Frais de déplacement

Comment déclarer et gérer les frais de représentation ?

Mickaël Boisvilliers |

Les frais de représentation sont un enjeu important pour les entreprises, car ils englobent une série de dépenses engagées par les dirigeants et les salariés dans le cadre de leurs missions professionnelles. Ces frais, s’ils sont bien gérés et correctement déclarés, permettent non seulement de maintenir de bonnes relations avec les partenaires d’affaires, mais aussi de bénéficier d’avantages fiscaux.

Encore faut-il s'assurer de leur bonne conformité avec les règles fiscales en vigueur. On vous explique.

Qu’est-ce que les frais de représentation ?

Les frais de représentation désignent l’ensemble des dépenses effectuées par un dirigeant ou un salarié pour le compte de l’entreprise, dans le but de développer ou de maintenir des relations commerciales. Ces dépenses peuvent être très variées et concernent généralement les repas d’affaires, les déplacements, ou encore les réceptions professionnelles. Ces frais sont essentiels pour représenter l’entreprise et donner une bonne image à ses clients, partenaires, ou fournisseurs. L’idée est simple : ces dépenses servent à améliorer les relations publiques de l’entreprise ou à créer de nouvelles opportunités d’affaires. Parmi les types de frais les plus courants, on retrouve :

  • Les frais de transport : billets de train, trajets en taxi, voyages en avion, etc.

  • Les frais d’hébergement : réservations d’hôtels ou logements temporaires lors de déplacements professionnels.

  • Les frais de repas : repas au restaurant pour des réunions ou négociations d’affaires.

  • Les frais de réception : organisation de cocktails, événements ou séminaires pour présenter l’entreprise.

  • Les frais de communication : abonnements téléphoniques ou internet.

  • Les frais vestimentaires : vêtements professionnels ou floqués avec le logo de l’entreprise.

Justification des frais de représentation

Pour que les frais de représentation soient acceptés lors d’un audit fiscal ou comptable, il est impératif de fournir des justificatifs détaillés pour chaque dépense. Cela inclut notamment des factures en bonne et due forme mentionnant clairement le montant, la date et la nature de la dépense. Ainsi, pour un repas au restaurant, un simple reçu de carte bancaire ne suffit pas. Pour qu'une note de frais de restaurant soit acceptée, celle-ci doit s'inscrire dans un cadre professionnel (un repas avec un client, un fournisseur, un consultant, un candidat, un journaliste ou un partenaire d'affaires, par exemple, ou dans le cadre d'un déplacement professionnel), être raisonnable pour ne pas que l'URSSAF requalifie la dépense en avantage en nature, et respecter la politique interne (certaines entreprises édictent des règles particulières qui doivent être respectées comme des plafonds dans les dépenses, une liste de restaurateurs à privilégier, avec ou sans boissons alcoolisées, etc.). La justification d'un repas doit donc se faire sur présentation d'une facture (incluant le calcul de la TVA), le nom des personnes invitées et le contexte.

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Comment gérer efficacement les frais de représentation ?

Si les règles sont strictes sur la conformité des frais de représentation, les entreprises restent libres de les gérer de la manière qu'elles l'entendent. Pour certaines, le format papier prédomine. Pour d'autres, c'est via des tableurs Excel qui circulent par e-mail. Les entreprises les plus organisées utilisent une application professionnelle capable de gérer une note de frais de repas en quelques secondes depuis un smartphone. C'est une solution idéale qui limite les tâches administratives, les risques d'erreurs et de fraude, et qui fait gagner beaucoup de temps, tant dans la création de la note de frais que dans son traitement administratif, sa validation et son remboursement.

Les erreurs à éviter dans la gestion des frais de représentation

  • Absence de justificatifs : sans facture ou pièce comptable, il est impossible de prouver la nature professionnelle de la dépense lors d’un contrôle fiscal. L’administration fiscale exige que chaque dépense soit justifiée par un document valide, comme une facture en bonne et due forme mentionnant le montant, la date, et la nature de la prestation. Sans cela, les frais ne seront pas acceptés comme déductibles.

  • Inclure des dépenses personnelles : il arrive que certains dirigeants ou collaborateurs incluent, volontairement ou non, des dépenses personnelles parmi les frais de représentation. Cela peut s’avérer problématique lors d’un audit fiscal. Les frais de représentation doivent impérativement être engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Par exemple, un repas familial ne peut pas être inclus dans les frais de repas d’affaires, même si un client est présent, à moins que l’intégralité du repas ne soit strictement liée à l’activité professionnelle.

  • Dépenses non raisonnables ou excessives : les frais de représentation doivent être proportionnels à l’activité de l’entreprise. Par exemple, si un collaborateur organise un dîner d’affaires dans un restaurant très onéreux sans raison valable ou si des frais d’hébergement excessifs sont engagés, ces dépenses peuvent être requalifiées comme abusives, et donc non déductibles.

Gérer et déclarer les frais de représentation peut sembler complexe, mais en suivant les bonnes pratiques, vous pouvez vous assurer d’une gestion fluide et conforme aux exigences fiscales. Adoptez des outils de gestion adaptés, catégorisez vos dépenses correctement et veillez à fournir des justificatifs pour chaque dépense. Cela vous permettra non seulement d’optimiser votre comptabilité, mais aussi de profiter d’avantages fiscaux non négligeables. Pour vous y aider, une application de gestion des frais et des dépenses représente un gain de temps important au quotidien, tant pour vos équipes sur le terrain que pour votre direction administrative et financière.

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