Les collaborateurs improductifs pourraient coûter à votre entreprise plus que ce que vous ne le croyez.

D'après une étude de McKinsey, plus de la moitié des collaborateurs interrogés déclarent qu'ils sont relativement improductifs au travail. Cette perte de productivité pourrait coûter entre 228 millions et 355 millions de dollars par an à une entreprise.

Aussi, que peuvent faire les chefs d'entreprise pour augmenter la productivité des collaborateurs ? Pour stimuler efficacement la productivité, il faut intervenir au niveau organisationnel, et non au niveau individuel. L'objectif est de mettre en place des systèmes performants et d'adopter des outils appropriés. Plutôt que d'améliorer la production individuelle des collaborateurs, il est plus efficace de créer un environnement de travail dans lequel tout un chacun accomplit naturellement plus de tâches.

Voici quelques astuces pour placer vos collaborateurs et votre entreprise sur la voie du succès.

Numérisation

La numérisation est le processus qui consiste à convertir des informations non numériques au format numérique. Elle peut simplifier les tâches et les rendre plus efficaces. Prenons l'exemple de la soumission d'une note de frais à la suite d'un voyage d'affaires. Comme lors de tout déplacement, les collaborateurs accumulent des reçus dont les formats sont différents. Même s'il est probable que leur billet d'avion et leur facture d'hôtel soient envoyés par e-mail, ils auront probablement des reçus au format papier pour les frais de restaurant, les frais de taxi, etc. En numérisant ces reçus, ils limitent les risques que quelque chose soit perdu en cours de route. Qui plus est, cela peut contribuer à accélérer le processus de remboursement de la note de frais.

Avec ExpenseIt, prendre des photos des reçus est facile, et il est possible de les envoyer directement à Concur Expense. Cet outil s'appuie sur les technologies les plus récentes, comme l'IA générative et le Machine Learning, pour identifier les données critiques et pour catégoriser et détailler automatiquement les dépenses dans la note. Il ne reste plus qu'à examiner cette dernière avant de l'envoyer. Par ailleurs, cet outil est capable de reconnaître et de traiter des reçus en différentes langues, ce qui permet là encore de gagner du temps avec la numérisation lorsqu'ils sont à l'étranger.

Automatisation

L'automatisation ne se limite plus aux solutions matérielles. Désormais, grâce notamment à l'IA générative et aux grands modèles de langage, les logiciels aident les organisations à automatiser des processus pour améliorer la productivité. En ce qui concerne la gestion des dépenses, deux tâches fastidieuses sont des candidates idéales à l'automatisation : il s'agit de l'approbation des achats et de l'audit des dépenses. L'automatisation permet d'accélérer les choses, d'alléger la charge des collaborateurs et de générer des insights précieux pour les prévisions à venir.

Grâce à l'automatisation, Concur Request simplifie les demandes et les approbations, ce qui permet de mieux contrôler le budget et de renforcer le respect des politiques. La solution aide à établir un processus d'autorisation pour les collaborateurs et les responsables d'approbation, en capturant les informations clés pour une prise de décision rapide et simple. Elle permet même aux collaborateurs d'estimer le coût du voyage avec la fonctionnalité Request Assistant.

Intégration

Même lorsque les entreprises mettent en place des technologies pour rationaliser les processus de voyages et notes de frais, le cloisonnement des données reste un point problématique. D'après notre sixième enquête annuelle mondiale SAP Concur sur les voyages d'affaires, 31% des responsables de voyage affirment qu'il est difficile pour eux d'exécuter leurs fonctions de manière optimale s'ils n'ont pas accès aux données de voyages et notes de frais des collaborateurs pour gérer les dépenses.

6e rapport mondial annuel sur les voyageurs d'affaires et les gestionnaires de voyages

La dernière étude SAP Concur a interrogé 3 750 voyageurs d'affaires sur 24 marchés internationaux, en explorant les défis auxquels ces derniers sont actuellement confrontés

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C'est pourquoi il est important d'avoir des solutions intégrées. Il est difficile de gérer les voyages et les dépenses lorsque les solutions en la matière ne sont pas capables de communiquer l'une avec l'autre. Et il est encore plus difficile de déterminer leur impact sur l'entreprise lorsque les données de voyages et notes de frais ne sont pas accessibles au-delà de leurs équipes respectives. L'intégration fait partie des fonctionnalités de base que proposent les solutions SAP Concur, notamment Concur Travel et Concur Expense, ainsi que les logiciels et les technologies SAP de manière générale.

En savoir plus

Même si la productivité de chaque collaborateur a une influence sur les performances de l'entreprise, il faut aller au-delà et prendre de la hauteur pour qu'ils puissent donner le meilleur d'eux-mêmes. En effet, il faut se pencher sur les processus, les outils et les systèmes dont l'entreprise dispose.

Pour en savoir plus sur les solutions SAP Concur et sur la façon dont elles peuvent booster la productivité, lisez notre article « Le lien entre les outils de voyages et notes de frais et la productivité de l'entreprise ».