Comme trouver une aiguille dans une botte de foin technologique.

Quels sont les aspects essentiels à considérer pour bien choisir sa solution de gestion des frais et déplacement professionnels?  

Ce n'est pas une question d'argent (OK, c'est une question d'argent), mais dans ce cas précis, c'est plus qu'une simple question d'argent. N'importe quel outil peut permettre de suivre les dépenses pour faciliter leur contrôle, mais si cet outil n'est pas facile à utiliser (ni, disons-le, agréable), personne ne l'utilisera. Et nous savons tous que les personnes effectuant les dépenses en question n'ont pas besoin de plus de tracas dans leur journée. Les collaborateurs ont assez de travail à faire, les voyageurs aussi, et puis ils passent déjà beaucoup de temps dans la file d'attente un peu partout.  

Les outils que vous leur fournissez doivent donc permettre une exécution de la tâche en quelques clics, et apporter une valeur ajoutée à tout processus associé : du remplissage automatique des notes de frais à l'intégration de l'IA, en passant par la synchronisation transparente avec votre ERP ou encore l'optimisation de la sécurité et de la durabilité des voyages d'affaires.  

C'est beaucoup à attendre d'une simple application, alors si vous souhaitez trouver la bonne, suivez les conseils de ce Guide d'achat 2022. 

D'abord, pensez à l'expérience offerte. 

Avant la COVID-19, nous voulions tous que les collaborateurs soient heureux et se sentent à l'aise. Bien sûr, nous le souhaitons toujours, mais aujourd'hui, il s'agit plutôt d'une exigence. Et s'ils n'ont pas des moyens plus simples, plus efficaces et plus sûrs de travailler, ils iront travailler ailleurs.  

Cela signifie que la solution que vous choisissez doit les soulager d'un maximum de tâches manuelles et routinières. Elle doit supprimer tout ce qui fait obstacle à leur capacité à être productifs. Elle doit éliminer les heures passées à traquer les justificatifs et à saisir les dépenses, pour leur permettre de se concentrer sur le développement de votre entreprise.  

La solution adéquate vous permet également de réduire plus facilement votre empreinte environnementale en orientant les voyageurs vers des transports plus durables, par exemple, ou en les encourageant à voyager uniquement lorsque c'est absolument nécessaire. Elle doit leur donner des conseils sur les restrictions liées à la COVID-19 avant qu'ils n'y soient confrontés, et leur permettre (ainsi qu'à vous) de suivre les changements d'itinéraires et les risques émergents en matière de déplacements.  

Et comme les équipes peuvent désormais travailler n'importe où, votre solution de gestion des frais et déplacements doit fonctionner en tout lieu. Sur tout terminal. Peu importe la distance du lieu d'utilisation.  

Assurez-vous de sa capacité à vous suivre.  

Le Guide d'achat décrit la solution adéquate comme une solution offrant une visibilité en temps réel sur les modèles de déplacements et de dépenses des collaborateurs. Ce n'est plus suffisant de savoir ce qu'il s'est passé le mois dernier, il faut pouvoir voir ce qu'il se passe maintenant, pour toujours être prêt pour la suite.  

La solution adéquate doit vous aider à garder une longueur d'avance sur les nouveaux types de paiement et à répondre aux besoins des nouveaux utilisateurs au fil de l'évolution des dépenses et des attentes. Elle doit évoluer avec les demandes des collaborateurs à mesure que le travail et les lieux de travail évoluent. Et, tout aussi important, elle doit répondre aux exigences de votre entreprise, de la gestion de nouveaux processus et politiques de paiement à la sécurisation des transactions internationales, en passant par la protection contre la fraude.  

Posez des questions, et vous obtiendrez des réponses.  

Vous devez veiller à disposer des systèmes adéquats pour protéger vos budgets, vos collaborateurs et votre entreprise. Vous devez à la fois assurer le contrôle de la conformité et renforcer le contrôle des coûts. Vous devez être sûr que votre investissement est rentable. Et si vous voulez savoir où trouver une telle solution, il vous suffit de demander.  

Le guide d'achat propose dix questions essentielles à poser aux fournisseurs et offre une excellente façon de commencer votre recherche ou du moins de comprendre ce que vous cherchez.