Croissance et optimisation
La digitalisation des notes de frais, source de productivité et d’économies
L’archivage à valeur probante consiste à mettre en place des processus de digitalisation des documents et se débarrasser du papier dans le respect du cadre juridique. Pour la gestion des notes de frais, cela est aussi possible depuis la sortie de plusieurs arrêtés :
- Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil
- L’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales
- L’arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale
Comment cela fonctionne exactement ? L’utilisateur, en l’occurrence le collaborateur, capture en photo son ticket via son appli de gestion des notes de frais. Dans le back-office, un cachet numérique est associé à l’image avec un horodatage et une signature électronique. Le document est ensuite transformé en format PDF sécurisé qui ne peut plus être modifié, sinon, il est perdu.
Une fonctionnalité rapide à activer
A ce jour, une centaine d’entreprises clientes de SAP Concur utilisent la fonctionnalité ExpenseIT équipée de la solution OCR (Optical Character Recognition), via l’application mobile à disposition des utilisateurs. “C’est très rapide à mettre en place, car il suffit d’activer un ticket et sous 48h, la fonctionnalité est intégrée au sein de l’appli mobile, indique Kahina Belmiloud, Product Marketing Manager chez SAP Concur. Il suffit ensuite aux entreprises d’instaurer une conduite du changement. De notre côté, nous avons développé des vidéos et FAQ pour expliquer comment cela fonctionne concrètement.”
Des bénéfices observés immédiatement
Les bénéfices de la digitalisation des justificatifs de notes de frais sont immédiats. Pour les utilisateurs, l’enregistrement de chaque dépense se fait au fil de l’eau. Ces derniers scannent leurs tickets même en déplacement : la note de frais est automatiquement stockée dans l’application et le collaborateur peut se débarrasser de son justificatif papier.
Cela représente également un gain de temps et de simplification des processus pour les équipes compta : elles n’ont plus besoin de stocker les reçus papier et peuvent se concentrer sur des tâches de fond comme l’audit ou la définition de la politique voyage. Par ailleurs, l’entreprise gagne en visibilité sur les dépenses et la trésorerie. Quant aux process plus rapides, ils permettent aux salariés d’être remboursés plus rapidement.
“L’adoption est très rapide chez nos clients, car les collaborateurs utilisent l’appli mobile comme ils le font avec leurs applications quotidiennes. Ils en perçoivent directement les bénéfices”, note Kahina Belmiloud.
La tendance n’est pas réservée qu’à la France ; la solution est notamment conforme en Espagne, au Japon, en Chine et adaptée en fonction des réglementations locales avec des nuances techniques selon les différents pays.
Découvrez le webinar sur ce sujet et la démonstration d’Anthony Osmar, Solution Consultant chez SAP Concur
