Sondage sur les notes de frais : papier ou numérisées ?

>>> Voir l'infographie du sondage

Paris, le 19 octobre 2017 – Concur, filiale de SAP et leader de la gestion des frais et des déplacements professionnels, annonce aujourd’hui les résultats d’un sondage réalisé par OpinionWay, destiné à mieux comprendre et analyser les habitudes de gestion des notes de frais des salariés français. Cette étude évalue leur disposition face à la digitalisation des processus liés aux dépenses professionnelles, que les technologies et les nouvelles réglementations rendent désormais possible.
 

La note de frais au cœur de la transition numérique

Paru au Journal Officiel du 30 mars dernier, l’arrêté du 22 mars 2017, fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, autorise les entreprises à conserver au format numérique des factures initialement émises au format papier. Cet arrêté leur ouvre de nouvelles perspectives en termes de productivité, puisqu’elles ont désormais la possibilité de s’affranchir non seulement des tâches chronophages et sans valeur ajoutée de gestion des documents papier, mais aussi du coût de stockage, pouvant aller jusqu’à 10 ans, et de manipulation des archives en cas de contrôle.

Cet arrêté a également un impact sur la vie des salariés, en redéfinissant la manière dont ils peuvent gérer leurs notes de frais, et plus particulièrement les justificatifs papier originaux relatifs à leurs dépenses professionnelles. Car, si les salariés français consacrent 27 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leurs notes de frais selon le sondage OpinionWay pour Concur, plus d’un sur cinq (21%) y passant même plus de 30 minutes, la note de frais 100% numérique devrait leur permettre de gagner un temps précieux à toutes les étapes de stockage, de saisie, de transmission et de suivi de leurs notes de frais.

Sont-ils prêts à sauter le pas et à adopter de telles solutions ?

Conserver ses justificatifs papier : un réflexe bien ancré

Dans leur gestion habituelle des notes de frais, la quasi-totalité (95%) des salariés interrogés ont le réflexe de conserver les justificatifs papiers originaux de leurs dépenses professionnelles, comme les tickets de caisse ou les factures. Si, parmi eux, 27% les conservent eux-mêmes, 73% les transmettent au service en charge des notes de frais au sein de leur entreprise – une tendance encore plus forte dans les entreprises de 800 salariés et plus (83%).
 

Avant l’arrêté du 22 mars, c’était tout simplement une question de réglementation. En cas de contrôle de l’administration fiscale, la non présentation de ces documents papier constituait une irrégularité et pouvait donner lieu à un redressement », rappelle Pierre‑Emmanuel Tetaz, Managing Director EMEA South de Concur. « Depuis, les justificatifs numérisés ont une valeur équivalente devant l’administration fiscale. Les modalités de numérisation répondent à des règles très strictes en termes de format, de signature électronique ou encore de conditions de conservation. Mais avec la solution idoine, les salariés et les entreprises peuvent désormais se libérer des problématiques de gestion et d’archivage physique des justificatifs papier, en toute légalité. 

Des salariés pas forcément équipés, mais prêts pour le tout numérique

Partie intégrante de la vie d’une entreprise, la gestion des notes de frais ne fait pas toujours l’objet d’outils dédiés. On observe ainsi que 59% des salariés interrogés ne disposent pas d’un logiciel de gestion des notes de frais permettant de numériser eux-mêmes les justificatifs papier de leurs dépenses : pour 32% d’entre eux, le logiciel de gestion ne le leur permet pas ; pour 68% d’entre eux, leur entreprise assure la gestion des notes de frais sur des formulaires papier ou fichiers Excel.

A l’inverse, 41% des salariés interrogés déclarent disposer d’un logiciel de gestion des notes de frais permettant de numériser eux-mêmes les justificatifs papier de leurs dépenses. 27% d’entre eux n’utilisent pas cette fonctionnalité, citant notamment comme freins le manque de temps, le double emploi car les justificatifs originaux devront toujours être transmis, ou encore le manque d’équipement pour pouvoir scanner les justificatifs. 95% des salariés qui l’utilisent se déclarent satisfaits de ce type d’outils, dont 34% très satisfaits.

Ils leur reconnaissent plusieurs avantages, et en premier lieu le gain de temps (42%) et le fait d’être remboursé plus rapidement (38%), suivis de près par l’absence de risque de ne pas être remboursé en cas de perte du reçu papier (31%) ou le fait que cette solution soit pratique à utiliser (29%). Au final, seuls 3% des salariés concernés estiment que ce type de fonctionnalité n’a aucun intérêt.

Parmi les salariés ne disposant toujours pas d’un outil leur permettant de numériser leurs reçus papier, l’attente est grande : 83% d’entre eux seraient favorables, dont 28% très favorables, à ce que leur entreprise mette en place une solution pour conserver les justificatifs papier sous format numérique.

Ils évoquent toutefois des avantages différents de ceux cités par les salariés déjà équipés de ce type d’outils. L’absence de risque de ne pas être remboursé en cas de perte du reçu papier est ainsi cité en premier (40%), tandis que les autres avantages sont cités tous trois par 32% des salariés interrogés : le fait que cette solution soit pratique à utiliser, le gain de temps et le fait d’être remboursé plus rapidement. On remarque aussi qu’ils sont plus nombreux à estimer que cette solution ne représente aucun intérêt pour eux (10%).

La perception des avantages de ce type de solution varie par ailleurs selon la taille de l’entreprise : les personnes travaillant dans une entreprise de 800 salariés et plus, probablement soumis à des processus plus longs, citent particulièrement le fait d’être remboursé plus rapidement (47%) ; alors que dans les entreprises de moins de 250 salariés, le gain de temps est le plus évoqué (50%).

Les salariés français semblent, dans leur grande majorité, prêts à passer au zéro papier. L’entreprise devra toutefois sélectionner avec minutie son partenaire, quand viendra l’heure de choisir sa solution de gestion des notes de frais. Car en cas de mauvais traitement ou de mauvaise conservation des justificatifs numériques, elle portera par défaut la responsabilité vis-à-vis de l’administration fiscale , conclut Pierre‑Emmanuel Tetaz.

>>> Voir l'infographie du sondage

Si cet article vous a plu, vous pouvez découvrir notre offre Concur Expense ainsi que notre infographie sur les salariés français et leur notes de frais.