Le lien entre la productivité de l'entreprise et les outils de gestion des voyages et notes de frais

Pour les collaborateurs, les solutions de gestion des voyages et notes de frais continuent de ralentir l'activité.

Pour la première enquête mondiale SAP Concur sur les voyages d'affaires, publiée en 2019, nous avions demandé à des voyageurs d'affaires du monde entier s'ils préféraient se faire soigner une carie ou remplir une note de frais. Résultat : près d'un sur quatre (24 %) a répondu qu'il préférait endurer un désagrément dentaire plutôt que de catégoriser ses dépenses et de comptabiliser ses reçus.

En 2023, nous avons demandé à des voyageurs d'affaires du monde entier quelle était l'étape la plus stressante d'un voyage d'affaires. Résultat : 43 % d'entre eux ont répondu qu'il s'agissait des étapes précédant le voyage (planification, organisation, réservations, etc.) tandis que près d'un quart (24 %) a répondu qu'il s'agissait des étapes suivant le voyage (notamment, notes de frais).

Ce qui est curieux, c'est que d'après notre enquête de 2023, la majorité des voyageurs d'affaires (64 %) a répondu ne pas utiliser l'outil proposé par leur entreprise pour réserver des voyages. À côté de quels avantages les voyageurs d'affaires (et leurs entreprises) passent-ils en choisissant d'utiliser d'autres méthodes de réservation sous la fausse idée qu'elles sont plus rapides et plus faciles ?

Une étude montre que les outils de gestion des voyages et notes de frais améliorent la productivité et permettent aux collaborateurs de se consacrer à d'autres tâches. Une analyse IDC de certains clients SAP Concur a révélé que le temps nécessaire pour réserver un voyage était réduit de 54 % avec l'utilisation de solutions SAP Concur telles que Concur Travel. Les collaborateurs ont accéléré de 43 % la saisie de leurs notes de frais après la mise à disposition de Concur Expense et le temps de remboursement a été divisé par deux.

Les outils de gestion des voyages et notes de frais améliorent aussi l'expérience des gestionnaires des voyages. Dans notre enquête mondiale SAP Concur sur les voyages d'affaires de 2024, 38 % d'entre eux ont déclaré que les collaborateurs qui ne réservent pas ou ne mettent pas à jour leurs plans de voyage à l'aide des outils proposés par leur entreprise rendront leur travail plus difficile au cours des 12 prochains mois. 37 % ont déclaré que le manque de visibilité sur l'ensemble des déplacements des voyageurs empêche les gestionnaires de voyages d'assurer correctement leur devoir de protection. L'utilisation d'outils de gestion des voyages et notes de frais proposés par l'entreprise stimule la productivité des voyageurs d'affaires ainsi que celle des équipes Finance et Voyages.

La productivité est un objectif majeur de l'intégration de l'IA générative au sein des outils et des workflows, et les voyages et notes de frais ne font pas exception. Notre enquête de 2024 révèle que 64 % des gestionnaires de voyages aimeraient que l'IA soit utilisée pour automatiser au moins une partie de leurs responsabilités. 95 % des voyageurs d'affaires envisageraient d'utiliser l'automatisation optimisée par l'IA afin de prendre en charge leurs tâches, y compris :

• Obtenir des conseils sur le bien-être et la sécurité (37 %)
• Aider à l'obtention de visas et autres documents (37 %)
• Saisir et déclarer les dépenses (37 %)
• Trouver des options de voyages d'affaires durables (37 %)
• Respecter la politique de voyage de leur entreprise (35 %)
• Parcourir les options et faire une réservation (35 %)
• Annuler ou obtenir des recommandations pour une nouvelle réservation (34 %)

6e rapport mondial annuel sur les voyageurs d'affaires et les gestionnaires de voyages

La dernière étude SAP Concur a interrogé 3 750 voyageurs d'affaires sur 24 marchés internationaux, en explorant les défis auxquels ces derniers sont actuellement confrontés, tels que l'augmentation des disruptions liées aux voyages, les problèmes géopolitiques et les restrictions en matière de voyages d'affaires.

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L'IA générative est déjà intégrée dans les solutions SAP Concur. Par exemple, Request Assistant, ajouté récemment dans Concur Request offre aux collaborateurs un gain de temps et d'efforts en leur fournissant des estimations intelligentes des coûts pour un voyage.

De plus, beaucoup des fonctionnalités clés que les voyageurs d'affaires interrogés trouvent essentielles dans un outil de réservation sont facilement disponibles dans les solutions SAP Concur et deviennent de plus en plus courantes : nouvelle réservation ou modifications faciles en raison d'annulations ou de retards, possibilité d'utiliser un ordinateur de bureau ou un téléphone mobile pour réserver ou mettre à jour des voyages, possibilité de comparer toutes les options de voyage disponibles dans un seul outil de réservation, intégrations à d'autres outils d'espace de travail pour faciliter le travail administratif, comme les notes de frais, et bien plus encore.

Au total, selon les entreprises interrogées dans l'étude IDC, l'adoption des solutions SAP Concur a permis une réduction de 48 % des coûts liés au temps passé par les utilisateurs à la réservation de voyages et à la préparation des notes de frais. L'amélioration de la productivité des collaborateurs a finalement permis à ces organisations d'économiser environ 777 000 dollars par an en frais de voyage et notes de frais.

Comment les entreprises peuvent-elles donc donner envie aux collaborateurs de tirer parti des avantages des outils de gestion des voyages et notes de frais qu'elles proposent, sachant que près de deux tiers d'entre eux ne le font pas actuellement ?

1. S'assurer que les collaborateurs sont à l'aise lors de l'utilisation de ces outils. À mesure que l'adoption de l'IA augmente, par exemple, près de deux voyageurs d'affaires sur cinq (38 %) ont déclaré, dans notre enquête de 2024, leur intérêt pour une formation organisée par l'entreprise sur la façon d'utiliser les options optimisées par l'IA pour la réservation de voyages d'affaires.

2.Rappeler aux collaborateurs les fonctionnalités utiles incluses dans les outils de gestion des voyages et notes de frais de l'entreprise, y compris les applications mobiles et les options de gain de temps telles que Request Assistant.

3. Fournir aux collaborateurs des options approuvées par l'entreprise, telles que Concur TripLink lorsque la réservation d'un voyage se fait directement sur le site Web d'un fournisseur.

Pour en savoir plus sur les solutions SAP Concur pour les voyages et notes de frais et leurs avantages pour l'entreprise, cliquez ici.