Frais de déplacement
8 bonnes pratiques pour les politiques de voyages d'affaires
Les politiques de voyages d'affaires doivent aborder certaines des questions les plus complexes et importantes liées aux déplacements professionnels.
Lorsqu'elles sont bien rédigées, les politiques de voyages d'affaires offrent aux employés comme aux employeurs de la clarté et des réponses aux questions et scénarios courants.
L'élaboration, l'examen et la révision des politiques de voyages d'affaires est un processus continu qui doit prendre en compte de multiples perspectives et besoins, et évaluer les données. Une politique de voyages d'affaires destinée aux employés doit également s'adapter à l'évolution des habitudes de voyage, aux besoins des employés et aux considérations pratiques.
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Logiciel de note de fraisBonnes pratiques en matière de politiques de voyages d'affaires
Voici un aperçu plus détaillé de certaines bonnes pratiques à considérer pour les politiques de voyages d'affaires. Cela peut aider votre organisation à déterminer ce qui devrait être inclus dans une politique de voyage et dans vos directives de voyages d'affaires.
Impliquer les parties prenantes clés
Votre politique de voyage concernera presque tous les employés et services de votre organisation. Impliquer les principales parties prenantes des ressources humaines, de la paie, des finances et des opérations garantit que la politique reflète leurs perspectives et besoins uniques. Si certains services voyagent fréquemment, ils devraient également être inclus dans les discussions.
Réunir les acteurs majeurs permet une meilleure collaboration et discussion des éléments complexes ou sujets à discussion de la politique de voyage. Des réunions régulières entre les parties prenantes permettent d'élaborer une politique équilibrée et peuvent faciliter le processus d'examen et de révision lorsque nécessaire.
Suivre les dépenses pour les rapports et analyses
Votre organisation a besoin de systèmes qui collectent, rapportent et analysent les données liées à votre programme de voyages d'affaires. Ces données aident les dirigeants à comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas au sein du programme et fournissent des informations qui peuvent guider les révisions de la politique.
Disposer des bons outils et applications fournit aux responsables de la politique les informations nécessaires pour prendre des décisions importantes. L'entreprise a besoin d'un système standardisé pour compléter les notes de frais afin d'éviter la duplication des données et de créer un processus de reporting cohérent pour tous les employés. En effet, une déclaration précise des dépenses aide à déterminer le véritable retour sur investissement de votre programme de voyages d'affaires.
Il est ainsi recommandé d'intégrer votre politique à votre logiciel de gestion des déplacements. Cela crée une application automatisée de certains éléments de la politique, facilite le respect de la politique pour les employés et les gestionnaires, et aide à accélérer le traitement et l'approbation.
Prendre en compte la satisfaction des employés, en mettant l'accent sur la communication
Pour les voyageurs, une politique peut générer des crispations, surtout si les changements de politique imposent des modifications dans la façon dont les gens voyagent pour affaires. Par exemple, certains employés préfèrent certaines marques d'hôtels ou de compagnies aériennes. Un changement vers des fournisseurs imposés peut créer une forme de mécontentement.
La clé est de communiquer régulièrement sur le processus par lequel la politique est créée, évaluée et modifiée. Il peut y avoir des différences générationnelles ou selon les services dans la façon dont les employés préfèrent voyager, et tout changement peut devenir problématique.
N'oubliez pas de souligner pourquoi une politique de voyages d'affaires est nécessaire et importante. La politique elle-même doit être claire et facile à comprendre, en utilisant des sous-titres, des puces, des exemples et des paragraphes courts pour la rendre plus lisible.
Fournir des ressources
Une bonne politique de voyages d'affaires ne se contente pas d'énumérer les choses à faire et à ne pas faire. Elle peut également être une ressource efficace à laquelle les employés et les gestionnaires peuvent se référer. Parmi les ressources à inclure figurent :
- Des liens vers votre plateforme de gestion et de réservation de voyages.
- Des formulaires pour les notes de frais.
- La couverture d'assurance voyage avec un lien vers votre assureur.
