Le remboursement des frais de repas en entreprise : guide complet 2026

Dans le cadre de son activité, le salarié est contraint d'engager des frais quotidiens, particulièrement lorsqu'il doit prendre son repas hors de son domicile. 1er janvier 2026, l'URSSAF a de nouveau revalorisé les montants des indemnités forfaitaires de repas, ce qui impacte directement les prises en charge par les entreprises. Voici les règles et les barèmes applicables cette année.

Réglementations pour les frais de repas

Selon l'URSSAF, les frais de repas engagés par le salarié dans le cadre d'un déplacement professionnel peuvent faire l'objet d'un remboursement. D'après le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS), lorsque le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant, l'indemnité est exonérée de cotisations jusqu'à 21,40 € en 2026 (contre 21,10 € en 2025), ce montant étant réévalué chaque année. Ces indemnités, versées dans le cadre de déplacements professionnels et dans les limites fixées par l'URSSAF, sont exonérées de cotisations sociales en application de l'article L. 242-1 du Code de la Sécurité sociale.

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Modalités de remboursement selon les situations

Les modalités de remboursement définies par l'URSSAF s'articulent autour de deux options principales : le remboursement des frais réels sur présentation de justificatifs, ou le versement d'une indemnité forfaitaire dont le montant est fixé par arrêté ministériel. Dans le cas du forfait, l'employeur n'a pas à exiger les justificatifs de chaque repas, mais il doit pouvoir démontrer la situation qui ouvre droit à l'indemnité (horaires, lieu et nature du déplacement).

Quel est le barème pour les frais de repas ?

L'URSSAF considère que les frais de repas engagés lors d'un déplacement professionnel constituent des dépenses inhérentes à l'emploi, et non des frais personnels. Les limites d'exonération dépendent de la situation du salarié et sont revalorisées chaque année. Voici les montants applicables depuis le 1er janvier 2026.

Source : URSSAF / BOSS, barème applicable au 1er janvier 2026.

Distinction entre avantage en nature et remboursement

Au-delà des plafonds, la logique de calcul mérite d'être comprise. L'indemnité de repas n'est pas censée couvrir l'intégralité de la dépense, mais le surcoût lié au fait de manger hors de chez soi. L'URSSAF retient ainsi une valeur de référence de 5,50 € pour un repas pris à domicile en 2026 : l'indemnité exonérée correspond à la différence entre la dépense réellement engagée et cette valeur, dans la limite du plafond applicable. Par exemple, pour un déjeuner au restaurant facturé 17 €, la part prise en charge au titre du surcoût s'élève à 17 − 5,50 = 11,50 €.

Cette mécanique distingue le remboursement de frais professionnels, exonéré dans les limites du barème, de l'avantage en nature, soumis à cotisations. La bonne qualification de chaque situation (repas sur place, hors des locaux, ou au restaurant en déplacement) reste donc déterminante pour optimiser les remboursements tout en respectant le cadre légal. En cas de dépassement non justifié du plafond, la fraction excédentaire est réintégrée dans l'assiette des cotisations.

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