Voyage d'affaires : comment réserver facilement un déplacement depuis n'importe quel terminal ?

Autrefois indispensables pour réserver un voyage d'affaires, les agences de voyages ont vu leur part de marché se réduire fortement. En cause : de nouvelles habitudes de consommation portées par une technologie mobile, l'arrivée en entreprises de nouvelles générations et l'émergence d'offres nouvelles. Dans ce contexte, bien choisir sa TMC (Travel Management Company) devient un élément stratégique. Elle peut offrir des solutions personnalisées qui s’alignent avec les politiques de voyages de l’entreprise et optimisent les coûts des déplacements. Si les agences interviennent encore sur certains trajets ou projets spécifiques ou complexes, la majorité des déplacements professionnels s'organise directement par les collaborateurs eux-mêmes. Il faut dire que quelques clics suffisent à présent pour réserver un hôtel, un billet de train ou même un vol avec une compagnie aérienne. Mais ce qui peut sembler inné pour certains salariés ne l'est pas forcément pour tout le monde. Raison de plus pour tout faire en sorte afin de faciliter l'accès à un outil centralisé de réservation depuis n'importe quel terminal, y compris pour les déplacements vers et depuis l’aéroport. Le rôle de la technologie s’avère ainsi crucial dans la reprise et l’optimisation des voyages d’affaires, facilitant la gestion et la planification à travers des solutions numériques avancées. Cela se fait en collaboration avec les compagnies aériennes et les services aéroportuaires.

Voyage d'affaires : une expérience unique et cross-device

Réserver facilement un déplacement impose une expérience utilisateur complète et finement élaborée. De la qualité de l'interface aux choix des étapes et des processus de validation, ce qui compte, c'est la fluidité et la simplicité de l'expérience. Quel que soit l'outil choisi, son taux d'adoption dépendra surtout de la manière dont il est construit. Si les options sont trop nombreuses, ou absentes, si l'interface est complexe ou mal construite, et si l'affichage n'est pas optimisé pour toutes les tailles d'écrans ou tous les terminaux (téléphones et tablettes) l'usager risque vite de délaisser son outil de gestion de voyage.

Au-delà de l'aspect visuel, la procédure de réservation est également importante. Cette dernière doit être pleinement intégrée et utilisée par tous les collaborateurs et les managers. Dans ce contexte des déplacements, cela inclut la flexibilité nécessaire pour répondre à des situations d’urgence. Cela englobe également les exigences spécifiques comme les vaccins requis pour certains territoires, la vérification de la validité du passeport ou les spécificités liées aux voyages à bord des trains. C'est ainsi qu'un salarié peut réserver un billet de train ou d'avion dans une application professionnelle et la plateforme va automatiquement chercher l'approbation du manager. Une fois validée, il est possible de payer avec la carte corporate pré-enregistrée. Dans ce processus, l’employeur doit établir des limites de remboursement claires pour les notes de frais. Cela concerne tous les types de déplacements, notamment les transports, assurant que les dépenses restent conformes aux politiques de l’entreprise.

La réservation des hôtels se base ensuite selon le lieu du RDV. Le système peut géolocaliser les options d’hébergement les plus proches sur lesquelles il applique la politique de l'entreprise (avec une sélection sur le nombre d'étoiles, la marque de l'hôtel ou un plafond par nuit par exemple). L'utilisateur n'a pas à perdre son temps à chercher le bon hôtel au bon moment et au bon endroit. L'outil de réservation le fait pour lui. Un gain de temps et d'efficacité appréciable pour une fluidité maximale.

Gestion des voyages d'affaires

Faites de chaque déplacement professionnel une réussite.

Solution de gestion des voyages d'affaires

Réserver un voyage d'affaires, au bureau, depuis un ordinateur

Si les fonctionnalités clés de la plateforme de réservation doivent être fonctionnelles et utiles, la manière d'accéder à l'outil doit l'être tout autant. Depuis le réseau interne de l'entreprise, les outils de réservation de voyage doivent être facilement accessibles. Depuis un lien, un raccourci ou via une section de l'intranet, l'accès direct permet de gagner du temps.

À partir du moment où l'utilisateur est identifié sur le réseau interne, il n'est pas obligé de s'identifier une seconde fois grâce à un système de SSO (authentification unique ou single sign-on) et peut se connecter immédiatement sur le portail de réservation. Il aura ensuite accès à son espace personnel d'où il pourra gérer ses réservations en cours, organiser ses futurs déplacements et valider ceux de ses équipes s'il dispose des autorisations nécessaires. Cette accessibilité facilite également la réponse rapide en cas d’accident ou d’imprévu, permettant une gestion plus efficace des situations d’urgence.

Pour éviter que ses collaborateurs ne passent des dépenses personnelles durant leur voyage, il est crucial que l’employeur définisse des directives claires sur les dépenses admissibles. Cela inclut le choix des compagnies de transports pour chaque trajet assurant une gestion efficace et conforme des coûts de déplacement. En amont, il est aussi essentiel de sensibiliser les collaborateurs sur les erreurs à ne pas commettre durant les voyages d’affaires. Les réunions préparatoires doivent souligner l’importance du respect des politiques de dépenses. Il faut également insister sur la nécessité de soumettre des rapports de dépenses précis.

Réserver un voyage d'affaires, en déplacement ou à domicile, depuis un smartphone

Pour beaucoup de professionnels, le smartphone est devenu le premier écran. C'est grâce à lui que l’on consulte ses emails, qu'on peut travailler de partout, et que l'on reste connecté à l'actualité de son entreprise. Il est donc logique que le smartphone devienne également une porte d'entrée vers la gestion et la réservation de voyages d'affaires.

La plupart des outils professionnels disposent d'une application mobile optimisée pour Android et iOS qui contient les mêmes fonctionnalités que le site web consultable sur d’autres dispositifs. Cette application peut être installée par défaut sur les smartphones professionnels dans le cas d'une politique digitale stricte. Les utilisateurs peuvent également l'installer eux-mêmes depuis une marketplace mobile, que ce soit sur un téléphone personnel ou professionnel.

L'application va d'ailleurs plus loin que la simple réservation de voyages, puisqu'elle peut aussi s'utiliser pour créer des notes de frais de manière automatique en prenant une simple photo d'un reçu. Non seulement l'organisation du voyage est facilitée, mais la gestion des frais de déplacement se fait naturellement. Le processus simplifié pour soumettre et se faire rembourser ses notes de frais d’avion renforce la gestion financière efficace et sans tracas pour les professionnels en déplacement. Par ailleurs, cela optimise la surveillance des coûts de déplacements par l’employeur. Explorant les possibilités, il est pertinent de se demander quels frais peuvent être inclus dans les notes de frais durant les voyages d’affaires, ce qui est essentiel pour une gestion optimale des dépenses.

Réserver un déplacement depuis n'importe quel terminal est une pratique qui est à présent courante. Cela permet aux collaborateurs de planifier leurs voyages d’affaires facilement à travers un territoire spécifique. C'est une démarche rapide qui ne nécessite pas la mobilisation de plusieurs personnes, et les collaborateurs peuvent le faire eux-mêmes dans un système centralisé et sécurisé. Grâce au cloud, toutes les données sont toujours synchronisées et il n'a jamais été aussi facile de réserver un voyage d'affaires.