Croissance et optimisation
Voyages d’affaires et IA : vers une expérience collaborateur optimisée
L'intelligence artificielle (IA) révolutionne de nombreux secteurs, et les voyages d'affaires ne font pas exception. Pour les leaders financiers, il est crucial d'aider leur organisation à comprendre comment tirer parti des différentes applications de l'IA afin d'améliorer l'expérience des collaborateurs, de satisfaire les clients et de répondre aux attentes des autres parties prenantes. L'IA promet de bouleverser non seulement les technologies et les opérations, mais aussi les rôles individuels au sein des entreprises. Un sujet qui concerne les DAF, mais également les travel managers, les collaborateurs en déplacement, et les managers qui doivent approuver et suivre les dépenses de voyage de leurs équipes.
Intelligence artificielle : solutions concrètes pour les entreprises
Découvrez comment les solutions optimisées par l'IA peuvent répondre aux besoins métier et préparer votre entreprise au changement.
Livre blanc Intelligence ArtificiellePourquoi utiliser l’IA dans l'organisation de vos voyages d'affaires ?
L'intelligence artificielle transforme la manière dont les entreprises gèrent les tâches administratives et opérationnelles liées aux voyages d'affaires. Une automatisation qui apporte plusieurs avantages majeurs.
Un temps de traitement réduit
Les travel managers passent souvent beaucoup de temps à organiser les voyages, à rechercher les meilleures offres et à coordonner les détails logistiques. Grâce à l'IA, ces tâches peuvent être automatisées. Par exemple, les systèmes de réservation intelligents peuvent analyser les préférences des employés, les politiques de l'entreprise et les offres disponibles en temps réel pour proposer les meilleures options de voyage. Cette automatisation réduit considérablement le temps de traitement et permet aux managers de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Une précision accrue
Les tâches répétitives, comme la vérification des notes de frais et la validation des réservations, sont sujettes à des erreurs humaines. Les algorithmes d'IA peuvent traiter ces tâches avec une précision et une fiabilité accrues. Par exemple, un système d'IA peut scanner et vérifier automatiquement les reçus, s'assurer qu'ils respectent les politiques de l'entreprise et générer des rapports précis en quelques secondes. Cela réduit non seulement les erreurs, mais aussi les risques de fraude.
Une plus grande personnalisation
L'IA permet également de personnaliser les expériences de voyage tout en assurant la conformité avec les politiques de l'entreprise. Par exemple, une application de gestion des voyages peut utiliser des algorithmes d'apprentissage automatique pour comprendre les préférences des employés et proposer des options de voyage qui respectent à la fois leurs besoins individuels et les exigences de l'entreprise. Cette personnalisation améliore l'expérience utilisateur tout en garantissant la conformité des dépenses et des réservations.
Des reportings facilités et une plus grande visibilité
Les systèmes d'IA peuvent analyser de vastes quantités de données de voyage pour identifier des tendances et des opportunités d'amélioration. Par exemple, ils peuvent examiner les dépenses de voyage de l'entreprise pour identifier des moyens de réduire les coûts ou d'optimiser les itinéraires. Ils peuvent également fournir des rapports détaillés aux responsables financiers, leur permettant de prendre des décisions éclairées basées sur des données précises et à jour. Le DAF et ses équipes savent ainsi qui est en déplacement, pour quel coût et à quoi s'attendre en matière de remboursement de notes de frais à venir. C'est une démarche qui permet de mieux anticiper les flux de trésorerie et de créer des tableaux de bord en temps réel pour prendre les bonnes décisions.
Une planification optimisée
Les outils d'IA peuvent automatiser la planification et la réservation des voyages en analysant les données historiques, les préférences des employés et les politiques de l'entreprise. Ils peuvent générer des itinéraires optimisés, choisir les meilleures options de vol, d'hébergement et de transport, et même gérer les modifications de dernière minute. Par exemple, une plateforme d'IA peut proposer des alternatives de vol en cas de retard ou d'annulation, assurant ainsi une continuité sans accroc.
Une simplification des procédures administratives
Pour les voyageurs non équipés, un voyage d'affaires peut générer de la tracasserie administrative : gestion des notes de frais, validation du voyage, autorisations internes, conformité fiscale, alignement avec la politique interne, récupération de la TVA sur les dépenses éligibles, etc. Les solutions d'IA agissent comme un super assistant capable d'automatiser la plupart de ces processus en utilisant des règles prédéfinies et des algorithmes de validation, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour gérer ces tâches. Par exemple, un employé peut soumettre une demande de voyage via une application, qui sera automatiquement évaluée et approuvée en fonction des politiques de l'entreprise.
|
Prenons l'exemple d'un commercial basé à Houston, aux États-Unis, qui se rend régulièrement à Londres, au Royaume-Uni. Au fil du temps, ce commercial a développé des préférences spécifiques pour une compagnie aérienne, un horaire de vol, un hôtel et une agence de location de voitures. Grâce à une application mobile de réservation intégrant l'IA, il peut recevoir des propositions de voyage personnalisées qui respectent ses préférences et les politiques de l'entreprise en matière de dépenses et de durabilité. |
Les directeurs financiers et informatiques français continuent d’aller de l’avant
77% des cadres financiers et informatiques français déclarent que l'utilisation accrue de l'IA et du Machine Learning offre des opportunités pour accroître l'efficacité et la productivité.
