Frais de déplacement
Quels sont les inconvénients des notes de frais papier ?
Si la transformation digitale est une expression à la mode dont beaucoup d'organisations s'enorgueillissent, toutes n'ont pas encore utilisé la puissance des outils numériques pour transformer leurs processus internes. À ce titre, la gestion des frais professionnels est un sujet important. En effet, alors que la version papier a été la norme pendant des décennies, le digital apporte flexibilité, contrôle et sécurité pour les entreprises qui ont passé le cap.
Les notes de frais au format papier sont de moins en moins nombreuses, et les raisons sont assez simples à comprendre : beaucoup d'inconvénients et pratiquement aucun avantage. Explications
Elles sont fastidieuses à faire
En format papier, les notes de frais sont longues et compliquées à faire. Dans le pire des cas, il faut tout faire à la main (incluant le fait de remplir un formulaire type en papier). Parfois, il est possible de compléter un fichier Excel ou un document PDF, puis de l'imprimer pour y joindre le reçu, avant de le transmettre à la bonne personne au service en charge du traitement des frais professionnels.
L’utilisation de logiciel de gestion des notes de frais peut réduire significativement la dépendance aux justificatifs papier, générant des économies de temps et de ressources. Cela simplifie également la soumission des dépenses liées au trajet et aux paiements à des fournisseurs, rendant le processus plus efficace pour les collaborateurs et l’entreprise.
Chaque note de frais devient une tâche à faible valeur ajoutée : elles prennent du temps au collaborateur concerné (et à son assistant dans certains cas), elles mobilisent beaucoup de ressources internes, et n'apportent rien au travail quotidien.
Elles conduisent à des erreurs
En format papier, les notes de frais ouvrent la porte à de très nombreuses erreurs, que ce soit par manque de formation, d'intérêt, de connaissance, par omission ou oubli. Mauvaise imputation comptable, problème dans l'affectation de la TVA, somme qui ne correspond pas au reçu… les erreurs sont multiples. Les dépenses professionnelles peuvent aussi s'accumuler et générer un retard pour un remboursement qui peut être imputé au mauvais exercice comptable.
Pour minimiser ces erreurs, il est essentiel de connaître les erreurs classiques à ne pas commettre sur ses notes de frais. Cela inclut la non-conformité aux directives de dépense de l’entreprise, l’inexactitude des montants réclamés ou l’omission de fournir les justificatifs nécessaires. L’adoption de logiciels de gestion des notes de frais peut aider à standardiser les modalités de soumission et la dématérialisation des justificatifs, réduisant ainsi les coûts administratifs pour l’employeur et facilitant le respect des politiques de dépenses.
Avec le papier, il est difficile de faire le suivi d'une note de frais, de savoir où elles en sont dans le processus d'approbation. Elles peuvent aussi se perdre et générer une importante perte de temps. Sans compter qu'en cas de contrôle de l'administration fiscale, les notes de frais en format papier sont un cauchemar à vérifier, car elles nécessitent un archivage physique qui prend, là aussi, du temps, de l'espace et de l'argent.
Pour réduire ces risques et assurer la conformité, la transition du format papier vers des copies numériques fiables est essentielle. S’assurer de la fiabilité de votre copie numérique implique l’adoption de systèmes de gestion des notes de frais. Ces systèmes intègrent des fonctionnalités avancées telles que la validation automatique, le cachet serveur et la signature électronique. Ces technologies garantissent ainsi l’intégrité, l’empreinte numérique vérifiable et la vérifiabilité des documents, offrant une transition sécurisée du papier au numérique.
Elles nécessitent un processus manuel éprouvant
Si les notes de frais papier sont peu stimulantes pour les salariés, elles le sont encore moins pour les équipes qui doivent les recevoir, les analyser, les vérifier et les intégrer dans le système comptable. Il existe des collaborateurs dont le métier consiste à comparer les lignes de dépenses sur papier avec le reçu fourni. Ils doivent aussi demander des explications et des justifications et partir à la chasse aux informations.
Or, si c'est faisable quand il y a quelques notes de frais ici et là, dès que le nombre de voyages augmente, ce modèle atteint rapidement ses limites. La complexité s’accroît significativement lorsqu’il s’agit de gérer les notes de frais de ses collaborateurs à l’international. Avec différentes devises, taux de TVA et réglementations fiscales à considérer, notamment les exigences de l’URSSAF pour les employeurs, le processus devient encore plus laborieux et sujet à des erreurs.
Elles ne facilitent pas la création de tableaux de bord
Les notes de frais constituent un poste de dépense important pour les entreprises. Un DAF souhaitera donc toujours connaître le montant des notes de frais par mois, trimestre, salarié, service ou fournisseur, afin de construire des analyses utiles sur le plan financier. Avec le format papier, créer un tableau de bord nécessite de tout repasser à la main, de centraliser les données dans un fichier Excel, de prendre du temps à construire un tableau global… Résultat : lorsque le reporting sort, il est déjà périmé !
En outre, la gestion des notes de frais des filiales, en particulier dans un contexte international, ajoute une couche supplémentaire de complexité. Cela requiert une attention particulière aux modalités de validation et aux taux de change. Les procédures fiscales spécifiques à chaque pays rendent la dématérialisation et l’utilisation de logiciels de gestion encore plus cruciales pour l’employeur.
Elles sont appréciées des fraudeurs
Finalement, il n'y a qu'une seule catégorie de personnes qui aime les notes de frais en papier : les fraudeurs. Qu'ils soient experts dans l'abus de bien social, ou de simples salariés sans scrupules cherchant à arrondir leur fin de mois, le papier est du pain béni pour les fraudeurs.
En effet, un système papier est complexe à contrôler. Il prend du temps et peut laisser des failles importantes dans les processus de contrôle humain en raison de la charge de travail engendrée. Un reçu oublié ? Une note de frais illisible ? Un montant un peu au-dessus de la limite ? Le papier est facile à falsifier et difficile à contrôler. En matière de conformité, de confiance et d'efficacité, il y a donc beaucoup mieux !
La transition vers un format numérique grâce à la dématérialisation facilite la validation des justificatifs, réduit les coûts et améliore les procédures fiscales. Employeurs et employés bénéficient ainsi de modalités simplifiées, notamment grâce à l’utilisation de cachet serveur pour garantir l’intégrité des tickets et des documents. Pour comprendre les implications légales, notamment en ce qui concerne l’URSSAF et la dématérialisation de notes de frais, il est essentiel de se familiariser avec la législation en vigueur. Cette connaissance assure que le processus de digitalisation respecte toutes les exigences légales.
Si les notes de frais papier sont le vestige d'une époque passée, cela ne veut toutefois pas dire qu'elles n'existent plus. Il existe aujourd'hui des solutions numériques, connectées et mobiles qui ont la capacité de faciliter la vie de ses commerciaux avec leurs notes de frais. Ces logiciels de gestion permettent la dématérialisation des tickets et la validation des coûts de manière efficace. Ils permettent donc de transformer et de digitaliser les notes de frais papier. Une application dédiée représente un gain de temps et d'argent important, une meilleure organisation de vos ressources et la création de tableaux de bord en temps réel, indispensables pour piloter son organisation efficacement.
Grâce à ces modalités de gestion numérique, l’employeur peut également superviser les dépenses sans les lourdeurs du processus papier. Pour réussir cette transition, il est crucial de prendre en compte les erreurs à éviter lors de votre digitalisation de notes de frais. Cela assure une implémentation sans faille et une adoption rapide par tous les utilisateurs grâce à l’efficacité de ces logiciels.