- Les listes des achats autorisés et non autorisés.
- Que faire en cas d'urgence.
- Les numéros de téléphone clés – ressources humaines, finances, travel manager (le cas échéant)
Établir des politiques claires pour les réservations et les coûts
Votre politique peut clarifier de nombreuses zones grises concernant les voyages d'affaires. Assurez-vous que la politique aborde certains des domaines suivants qui peuvent préoccuper les voyageurs et les administrateurs :
- Si les voyageurs doivent utiliser une agence de voyage d'entreprise ou un site web spécifique.
- Les délais prévus pour les notes de frais et les remboursements.
- Les directives budgétaires pour les billets d'avion, l'hôtel et le transport terrestre, y compris s'il existe des fournisseurs obligatoires.
- Des conseils sur le "bleisure" (combinaison de voyages d'affaires et de loisirs), y compris s'il est autorisé, et des directives sur le partage des coûts.
- Les procédures pour traiter les soumissions de dépenses ou les demandes rejetées
Comprendre le devoir de protection et le refléter dans la politique
Les employeurs sont responsables du devoir de diligence, l'obligation légale de rechercher et de développer un plan qui réduit les risques pour les employés voyageant au nom de leurs employeurs. La politique doit expliquer ce qu'est le devoir de diligence, l'engagement de l'employeur envers ses employés et jusqu'où cela s'étend.
Commencez par discuter des changements nécessaires à la politique avec les voyageurs qui doivent régulièrement effectuer des voyages d'affaires à haut risque et leurs managers. Examinez les tendances mondiales en matière de risques, discutez des expériences passées et rédigez des directives initiales.
Votre politique a besoin d'un processus pré-voyage et d'un rapport d'évaluation des risques standardisé, en particulier lors de voyages dans des zones à haut risque. Intégrez des alertes de voyage dans l'itinéraire et assurez-vous que l'entreprise à accès aux coordonnées des employés et aux dossiers médicaux, le cas échéant.
La politique doit comporter plusieurs plans d'urgence détaillés et prêts à être mis en œuvre si nécessaire. Assurez-vous que les employés ont accès aux outils qui peuvent les aider en cas de problème pendant leurs déplacements.
Inclure des considérations de gestion des risques liés aux voyages
La gestion des risques liés aux voyages est la pratique consistant à anticiper, prévenir et réagir aux problèmes qui peuvent survenir pendant que les employés voyagent. Les risques peuvent aller des problèmes météorologiques et des catastrophes naturelles aux troubles sociaux et au terrorisme.
L'objectif de la gestion des risques liés aux voyages est d'identifier et de se préparer aux risques potentiels et de diminuer le risque que ces menaces se matérialisent, si possible. Si des menaces se matérialisent, la gestion des risques développe également les plans pour y faire face.
La gestion des risques liés aux voyages et le devoir de diligence sont interdépendants et se chevauchent souvent. Les deux sont essentiels pour assurer la sécurité des employés.
Pratiquer l'amélioration continue
Maintenir les politiques de voyages d'affaires à jour nécessite un examen diligent de la politique elle-même et des données de support. La prise en compte de la sécurité des employés, des coûts et de la conformité nécessitent un examen régulier de la politique. Cela permet à votre entreprise d'avoir des politiques qui continuent à bénéficier à l'organisation et aux employés.
Pourquoi les politiques de voyages d'affaires sont-elles importantes ?
Une politique de voyages d'affaires bien construite est un outil puissant. Elle peut contribuer à façonner l'engagement des employés, le recrutement et la rétention.
En impliquant les principales parties prenantes, en communiquant régulièrement, en recueillant des données, en intégrant des systèmes et en mettant l'accent sur la sécurité, votre politique de voyages d'affaires servira bien tous les employés.
Chez SAP Concur, nous aidons les entreprises à intégrer de manière transparente la gestion des voyages d'affaires et des dépenses. Nos solutions simplifient et automatisent les mécanismes de voyage, en intégrant des données en temps réel et l'intelligence artificielle pour favoriser l'efficacité et la précision.
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