Comprendre les tarifs de frais de déplacement en tant qu'auto-entrepreneur

Face à la hausse des prix du carburant et la revalorisation de 10% du barème kilométrique, il devient crucial de bien comprendre les mécanismes de facturation et de remboursement des frais de déplacement en tant que auto-entrepreneur

Contrairement aux salariés, l'auto-entrepreneur ne peut pas déduire directement ses frais professionnels. Toutefois, il existe des solutions légales pour intégrer ces coûts à votre activité. Dans ce guide complet, découvrez comment calculer, facturer et optimiser vos frais de déplacement tout en respectant la réglementation en vigueur.

Comprendre le système des frais de déplacement en auto-entreprise

En tant qu'auto-entrepreneur, votre régime fiscal présente une particularité importante : vous bénéficiez d'un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie selon votre activité. Cet abattement, fixé à 71% pour les activités de vente, 50% pour les prestations de services commerciales et 34% pour les professions libérales, est censé couvrir l'ensemble de vos charges, y compris vos déplacements.

Pour approfondir votre compréhension des frais kilométriques, consultez notre guide complet sur les frais kilométriques pour auto-entrepreneurs.

Cette spécificité signifie que vous ne pouvez pas déduire directement vos frais kilométriques comme le ferait une entreprise classique. Toutefois, il existe deux méthodes principales pour intégrer ces coûts à votre activité :

La facturation directe au client

Lorsque vous vous déplacez pour un client, vous pouvez inclure ces frais dans votre facturation. Pour 2025, les tarifs de référence ont été revalorisés pour tenir compte de l'inflation :

• Pour un véhicule de 3 CV : 0,529 € par kilomètre jusqu'à 5 000 km
• Pour un véhicule de 4 CV : 0,606 € par kilomètre jusqu'à 5 000 km
• Pour un véhicule de 5 CV : 0,636 € par kilomètre jusqu'à 5 000 km

À noter : les véhicules électriques bénéficient d'une majoration de 20% sur ces tarifs, une mesure incitative pour la mobilité durable.

Les frais de débours

Une alternative consiste à utiliser le système des frais de débours. Cette méthode permet de refacturer à l'identique les dépenses engagées pour le compte du client, comme les billets de train ou les frais d'hébergement. Ces montants n'entrent pas dans votre chiffre d'affaires et ne sont donc pas soumis aux cotisations sociales.

Comment calculer et facturer vos frais de déplacement en 2025

La bonne gestion de vos frais de déplacement nécessite une approche méthodique et transparente. Pour faire une note de frais professionnelle en tant qu'auto-entrepreneur, plusieurs méthodes s'offrent à vous.

La gestion des notes de frais peut sembler complexe au premier abord. Pour maîtriser les fondamentaux, découvrez comment faire une note de frais de manière professionnelle.

Le barème kilométrique

Le barème kilométrique 2025 constitue une base solide pour faire rembourser vos déplacements dans le cadre d'une facturation directe au client. Pour l'utiliser correctement :

Documentez précisément chaque trajet avec :

• La date du déplacement.
• Le nom du client visité.
• Le kilométrage exact parcouru.
• Le motif professionnel du déplacement.

Appliquez le tarif correspondant à votre véhicule :

• Véhicules de 3 CV et moins : 0,529 € × distance.
• Véhicules de 4 CV : 0,606 € × distance.
• Véhicules de 5 CV : 0,636 € × distance.

Le forfait déplacement : une alternative simplifiée

Pour éviter les calculs complexes, vous pouvez opter pour un forfait déplacement. Cette approche consiste à définir un tarif fixe selon des zones géographiques. Par exemple :

• Zone locale (moins de 10 km) : 15-20 €.
• Zone moyenne (10-30 km) : 25-35 €.
• Zone éloignée (plus de 30 km) : sur devis.

Important : ces montants doivent être clairement indiqués dans vos conditions générales de vente et acceptés par vos clients.

