Télétravail : comment gérer les notes de frais ?

La pandémie de covid-19 a transformé le monde de l'entreprise en quelques semaines. Alors qu'une nouvelle normalité s'installe, le télétravail est venu au secours de nombreuses organisations. En travaillant de la maison, les salariés ont d'ailleurs découvert qu'il était possible d'être efficace, productif et organisé sans forcément se rendre au bureau tous les jours. Une situation qui impacte toute l'organisation et les processus des entreprises, à commencer par les notes de frais.

Quelles sont les notes de frais engagées par les salariés en télétravail ? 

On ne travaille pas de la maison comme on travaille depuis un bureau. Il est nécessaire d'investir dans du matériel informatique, des logiciels, mais aussi de pouvoir aménager un espace de travail privé. Chaque dépense professionnelle qui est engagée par un collaborateur en télétravail peut donc être considérée comme une note de frais. Fournir les justificatifs appropriés pour chaque dépense, comme le ticket de caisse, est une exigence essentielle pour garantir une gestion des dépenses transparentes et conforme aux politiques de l’entreprise. De plus, il est crucial de clarifier les dépenses moins conventionnelles. Ceci met en avant la nécessité pour l’employeur de préciser les types de dépenses remboursables et d’établir les modalités de remboursement suivant un barème défini. « Peut donc  », car rien n'est automatique et tout dépend de la politique de l'entreprise. En effet, on peut comprendre qu'une chaise de bureau confortable soit nécessaire pour les personnes qui passent 7 heures par jour devant un écran d'ordinateur, mais faut-il prendre une chaise à 300 euros ou à 800 euros ? Où est la limite ? Et que se passera-t-il lorsque le salarié sera obligé de reprendre le chemin de l'entreprise ? Devra-t-il apporter sa chaise avec lui ? Sinon ne risque-t-il pas d'avoir financé un actif personnel sur les finances de l'entreprise ?

Ces questions - et bien d'autres - soulèvent des enjeux complexes pour les entreprises auxquels répond notamment l'URSSAF sur son site web avec des exemples précis. C'est la raison pour laquelle il est important de bien définir le périmètre des frais qui peuvent être remboursables. Cela inclut les fournitures de bureau comme les cartouches d’encre ainsi que les trajets variables nécessaires pour le télétravail. Les ressources humaines jouent un rôle clé dans l’établissement des politiques de remboursement et dans la clarification des conditions d’exonération pour certaines dépenses. De la même manière que vous plafonnez et organisez les dépenses professionnelles pour des repas et nuitées à l'extérieur, vous devriez faire la même chose avec les dépenses professionnelles qui sont liées au télétravail.

En général, il existe trois grands postes de dépenses pour le travail à distance : 

• Les dépenses technologiques : elles incluent le matériel informatique, webcam, enceintes, imprimante, connexion internet et autres outils numériques nécessaires.
• Les dépenses d'aménagement : pour adapter ou aménager un local privé en espace de travail. C'est le cas lorsqu'il faut acheter un bureau, une chaise, des dossiers, des armoires et rangements, etc.
• Les dépenses de fonctionnement : elles sont diverses et peuvent aller de la consommation d'électricité, au chauffage, en passant par les impôts fonciers, etc.

De plus, les entreprises doivent considérer des cas spécifiques de dépenses, comme par exemple si l’achat d’alcool peut être inclus dans les notes de frais. Cela met en lumière le besoin d’établir des directives précises concernant les types de dépenses admissibles au remboursement et les modalités que l’employeur doit suivre pour approuver ces dépenses.

Il est conseillé de résoudre avant le début du télétravail toutes les questions relatives aux équipements de travail, à la responsabilité et aux coûts. À la fois pour formaliser les dépenses à effectuer et éviter les risques de fraude. En règle générale, l’employeur est chargé de fournir, d’installer et d’entretenir les équipements nécessaires au télétravail régulier, sauf si le télétravailleur utilise son propre équipement.

