Mener un projet avec un cabinet de consulting : témoignage de Rémy Cointreau et Areka Consulting

A l’occasion de sa première Business Class à Paris fin mai, SAP Concur a convié quelques uns de ses partenaires et clients à faire part de leur expérience. Parmi les nombreux témoignages, celui de la société Rémy Cointreau qui s’est fait accompagnée par le cabinet Areka Consulting pour déployer une solution de Travel & Expense au niveau international.

Rémy Cointreau déploie SAP Concur

Comment unifier la gestion des frais professionnels d'une multinationale ?

Cas Rémy Cointreau

Un enjeu international

1,094 milliard d’euros de chiffre d’affaires en 2018, 3,8 millions de dépenses par an et 1 800 collaborateurs ; tel est le contexte dans lequel se situe le groupe Rémy Cointreau, spécialisé dans les spiritueux. Présente dans 31 pays, la société souhaite adopter un outil à l’international, uniformiser sa politique voyage, et mieux encadrer la sécurité des voyageurs, une obligation légale pour les entreprises.

“Nous avions besoin d’un outil global de gestion du voyage et des notes de frais pour avoir une vision consolidée des dépenses. Elle devait pouvoir également répondre à tous les besoins dans chacune de nos filiales, notamment au marché chinois et aux Etats-Unis où le système de paiement est assez différent”, explique Bérengère Papini-Montagne, responsable achats indirects chez Rémy Cointreau. Pour lancer ce vaste projet, le groupe a choisi de se faire accompagner par une société de conseil, à savoir Areka Consulting.

L’importance de la phase de négociation et de contractualisation

Le cabinet a procédé au préalable à un audit pour obtenir une vision d’ensemble des dépenses du groupe et ainsi, délivrer ses recommandations. “Nous avons suivi Rémy Cointreau à chaque étape du projet : de l’audit à l’appel d’offres en passant par la collecte de données, la rédaction du cahier des charges, mais aussi l’analyse des réponses", témoigne Pascal Jungfer, président d’Areka Consulting. "Nous avons surtout participé aux négociations et à la contractualisation avec le partenaire sélectionné ; c’est une étape très importante et pourtant négligée quelquefois par les clients. Or, en tant que consultants, nous avons une très bonne connaissance du marché, des fournisseurs et notamment des prix justes.” L’autre point fort de cet accompagnement est la compréhension de la culture de l’entreprise, son mode de fonctionnement et ses spécificités qui sont intégrés dans le cahier des charges et la conduite du projet. 

Mobiliser les équipes locales

A l’issue de l’appel d’offres, le choix de Rémy Cointreau s’est porté sur la solution T&E de SAP Concur. “Deux de nos marchés utilisaient déjà cet outil et la renommée mondiale de SAP Concur était en adéquation avec les enjeux de notre groupe. Nous attendions aussi de la simplicité, ce que nous permet cette solution end-to-end qui favorise l’analyse des données issues des notes de frais et déplacements, ainsi que le reporting”, souligne Bérengère Papini-Montagne.

La phase entre l’appel d’offres et le début du déploiement, prévue en juin 2019, a duré 5 mois. Un temps nécessaire pour relever trois principaux challenges : convaincre l’ensemble des filiales du bien-fondé d’une solution globale, grâce au sponsor de la direction générale, gérer en parallèle la migration de deux ERP vers une plateforme unique fournie par SAP, et enfin l’organisation du déploiement et des ressources allouées. Le cabinet de conseil a également joué un rôle dans la communication et la mobilisation auprès des équipes locales. “Areka Consulting nous a permis de passer le temps nécessaire sur la phase amont afin de s’assurer de l’alignement entre toutes les parties prenantes du groupe. Cet accompagnement de bout en bout représente in fine un vrai ROI”, finit par conclure Bérengère Papini-Montagne.