Liste de contrôle pour une solution de gestion des déplacements professionnels adaptée à vos besoins

Avez-vous recours à plusieurs identifiants de connexion pour réserver les déplacements professionnels et soumettre les notes de frais ? Le cas échéant, vous disposez d'applications regroupées et de données déconnectées, et non d'un système véritablement intégré.

Pouvez-vous capturer les réservations effectuées en dehors de votre système de gestion des déplacements professionnels ? Si ce n'est pas le cas, il est difficile de contrôler facilement les dépenses et de garantir la conformité.

Votre solution actuelle est-elle un système général conçu pour utiliser les processus de gestion des déplacements professionnels plutôt que pour les gérer ? Le cas échéant, vous ne disposez probablement pas du support et de l'évolutivité dont vous avez besoin.

On peut dire, sans risquer de se tromper, que vous n'avez jamais eu l'intention de vous retrouver avec un système de gestion des déplacements professionnels insatisfaisant. Souvent, le problème réside dans le fait que les solutions ne sont pas à la hauteur des promesses faites par les fournisseurs. Que ce soit au sujet des intégrations, de l'évolutivité, de la visibilité sur les dépenses ou encore des insights que vous obtiendrez par exemple.

Faire le tri entre les options et les promesses n'est pas chose facile. Pour vous aider à distinguer la réalité de la fiction, nous avons élaboré une nouvelle liste de contrôle, Faire des promesses c'est bien, les tenir c'est mieux. À partir de divers postulats, elle propose des suggestions concrètes sur les fonctionnalités « indispensables » et celles « à éviter ». Utilisez-la pour évaluer plusieurs solutions et déterminer si elles répondent véritablement à vos besoins.

Plus rapide ne signifie pas meilleur si cela ajoute des étapes

Cherchez une solution qui soit compatible avec les autres, comportant des intégrations natives qui assurent la fluidité du travail et des données au lieu d'exiger du travail supplémentaire de la part de votre équipe. Ses applications mobiles doivent rationaliser le travail grâce à des fonctionnalités permettant de prendre en photo les justificatifs et de convertir automatiquement ces données en notes de frais.

L'amélioration continue vaut mieux qu'une conformité et un contrôle partiels

Une solution intégrée et robuste doit intégrer l'IA et le Machine Learning. Elle peut ainsi devenir de plus en plus performante pour contrôler les dépenses et déterminer si elles sont conformes à vos politiques. Elle doit aussi pouvoir capturer les réservations, peu importe l'endroit où vos collaborateurs les effectuent.

Une vue sur vos dépenses est préférable à une vision de l'avenir

Votre solution doit fournir une vue d'ensemble en temps réel des dépenses, ainsi que des fonctionnalités d'analytique étendue vous permettant de réaliser des analyses en profondeur et des prévisions. Des tableaux de bord, des rapports clés en main et personnalisables, et un accès à des experts en indicateurs et reporting doivent faire partie du package.

Si elle ne peut pas évoluer, il ne s'agit pas d'une solution

La technologie doit facilement s'étendre et s'adapter à mesure que votre entreprise évolue, tout en maintenant une base qui garantit la visibilité et la conformité des dépenses. Elle doit créer un programme de déplacements professionnels flexible comprenant plusieurs fournisseurs et partenaires, et vous permettre d'ajouter des services selon vos besoins. En parallèle, elle doit apporter le support dont les collaborateurs (des voyageurs aux équipes informatiques et financières) ont besoin, à travers des outils de formation intégrés en libre-service et un support en personne facilement accessible

Distinguer la réalité de la fiction

Compte tenu des restrictions en matière de personnel et de budget, il est essentiel de choisir la solution de gestion des déplacements professionnels la plus efficace possible. Pour y parvenir, l'heure est venue de miser sur de grandes améliorations plutôt que sur de petites retouches.

Téléchargez notre liste de contrôle pour faire le point sur les systèmes de gestion des déplacements professionnels et découvrir comment les solutions SAP Concur peuvent vous offrir les outils et insights dont vous avez besoin pour prendre chaque décision liée aux dépenses avec confiance.