Frais de déplacement
OCR : la reconnaissance automatique des notes de frais !
Au sein des entreprises, la gestion des notes de frais peut être un défi quotidien pour les directions administratives et financières qui ne disposent pas d'un outil dédié. Entre les notes de frais injustifiées, incomplètes, celles qui se perdent dans un long processus, ou qui comportent des erreurs, le traitement des frais professionnels est chronophage et à faible valeur ajoutée. La technologie existe pourtant depuis des années afin d'accélérer ces processus. Focus sur l'une d'entre elles capable de lire automatiquement tous vos reçus et factures pour transformer la gestion de vos notes de frais : l'OCR.
Qu'est-ce qu'un logiciel OCR ?
OCR est un acronyme anglais qui signifie « Optical Character Recognition » ou « reconnaissance optique de caractères » en français. Il s'agit d'une technologie capable de transformer les informations présentes sur une photo, un document papier ou un PDF en un document numérique éditable. On peut le voir comme un scanner intelligent qui extrait les données des documents qu'on lui soumet.
L'OCR est utilisé dans de nombreux domaines. Couplé à des algorithmes d'intelligence artificielle, il est capable de transformer n'importe quel mot ou chiffre en données actionnables. Cette solution de gestion améliore la productivité en réduisant les coûts liés à la saisie manuelle et en minimisant les erreurs. Et si on parle d'OCR, c'est que ce procédé a le pouvoir de révolutionner les notes de frais pour fluidifier tous vos processus. Cela est particulièrement avantageux pour les PME qui cherchent à optimiser leurs ressources sans investir dans des infrastructures lourdes. La facilité d’utilisation depuis un ordinateur ou tout autre appareil mobile rend l’OCR particulièrement attractif pour les entreprises de toutes tailles.
Comment fonctionne l'OCR ?
Sans logiciel ou plateforme professionnelle intégrant l'OCR, le processus des notes de frais est souvent le même :
- lors de son déplacement, le salarié stocke ses reçus et factures ;
- à son retour au bureau, il les intègre manuellement dans un tableur qu'il imprime ;
- il y ajoute les reçus et envoie le tout à son manager pour validation par courrier interne ;
- le manager valide, redonne le document au salarié qui peut ensuite le transmettre au service chargé du traitement des notes de frais.
Chaque étape comporte de nombreuses frictions. Avec l'OCR, vous n'avez pas besoin de réécrire manuellement ce qui existe sur votre reçu ou votre facture. La reconnaissance optique de caractères permet l’extraction des informations clés depuis divers champs sur vos tickets, les convertissant en données exploitables et les intégrant dans un logiciel de digitalisation.
Cette reconnaissance optique de caractères facilite le traitement des notes de frais, de la création de la dépense, jusqu’à son intégration en comptabilité. L'OCR est capable d'extraire toutes les informations clés de la note de frais, incluant le montant total, la date (dans tous les formats, ce qui est très utile à l'étranger), la nature des frais, la devise, et la TVA le cas échéant.
Quelle application OCR pour gérer vos notes de frais ?
Une application de gestion des notes avec OCR peut faire toute la différence. Lorsqu'une entreprise dispose d'un tel outil, tous les salariés peuvent y accéder depuis leur smartphone afin de faciliter le traitement des notes de frais :
- le salarié ouvre l'application sur son téléphone et prend en photo le ticket;
- les textes et les données sont extraits et automatiquement intégrés avec les bons intitulés;
- le salarié valide le tout et peut jeter son reçu. En quelques secondes, sa dépense est enregistrée et l'information est stockée dans le cloud en toute sécurité.
L'OCR permet un gain de temps important dans la saisie des informations, mais aussi dans le contrôle et le traitement. À partir du moment où toutes les données sont validées, la note de frais intègre un workflow qui limite les erreurs en évitant de multiples manipulations des données par différentes personnes. L’automatisation apportée par l’utilisation d’un logiciel de gestion de note de frais contribue non seulement à la dématérialisation des processus administratifs, mais aussi à une meilleure interaction avec les fournisseurs. Cela permet une gestion automatisée des frais professionnels, facilitant leur soumission en un clic et le suivi du traitement depuis la même interface. Les managers bénéficient alors d’une visibilité accrue pour examiner et approuver aisément les notes de frais depuis tout terminal. Cette approche contribue à accélérer les cycles de remboursement et à faciliter la vie des experts-comptables.
Les données sont accessibles à travers une interface sécurisée, depuis n'importe quel terminal, sans aucune perte et vos processus sont fluidifiés. Sans compter qu'une application avec OCR autonomise considérablement vos salariés en déplacement. Terminé les assistants qui doivent repasser à travers les notes de frais de leur manager. Ils peuvent se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée, car tout se fait en temps réel par les personnes concernées.
Si la capture par OCR est indispensable pour traiter efficacement vos notes de frais, la bonne application doit aller encore plus loin avec une gestion automatisée des frais professionnels pour les soumettre en un clic et en suivre le traitement depuis la même interface. Les managers bénéficient alors d'une visibilité accrue pour examiner et approuver aisément les notes de frais depuis tout terminal, ce qui contribue à accélérer les cycles de remboursement et à faciliter la vie des experts-comptables.
