Dématérialisation des notes de frais : pourquoi est-ce indispensable pour votre entreprise ?

Les notes de frais constituent une tâche importante pour toutes les entreprises. Au-delà du temps à passer par les salariés pour les créer, il faut aussi ajouter le temps de validation interne, le processus de contrôle, puis de remboursement, avant que tout puisse être archivé correctement. 

Si on ne peut pas éviter les notes de frais, on peut toutefois limiter leur impact sur la structure organisationnelle pour éviter les pertes trop importantes de productivité. L’adoption d’une solution de gestion numérique des notes de frais peut entraîner des économies significatives et améliorer la trésorerie.

Les avantages de la dématérialisation pour votre entreprise

Un sondage réalisé par OpinionWay a confirmé ce que beaucoup d'entreprises présentaient depuis longtemps : les notes de frais prennent du temps et de l'énergie ! En moyenne, chaque salarié passe 27 minutes par note de frais. Celles-ci nécessitent une gestion rigoureuse, puisque 95% des personnes ont pris l’habitude de conserver tous leurs justificatifs papier, qu’ils s’agissent de factures ou de tickets de caisse. En plus de ces défis, les notes de frais en format papier présentent des inconvénients significatifs. Il y a notamment le risque élevé de perte, la détérioration des documents ou encore la difficulté de suivi et de vérification conformément aux procédures fiscales.

Dématérialiser la gestion des notes de frais permet d'accélérer ces processus, de gagner du temps, de centraliser les données de manière sécurisée, de se conformer aux règles internes, d’être remboursé plus rapidement, et surtout, offre le luxe de ne plus avoir à se soucier de la perte d’un justificatif. L’emploi d’un logiciel de gestion spécialisé, doté de fonctionnalités telles que la signature électronique, contribue à réduire les coûts administratifs. Puisque les reçus et factures peuvent être numérisés avec une application mobile dès leur émission, créer une ligne de dépense pour une note de frais ne prend pas plus de 30 secondes à la fin d'un repas au restaurant ou d'un séjour à l'hôtel, par exemple. L’utilisation d’un logiciel de gestion spécialisé dans l’automatisation des processus aide à réduire les coûts administratifs et à éviter les erreurs. Pour maximiser ces avantages, il est essentiel d’éviter certaines erreurs courantes. Cela inclut le manque de formation des utilisateurs et l’absence de politiques claires de gestion des dépenses.

Pour les entreprises, la conversion au format numérique  facilite également les choses : moins de gestion papier, aucun risque de perte d’informations, temps de traitement diminué (saisie, vérification, transmission, suivi) et plus besoin d'espace de stockage ou de manipuler les archives poussiéreuses. L’automatisation de ces processus à travers des logiciels spécialisés aide à réduire les coûts et à optimiser la collaboration avec les fournisseurs. Cependant, il est important de rester vigilant pour éviter les erreurs classiques dans la gestion des notes de frais numérisées. Ces erreurs peuvent inclure les erreurs de saisie comme dans un ticket de dépenses, le non-respect des politiques internes de remboursement ou encore la négligence dans la conservation des justificatifs numériques. Au final, un vrai gain de temps, de place et d’argent.

Deux administrations pour une numérisation à deux vitesses

Depuis mars 2017, il était possible de dématérialiser partiellement sa gestion des notes de frais d'un point de vue fiscal. Toutefois, le code de la Sécurité sociale (dont dépend l'Urssaf) posait encore problème. 

C'est désormais du passé depuis l'arrêté du 23 mai 2019 qui fixe les modalités de « numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale ». À partir du moment où les reçus sont numérisés dans les règles de l'art, le nouvel arrêté supprime officiellement cette obligation de conserver ses justificatifs papiers. En outre, cette évolution réglementaire facilite la gestion numérique des notes de frais pour les collaborateurs à l’international. L’automatisation de ce processus grâce à l’usage de logiciels dédiés rend la consolidation et le remboursement des dépenses plus fluides et efficaces à travers différentes juridictions.

Quelles sont les règles de numérisation ? 

Afin de se conformer aux règles en vigueur pour dématérialiser ses notes de frais, il est important de respecter des règles strictes. En la matière, c'est l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui fait foi :

• Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information. Il est crucial de s’assurer que les documents numérisés conservent leur valeur probante et intégrité, en particulier lors de l’utilisation de la signature électronique pour authentifier ces documents.
• La numérisation peut être réalisée par l'entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées.
• Des contrôles qualité doivent être menés afin d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures numérisées, y compris celles issues de tickets de documents en format papier, durant toute la durée de conservation. Il est conseillé de conserver les reçus numérisés de notes de frais pendant la durée exigée par la législation fiscale et sociale.
• Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
• Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

La conversion numérique  totale des notes de frais ouvre la voie à de nouvelles possibilités pour les entreprises. Si le fait de numériser les reçus est important, le déploiement d'une solution technique, notamment les logiciels spécialisés dans l’automatisation, capable de les gérer l'est tout autant. Cette transformation permet une gestion efficace des notes de frais au sein de l’entreprise principale, y compris la numérisation des tickets de dépense. Elle facilite également la gestion dans ses filiales, assurant une approche cohérente et centralisée pour toutes les branches. C'est la raison pour laquelle avec la transformation numérique  vient également la seconde brique de la transformation digitale de votre organisation : une application mobile capable de gérer et d'automatiser vos frais professionnels. Et ce, en toute conformité avec les règles fiscales et réglementaires en vigueur.