Frais de déplacement
Voyages professionnels : qu’est-ce que le e-procurement ?
Les processus d'achat des voyages professionnels sont souvent loin d'être parfaitement uniformes. Un collaborateur va acheter un billet de train à la gare, un autre en ligne depuis son smartphone personnel et un dernier via une agence de voyages. C'est la même chose pour les locations de voiture, les nuits d'hôtel et tous les frais de déplacement. Au final, il est très complexe pour s'y retrouver entre les achats alors qu'il existe une solution simple qui permet de structurer vos voyages professionnels : le e-procurement.
Le e-procurement : retour aux fondamentaux
Le mot « e-procurement » vient de l'anglais et pourrait se traduire par « approvisionnement en ligne » ou « solution d'achat dématérialisée ». C'est à la fois un outil et une méthode pour dématérialiser les transactions commerciales et optimiser le processus achat. En effet, les acheteurs cherchent toujours le meilleur rapport qualité/prix que ce soit pour les fournitures courantes, les outils de production ou les matières premières. Et les achats liés aux voyages professionnels ne sont pas en reste.
Pendant longtemps, on a parlé de e-procurement pour désigner la dématérialisation des catalogues fournisseurs. Il a aujourd'hui évolué pour intégrer l'ensemble de la chaîne de valeur : l'achat en tant que tel, mais également les processus d'achats, la négociation sur les volumes, les modalités de paiement, la facturation, le processus interne de validation, et parfois même le paiement en ligne.
Un système d'e-procurement peut donc changer la vie des acheteurs en digitalisant leur travail et en apportant souplesse, agilité et visibilité financière.
Qui est concerné par l'e-procurement ?
L’e-procurement est utilisé par plusieurs personnes au sein de l'entreprise, dans le cadre des frais professionnels et de déplacements :
- Le service achat qui définit et optimise les stratégies des achats, en lien direct ou indirect avec le travel manager.
- Les collaborateurs qui sont en déplacement professionnel et qui sont généralement à l’origine de la commande.
- Le manager qui approuve le déplacement et valide les commandes (billets d'avion, de train, nuits d'hôtel, etc.).
- La direction administrative et financière qui rapproche les demandes et les factures, qui paye les commandes, qui assure la conformité des processus et qui rembourse les collaborateurs lorsque c'est nécessaire.
Les usages du e-procurement
Si le e-procurement est si populaire, c'est qu'il offre de nombreuses fonctionnalités destinées à simplifier le travail de vos salariés. Quelques exemples :
- Accéder à la liste des fournisseurs autorisés par l'entreprise pour un déplacement professionnel.
- Sélectionner les services et effectuer une demande en ligne (réservation d'hôtels, de transports, d'assurance voyage, etc.).
- Valider et envoyer une commande en intégrant le circuit d'approbation comme prévu dans la politique interne.
- Paiement en ligne avec une carte corporate ou sur facture.
- Suivi de la facturation et pilotage de la trésorerie pour le DAF.
Les avantages de l’e-procurement
Intégrer l’e-procurement dans ses processus d'achat permet de centraliser et d'automatiser la communication et la circulation de données entre les salariés en déplacement, les managers, le service comptable, et bien sûr, les fournisseurs concernés. Déployer une plateforme d'e-procurement pour les déplacements professionnels est un véritable levier d'efficacité :
L'e-procurement permet de réaliser des économies : vous pouvez négocier des offres spéciales avec vos fournisseurs en vous basant sur des volumes plus élevés. Vos collaborateurs passent moins de temps à réserver, payer et valider leurs voyages, et gagnent en productivité.
L'e-procurement supprime les tâches administratives à faible valeur ajoutée : grâce à l'automatisation et à la centralisation des données, des tâches manuelles auparavant effectuées par des salariés sont traitées par la plateforme. Gestion du bon de commande, demande de validation, notes de frais… tout est géré dans le cloud avec un accès direct depuis n'importe quel terminal. Vos équipes peuvent désormais mieux optimiser leur temps pour travailler sur des projets avec plus d'enjeux.
L'e-procurement fait gagner du temps : en simplifiant votre processus d'achat pour vos voyages et déplacements professionnels, vous n'avez plus à relancer un manager trop occupé ou un assistant négligeant pour valider ou faire suivre une demande d'achat. Le fournisseur reçoit directement la requête dès acceptation, et le paiement est garanti et sécurisé. Toutes les étapes sont simplifiées et en totale conformité avec votre politique interne.
L'e-procurement vous donne de la visibilité : grâce à la centralisation de l'information, vous savez en temps réel le volume et le nombre de demandes de déplacement en cours. Votre reporting est facilité par des tableaux de bord personnalisés par salarié, service, business-unit, fournisseur ou destination. Vous disposez de toutes les données pour mieux gérer votre budget.
L'e-procurement est une tendance importance dans tous les services des achats, mais il joue un rôle particulièrement important dans la gestion des voyages professionnels. Vos collaborateurs peuvent ainsi gérer leurs déplacements et leurs notes de frais au sein d'une plateforme unique, accessible depuis une simple connexion internet. De quoi gagner en efficacité et en agilité au quotidien.
