peut pas être récupérée. Quel que soit le moyen de transport utilisé, la TVA n'est pas déductible. Le montant sera donc comptabilisé en TTC, et ce, indépendamment de la distance ou du moyen de transport.

Les avantages en nature incluent des biens ou services fournis par l'employeur qui ne sont pas sous forme monétaire, tels que voiture ou logement. Ces avantages sont souvent soumis à imposition et doivent être clairement définis dans le contrat de travail.

La TVA récupérable est le montant de la taxe sur la valeur ajoutée qu’une organisation assujettie à la TVA peut récupérer. Pour la calculer, il faut faire la différence entre la TVA déductible (celle qui est payée par l'entreprise lorsqu'elle achète des biens et services), et la TVA collectée (celle qui est payée par les clients lorsqu'une facture est émise).

Choisir entre une note de frais et un ticket restaurant dépend des besoins spécifiques de l'employé et des politiques de l'entreprise. Le ticket restaurant est attribué à tous les salariés qui en ont le droit. C'est un avantage en nature visant à compenser l'absence d'une structure de restauration. Son attribution se fait en fonction des conditions de travail du salarié et de la politique interne de l’entreprise. La note de frais est un remboursement effectué dans le cadre d'une mission professionnelle en lien avec les obligations de l'employé. Les usages sont donc très différents.

La TVA sur les cadeaux d'affaires est généralement irrécupérable. L’entreprise ne peut pas récupérer la TVA sur les dépenses de cadeaux d’affaires. Néanmoins, il existe quelques exceptions à cette règle comme les biens de faible valeur, les présentoirs publicitaires et les échantillons.

Pour faire une note de frais, il est nécessaire de lister toutes les dépenses engagées avec les dates, les montants, et les raisons du déplacement ou de l'achat. Les justificatifs doivent être joints pour permettre une vérification et un remboursement efficaces. Une note de frais peut être réalisée à la main, via un tableur Excel ou en utilisant un outil professionnel dédié.

Pour éviter un redressement par l'Urssaf, il est crucial de respecter scrupuleusement les règles de déclaration des avantages en nature et des remboursements de frais. Une documentation claire et complète est essentielle pour justifier les dépenses et les remboursements effectués. Parmi les erreurs fréquentes, on note l'absence de justificatif, le dépassement d’exonération de charges sociales, les frais kilométriques non justifiés et les dépenses irrationnelles.

La dématérialisation des notes de frais simplifie leur gestion et assure un suivi plus efficace. Cela permet de réduire les erreurs, d'accélérer les remboursements, et de faciliter les audits.

Un avantage de la carte ticket restaurant peut-être une gestion facilitée des dépenses de repas, cela apporte des avantages fiscaux tant pour l'entreprise que pour l'employé. Elle permet une allocation quotidienne contrôlée et peut être utilisée dans de nombreux établissements, améliorant ainsi la flexibilité pour l'employé. Les cotisations associées à cet avantage sont gérées par l'URSSAF

Pour se faire rembourser des notes de frais d'hôtel, il est nécessaire de présenter des factures détaillées indiquant clairement les dates et la nature du séjour. Les politiques de l'entreprise peuvent définir des limites de dépenses ou exiger des approbations préalables.

La responsabilité en voyage professionnel fait référence au devoir de diligence (ou duty of care), c’est l'une des obligations qui incombent à l'employeur. L'entreprise doit donc faire en sorte de protéger ses salariés et d'assurer leur sécurité. L'employé doit respecter les directives et les procédures de l'entreprise. Dans le cas contraire, il peut être tenu pour seul responsable. La détermination des responsabilités dépend souvent des circonstances spécifiques des accidents.

La TVA sur les frais d'hôtel est expliquée dans le code des impôts qui exclut de la déduction de la TVA, les frais de logement des salariés et des dirigeants, quel que soit le motif. Cela signifie donc que toutes les dépenses liées à un déplacement professionnel légitime qui concernent les nuits d'hôtel devront être payées toutes taxes comprises par l'entreprise, sans aucune possibilité de récupération de TVA. Toutefois, il existe des sujets spécifiques qui permettent la récupération de TVA dans ces lieux d’hébergement. C'est notamment le cas des repas pris à l'hôtel, incluant notamment les petits-déjeuners, les repas en chambre et la consommation d'alcool.