Intégration dans votre facturation

Pour une facturation transparente, distinguez toujours :

• Vos prestations de service.
• Les frais de déplacement.
• Les éventuels frais de débours (comme les billets de train). Attention : les frais de débours ne sont pas une refacturation. Il n’est pas possible d’y inclure un coefficient de marge.

Cette séparation claire permet d'éviter toute confusion lors des déclarations de votre chiffre d'affaires et facilite le suivi de votre activité.

Frais professionnels, Avantages en nature :

Comment aborder les contrôles de l'URSSAF et de l'administration fiscale ?

Voir notre Webinar

Optimisation fiscale et gestion des frais de déplacement

La gestion optimale de vos frais de déplacement peut avoir un impact significatif sur votre rentabilité. En tant qu'auto-entrepreneur, il est essentiel de comprendre comment ces frais s'articulent avec votre régime fiscal.

L'impact de l'abattement forfaitaire

Avec le versement libératoire, vos frais professionnels sont couverts par un abattement automatique :

• 71% pour les activités de vente.
• 50% pour les services relevant des bénéfices industriels et commerciaux.
• 34% pour les professions libérales.

Cet abattement forfaitaire pour frais professionnels est censé couvrir l'ensemble de vos charges, y compris les déplacements. C'est pourquoi vous ne pouvez pas déduire directement ces frais de votre impôt sur le revenu.

Pour éviter tout risque de redressement, il est important de bien comprendre les règles de TVA sur les frais de déplacement et leur application.

Stratégies d'optimisation légales

Pour optimiser la gestion de vos déplacements :

1. Intégrez les frais dans vos tarifs : plutôt que de facturer séparément chaque déplacement, incluez une estimation des coûts de mobilité dans vos tarifs de base. Cette approche simplifie la gestion administrative et améliore la lisibilité de vos devis.
2. Utilisez les frais de débours à bon escient : pour les dépenses importantes comme les billets de train ou les nuits d'hôtel, privilégiez le système des débours. Ces montants n'entrant pas dans votre chiffre d'affaires, ils ne sont pas soumis aux charges sociales.
3. Optimisez vos déplacements :

• Regroupez vos rendez-vous par zone géographique.
• Privilégiez les visioconférences pour les réunions préparatoires.
• Utilisez des outils de planification d'itinéraire pour optimiser vos parcours.

Bonnes pratiques de gestion

Pour une gestion irréprochable :

• Conservez tous vos justificatifs pendant 10 ans.
• Tenez un registre détaillé de vos déplacements.
• Utilisez une application dédiée pour suivre vos kilomètres.
• Documentez systématiquement le caractère professionnel de vos déplacements.

Perspectives et recommandations pour 2025

L'année 2025 apporte son lot de changements dans la gestion des frais de déplacement pour les auto-entrepreneurs. Face à l'évolution des pratiques professionnelles et des réglementations, voici les points essentiels à retenir.

La gestion des frais de déplacement en tant qu'auto-entrepreneur nécessite une approche structurée et professionnelle. En 2025, l'enjeu n'est plus seulement de faire rembourser ses déplacements, mais d'optimiser globalement sa mobilité professionnelle ou transformerez ainsi vos déplacements professionnels en véritable levier de développement pour votre auto-entrepreneur.

Ces articles pourraient également vous intéresser : 

• Comment calculer et gérer les frais pour les grands déplacements en intérim ?
• Modèle de note de frais : exemple et explications
• Quel est le délai de prescription d'une note de frais ?
• Comment faire une note de frais kilométrique ?
• Comment choisir entre note de frais et ticket restaurant ?
• Fraude et note de frais : quels sont les risques ?
• Qu’est-il possible de faire passer en note de frais durant les voyages d’affaires ?
• Comment classer mes notes de frais ?
• Frais réel ou forfait : comment rembourser mes salariés ?
• Notes de frais : les limites de remboursement
• Note de frais imposable : ce qu'il faut savoir
• Comment calculer les frais kilométriques pour la déclaration d'impôts ?