Rapport Oxford Economics et SAP ConcurLes bonnes questions à vous poser pour mettre en place un système d'IA pour faciliter vos voyages d'affaires
L'intégration de l'intelligence artificielle dans la gestion des voyages d'affaires peut représenter un changement de paradigme pour votre organisation. Cependant, pour maximiser les bénéfices de cette technologie, il est essentiel de poser les bonnes questions dès le départ avant de se lancer dans un projet de déploiement qui peut être long et coûteux s'il est mal anticipé.
Quels sont les cas d'usage ?
Déployer une IA sans avoir préalablement défini des cas d'usage spécifiques est une perte de temps et de ressources. Il est indispensable que l'IA réponde à des points de friction clairs et bien définis. Ces points de friction doivent être identifiés par les travel managers, les voyageurs, les managers et les équipes financières. Par exemple, si les employés rencontrent des difficultés avec les processus de réservation ou de remboursement des notes de frais, ces problèmes doivent être explicitement ciblés par la solution d'IA. C'est la même chose en cas de manquement répété à la politique interne de l'entreprise. En définissant des cas d'usage précis, vous assurez que la technologie répond à des besoins réels et améliore l'efficacité de vos processus.
Qui doit piloter le projet ?
L'implémentation d'une IA pour la gestion des voyages n'est pas seulement une question technique ; elle est aussi organisationnelle et humaine. Il est crucial de travailler en étroite collaboration avec la DSI et de mettre en place un comité de pilotage transversal. Ce comité doit inclure des représentants de tous les départements concernés : IT, finance, ressources humaines, travel managers, etc. Chaque département a un rôle à jouer dans le choix et l'implémentation de la solution. Une telle approche collaborative garantit que tous les aspects de l'organisation sont pris en compte et que la solution choisie répond aux besoins de chacun.
Quelles sont les contraintes internes ?
Il est essentiel de définir clairement vos contraintes en matière d'hébergement des données, de confidentialité et de droits d'accès. Il est également crucial de prévoir des plans de formation et d'accompagnement pour les utilisateurs finaux. Une IA, même la plus performante, ne sera efficace que si les utilisateurs savent comment l'utiliser correctement. Un programme de formation bien conçu permet de minimiser la résistance au changement et de maximiser l'adoption de la technologie.
Quelle est la maturité technologique de vos équipes ?
Avant de déployer une solution d'IA, il est important d'évaluer la maturité technologique de vos équipes.
Sont-elles prêtes à adopter cette nouvelle technologie ?
Quel est le niveau de compétence actuel et quel est le gap à combler ?
Il faut identifier les impacts potentiels d'une solution d'IA sur les processus existants et sur les rôles des équipes. Une évaluation honnête de la maturité technologique interne des utilisateurs vous permet de planifier les actions nécessaires pour combler les écarts et de préparer vos équipes à une transition en douceur.
Comment la solution doit s'intégrer dans l'architecture IT existante ?
Une solution qui ne s'intègre pas bien peut entraîner des problèmes de compatibilité et de performance, compromettant ainsi les avantages escomptés. Vous devez vous assurer que la nouvelle technologie peut communiquer efficacement avec vos systèmes actuels (réservation, planning, système financier, etc. ) et que l'intégration ne perturbera pas vos opérations quotidiennes. Une bonne intégration garantit une adoption plus fluide et une utilisation optimale de l'IA.
Au final, aussi révolutionnaire qu'elle puisse paraître, l'IA n'est qu'un outil. De la manière dont cet outil s'intègre dans vos processus quotidiens dépend totalement de la manière dont l'éditeur de la solution l'a pensé. C'est pourquoi, chez SAP Concur, nous sommes ravis des possibilités de transformation de l'IA, même si elle n'a rien de nouveau pour nous. Depuis près de 10 ans, nous intégrons l'IA et le Machine Learning dans des solutions d'entreprise telles que ExpenseIt, Concur Detect et Intelligent Audit afin d'optimiser toutes les composantes des voyages d'affaires.
Ces articles pourraient également vous intéresser :
