Croissance et optimisation
Frais de déplacement : comment harmoniser ses données et processus à l'international ? L'exemple de Teads
Mettre en place un système de gestion des notes de frais est indispensable pour optimiser les processus internes de toute organisation, gagner du temps au quotidien et assurer la conformité de ses opérations. Mais quand l'entreprise est présente sur plusieurs pays, avec des niveaux de maturité digitale et des outils différents, la démarche peut vite devenir complexe si elle n'est pas bien préparée. À l'international, les besoins sont différents d'un pays à l'autre, tout comme les usages et les réglementations. Harmoniser ses données et processus à l'international devient donc une décision stratégique. Exemple et démonstration.
Pourquoi harmoniser les frais de déplacement à l'international ?
Lorsqu'une entreprise est présente dans différents pays, que ce soit suite à un rachat, une fusion ou un développement ex nihilo, il est important de faire converger ses processus internes. Ainsi, les bureaux américains devraient fonctionner de la même manière que les usines tchèques ou les entrepôts allemands, par exemple. Cela signifie avoir une politique de voyage cohérente d'un pays à l'autre (règles de validation des déplacements, plafonds de dépenses, fournisseurs privilégiés, etc.), mais aussi disposer d'un outil identique pour faciliter la gestion des données et de la conformité. Harmoniser ses outils et processus dispose ainsi de nombreux avantages :
- Une consolidation des comptes et des dépenses facilitée.
- Des indicateurs de performance plus faciles à suivre.
- Une lutte contre la fraude plus efficace.
- Une meilleure expérience collaborateur.
- Un gain de temps pour les salariés en déplacement.
- La possibilité de mieux négocier avec des fournisseurs privilégiés sur des volumes plus conséquents.
Pour y parvenir, il est essentiel d'auditer les outils et usages existants afin de trouver le bon outil capable de s'adapter dans tous les pays. Et c'est justement là que SAP Concur fait la différence.
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Business case : le cas de Teads
Teads est une plateforme média mondiale qui se spécialise dans la diffusion de publicités au sein d'articles de presse et dans la mise en place de campagnes marketing à la performance. Avec une forte croissance, de 25 à 30% par an, l'entreprise est présente dans 30 pays et dispose de 1 200 collaborateurs dans le monde. Teads crée depuis ses débuts de nouvelles entités tout autour du monde, et doit parfois déployer des processus différents pour chacune d’entre elles.
Dans ce contexte de développement rapide dans de nouveaux pays, il n'existait pas toujours de processus harmonisés pour gérer les notes de frais. Ainsi, les collaborateurs français, britanniques et américains utilisaient trois outils différents. Trouver un outil de note de frais pour faciliter le travail des directions administratives et financières, et des salariés devenait donc une question cruciale et stratégique.
Parmi les critères de choix, il était nécessaire de trouver une solution globale pour adresser tous les pays et les réglementations locales, développer des flux de travail interpays (quand, par exemple, un manager américain devait approuver les notes de frais de ses équipes françaises), dématérialiser les justificatifs de notes de frais, factures et reçus pour un archivage optimisé, et miser sur l’OCR (la reconnaissance optique de caractères) qui permet de préremplir une partie des champs et faire gagner du temps à l’utilisateur.
Parce qu'aucun des fournisseurs locaux n'était en mesure de répondre à tous ces besoins au niveau global, Teads a fait appel à SAP Concur. Avec son expertise unique et son périmètre d'action international Concur a été en mesure de déployer une solution facilement. Teads a alors commencé ce processus par des pays qui n'avaient pas de solutions en place pour mettre en place un projet pilote, avant d'onboarder des pays dotés de solutions déjà implantées.
Émeline Decrouy, Global Procurement & Travel Manager chez Teads confirme que la mise en place de cette stratégie gagnante a permis de « déployer rapidement les outils dans de nouveaux pays, de les harmoniser entre eux, et également de consolider la donnée tout en ayant gagné en granularité pour les équipes finances, un autre point très important. »
"Pour réaliser ce travail à l'international, il est essentiel d'avoir, en interne, un sponsor fort et influent, Pour Teads, il s'agissait du CFO groupe. Avoir cet accompagnement au niveau du comité de direction facilite le déploiement d'une solution unifiée pour faire passer le bon message auprès des équipes locales.
Ces dernières sont d'ailleurs impliquées pour paramétrer l'outil selon les besoins locaux tout en respectant la politique de note de frais de l'entreprise. Afin que les outils mis en place suscitent l’adhésion et soient utilisés par les collaborateurs de façon naturelle, les équipes SAP Concur offrent un accompagnement et procèdent à des formations chez Teads.
Un accompagnement qui trouve un écho dans le travail des équipes de terrain."
Retrouvez l'intégralité du témoignage en cliquant ici: Gestion des données financières : quelle solution digitale choisir pour harmoniser ses données à l'international ?
