SAP Concur et Kapten (ex-Chauffeur Privé) !

Entretien avec Dimitri Tsygalnitzky, VP de Kapten Business & Julien Million-Rousseau, Directeur Avant-ventes SAP Concur.

Aujourd’hui, nous constatons que les entreprises, en plus d’une solution de dématérialisation de leurs dépenses, veulent de plus de visibilité et de contrôles sur les déplacements de leurs collaborateurs et leurs dépenses. Les utilisateurs, eux, veulent plus de liberté, plus de choix dans leur manière de voyager, ils veulent utiliser les fournisseurs & applications qu’ils ont l’habitude d’utiliser lors de voyages personnels. Nous pensons que les deux directions ne sont pas opposées, et que la technologie permet de répondre aux attentes des uns comme des autres. Le choix d’un acteur du marché ayant une forte capacité d’innovation nous semble impératif. 

Comment SAP Concur aide les compagnies à s’inscrire dans leur transformation numérique ? 

Cette intégration avec SAP Concur s’inscrit dans la volonté de Kapten Business d'accompagner les entreprises dans un processus de contrôle et de transparence des dépenses liées aux déplacements. On pourrait en effet parler d'un pas en avant fait vers la transformation numérique de la politique voyage car nous offrons désormais à nos partenaires un service de mobilité sur-mesure, où dématérialisation des notes de frais, centralisation des dépenses et synchronisation en temps réel sont les maîtres-mots. 

SAP Concur : SAP Concur couvre l’ensemble des aspects de la gestion des notes de frais et voyage, et ce, dans une logique internationale (ndlr : 58 millions d’utilisateurs dans 150 pays). Nous répondons à de nombreuses problématiques : localisation et sécurité des salariés, identification des fraudes et des erreurs, capture des données de kilométrage, solutions de gestion budgétaire, tableaux de bord, prestations supports, etc. C’est cet écosystème global et notre vocation à accompagner les entreprises dans leur transformation digitale qui nous permet de séduire les grands groupes mais aussi des ETI et des PME. Pour assurer la pérennité de leur business modèle, les entreprises doivent anticiper l’innovation, l’évolution des comportements et des consommateurs et tenir compte de l’écart de plus en plus mince entre l’expérience utilisateur dans la vie privée et professionnelle. D'où cette nécessité de pouvoir créer des partenariats avec des acteurs incontournables tel que KAPTEN. 

Quelles sont les raisons du partenariat entre SAP Concur X KAPTEN ? 

Kapten Business a pour ambition de mieux répondre aux besoins des entreprises en facilitant et en optimisant la gestion de tous les déplacements professionnels. Deux raisons principales ont donc motivé le choix stratégique d'une collaboration Kapten Business/SAP Concur : 

• Dans un contexte d’internationalisation, l’intégration avec SAP Concur montre la volonté de Kapten Business de continuer à améliorer l’expérience dédiée à ses utilisateurs professionnels dans le monde entier. Kapten Business, historiquement français, se lance dans la conquête de l’Europe avec l’ouverture de Lisbonne, Genève, Londres et plus de 15 autres villes d’ici 2020, soutenu par Daimler. 

• Kapten Business joue la carte de l'intégration pour simplifier la vie de ses utilisateurs professionnels, notamment celle des grands groupes, particulièrement visés dans la stratégie de développement de l’entreprise. 

Un client ne choisit plus une solution technologique uniquement pour sa Direction Générale, mais pour aider tous ses collaborateurs à travailler plus efficacement, en ayant la meilleure expérience utilisateur possible. L’adoption des utilisateurs est aujourd’hui un prérequis. 

Chez SAP Concur, nous avons compris que nos utilisateurs s’attendent à retrouver les applications qu’ils utilisent au quotidien. En revanche, nos clients exigent une visibilité immédiate et complète sur les dépenses de leurs collaborateurs. Notre stratégie a donc consisté, depuis 5 ans, à développer un réseau d’applications partenaires connectées à Concur. Notre « App Center » propose donc des applis ou services tels que Airbnb, Trainline, Accord Hôtel etc., qui permettent d’augmenter la valeur de notre solution et garantir un taux d’adoption maximal à nos clients. Avec plus de 2 millions d’utilisateurs, sa casquette « Made in France » et cette volonté de croissance, il était évident que nous devions intégrer Kapten. 

En utilisant Kapten & SAP Concur, un utilisateur bénéficie d’une intégration directe des données de sa course de taxi dans sa note de frais, donc un énorme gain en terme de rapidité, et notre client appréciera également cette intégration automatique : plus d’erreur de saisie. 

La Fraude et la conformité : est-ce un sujet qui préoccupe toujours plus les entreprises ? 

Kapten Business permet aux clients de SAP Concur de bénéficier d’une expérience fluidifiée et dématérialisée en matière de gestion des notes de frais. Une fois le compte Kapten Business du client connecté à SAP Concur, les factures des courses professionnelles sont automatiquement envoyées dans Concur Expense pour être remboursées par l’employeur. Ce processus automatisé est non seulement pratique sur le plan comptable, mais permet surtout d'avoir une grande transparence sur les dépenses des collaborateurs de l'entreprise, en évitant la fraude. De plus, Kapten Business permet à l'administrateur du compte entreprise de mettre en place des restrictions à la commande : horaires, adresses, fréquence... afin de garder un contrôle total sur les déplacements des collaborateurs. 

Le sujet de la fraude est bien au coeur des problématiques des entreprises et un cheminement des dépenses tel que celui-ci, automatisé, dématérialisé et contrôlé, est un argument supplémentaire de faire confiance à Kapten Business pour tous les déplacements professionnels, bénéficiant de cette fonctionnalité intégrée par SAP Concur. 

Parmi les enjeux auxquels les professionnels sont confrontés : la bonne gestion des notes de frais en fait partie. 53% des DAF considèrent cette activité comme l’un de leurs principaux challenges. Et pour cause, une fois par an, 20% des salariés présentent au moins une dépense non conforme et 10% un doublon. Ces pratiques non-conformes peuvent coûter cher jusqu’à 5% du chiffre d’affaires. 
Avant, il était beaucoup plus difficile pour les collaborateurs de dépenser de l'argent dû aux peu d'options disponibles pour réserver un voyage ou faire des dépenses professionnelles par exemple. Les employés avaient tendance à respecter les lignes directrices de l'entreprise - simplement parce qu'il y avait moins de façons de les contourner. Aujourd’hui les temps, les moyens et les tendances ont évolués.