Si on prend l'exemple des frais fixes, comme le loyer (ou la valeur locative brute), la taxe d’habitation, la taxe foncière, les charges de copropriété et l'assurance multirisque habitation, le montant des frais professionnels sera calculé selon la quote-part réellement supportée au titre du local affecté à un usage professionnel au prorata de la superficie totale de l’habitation principale. Les directives officielles donnent ainsi l'exemple d'un appartement de 70 m² dont 10 m² sont consacrés à l’usage professionnel. Avec des dépenses mensuelles de 370 €, de la taxe d’habitation à 35 € et d'une prime d’assurance à 15 €, le montant des frais déductibles s’élève à 420 x 10 / 70, soit 60 €.

Comment rembourser les notes de frais de ses télétravailleurs ?

Comme pour les notes de frais classiques, il existe deux grandes options pour les entreprises : l'allocation forfaitaire ou le remboursement au réel.

L'allocation forfaitaire est une somme d'argent fixe versée par l'employeur lorsque le salarié est en situation de télétravail, tel que précisé dans son contrat de travail ou par convention ou accord collectif. Le salarié n'a pas à faire de notes de frais ou à justifier de la manière dont il dépense cette somme. Cette allocation, selon les réglementations en vigueur, est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. Le montant passe alors à 20 € par mois pour deux jours de télétravail par semaine, 30 € pour trois jours par semaine, etc.

Le remboursement au réel consiste à rembourser au salarié chaque euro des dépenses professionnelles réalisées dans le cadre du télétravail et financées sur son budget personnel. Dans ce cadre, des directives précises établissent des règles et des plafonds qui peuvent s'intégrer dans votre politique. Pour les déplacements professionnels, l’employeur doit définir les modalités de validation et appliquer un barème spécifique, conformément aux directives en vigueur. En complément, il est possible de faire apparaître les notes de frais de ses collaborateurs sur leur bulletin de salaire, garantissant ainsi une transparence totale et une reconnaissance claire des dépenses engagées pour le télétravail. L’impact des erreurs des collaborateurs sur leurs notes de frais nécessite une attention particulière, car ces erreurs peuvent avoir des conséquences significatives sur la gestion financière de l’entreprise. L’employeur doit clairement définir les modalités de validation et le barème applicable aux déplacements professionnels pour minimiser ces erreurs. Si tout le monde a été pris de court par le confinement imposé par le covid-19, l'idéal reste d'anticiper au maximum. Surtout si vous allez en profiter pour développer le télétravail parmi vos équipes. Cela signifie définir les modalités et le barème pour les allocations forfaitaires et fixer les montants maximums à ne pas dépasser pour chaque type de dépenses. Il est aussi important d’établir clairement les limites de remboursement des notes de frais pour éviter toute confusion et assurer une gestion des dépenses conforme et équitable. La validation de ces dépenses doit être claire pour tous afin de garantir une transparence et une équité dans le remboursement des déplacements professionnels et autres frais engagés.

Afin de structurer vos notes de frais dans le cadre du télétravail, l'utilisation d'une plateforme professionnelle permet de gagner beaucoup de temps et d'argent. Vous pouvez ainsi créer de nouvelles catégories de dépenses afin de les configurer et les personnaliser selon les modalités de validation en vigueur. L’attention portée aux risques de la fraude des notes de frais est cruciale, car elle aide à maintenir l’intégrité financière et la confiance au sein de l’organisation. D'autre part, cela n'exclut pas de prendre le temps de communiquer avec vos équipes afin d'être le plus transparent possible.

En dépit des changements qu'impose le télétravail, la gestion des notes de frais n'en est finalement pas si complexe. À partir du moment où les bons processus et les bons outils sont déjà en place, il devient plus facile de pivoter et de s'adapter à toutes les situations. Et si vous n'étiez pas encore prêt, c'est le moment de se lancer pour davantage d'agilité.