La gestion des frais et déplacements professionnels, un facteur clé de l'expérience collaborateurs

Le rêve de nos collaborateurs, c'est d'avoir des technologies et processus de gestion qui leur simplifient la vie, au lieu de la leur compliquer, qu'ils soient en déplacement, au bureau, ou en télétravail.

Une technologie qui leur signale les infractions avant qu'ils ne fassent un achat ou réservent un vol, et non après. Des solutions numériques fluides qui fournissent des informations à jour pour assurer leur sécurité ou les aider à prendre les bonnes décisions en matière de prix, de conformité, ou à faire des choix plus écologiques, alignés à leurs objectifs de durabilité et à ceux de l'entreprise.

L'expérience des collaborateurs est souvent très éloignée de cet idéal, comme le montre une nouvelle étude d'Oxford Economics menée avec SAP Concur. D'après cette enquête, un nombre considérable de collaborateurs – 1 sur 3 – qui attendent de leur entreprise une expérience technologique fluide sont loin d'être satisfaits.

L'importance d'une expérience positive, par rapport à une expérience négative

En tant que dirigeant financier chargé de trouver des solutions pour réaliser des économies, de garantir la conformité et de réaliser les grands objectifs de l'entreprise, vous vous demandez peut-être si vos systèmes et technologies sont à la hauteur. D'autant plus que, d'une entreprise à l'autre et d'un pays à l'autre, les types de dépenses et les politiques relatives aux frais évoluent.

Avez-vous envisagé de mettre en œuvre des solutions et processus automatiques ou d'améliorer ceux que vous avez déjà ? Votre système fonctionne-t-il mieux pour l'équipe financière que pour les voyageurs et les autres collaborateurs ? Les collaborateurs évitent-ils d'utiliser votre système, entraînant une baisse de la conformité, de l'efficacité et rendant la réalisation de vos objectifs plus difficile ?

Si c'est le cas, c'est souvent parce qu'ils aimeraient faire des choses plus intéressantes, générant une plus forte valeur ajoutée. En fait, s'ils ne trouvent pas de satisfaction dans leur travail, qu'ils ne sont pas engagés, ils risquent d'aller chercher cette satisfaction ailleurs.

Pendant que vous réfléchissez aux effets de la technologie et des processus sur les utilisateurs, notez que 60 % des collaborateurs interrogés ont dit à Oxford Economics que ces deux dernières années leur ont fait réévaluer ce qui compte pour eux sur le lieu de travail. Tenez également compte de l'estimation de Gallup, selon laquelle remplacer un collaborateur peut coûter jusqu'à deux fois son salaire.

Solutions impactant l'expérience collaborateurs

Mis bout à bout, ces chiffres mènent à la conclusion qu'il vaut la peine d'examiner la technologie de gestion des déplacements et notes de frais du point de vue de l'expérience collaborateur.

Une nouvelle fiche-conseils, Améliorer l'expérience collaborateurs, étudie cette question et montre comment la gamme de solutions et d'extensions SAP Concur peut vous aider.

Vos collaborateurs considèrent-ils les notes de frais comme une corvée fastidieuse ?

Personne n'a envie de courir après les reçus, pas plus les voyageurs que l'équipe financière. Si la gestion des notes de frais est difficile et compliquée, les collaborateurs remettront cette tâche à plus tard, et votre équipe devra ensuite arranger les choses. Pour simplifier le processus, pourquoi ne pas opter pour une application mobile qui permet aux collaborateurs de prendre une photo des reçus et d'envoyer les chiffres directement sur les notes de frais ? Ou bien de capturer les dépenses à partir des reçus électroniques et de cartes de société, afin d'endiguer le flux de papiers et d'erreurs.

Votre processus d'approbation nuit-il à l'efficacité ?

Dans cette période compliquée, la gestion des déplacements, des dépenses et des politiques est devenue encore plus complexe. Les budgets étant serrés et la sécurité une priorité, l'approbation des dépenses est devenue plus difficile car elle nécessite un examen plus approfondi. L'automatisation peut simplifier le processus, car elle garantit l'inclusion de tous les détails et le respect des politiques budgétaires et de sécurité avant toute dépense. Vous pouvez initier les dépenses et les déplacements par une simple demande et, par la suite, faire correspondre automatiquement les reçus aux demandes, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite toute frustration.

Vos collaborateurs sont-ils perturbés par l'évolution constante des règles ?

Voilà maintenant deux ans que votre entreprise s'efforce de maintenir la tête hors de l'eau. Et l'évolution des politiques et des processus n'a pas facilité les choses. Elle a même donné des migraines aux collaborateurs, qui réapprennent aujourd'hui à utiliser des processus et technologies qu'ils avaient laissés de côté depuis des années. Facilitez le respect des règles grâce à une interface utilisateur intuitive qui intègre les solutions de gestion des demandes, des voyages d'affaires et des notes de frais. Intégrez des conseils et des formations aux solutions, et associez automatiquement les itinéraires et les reçus aux demandes. Vous renforcerez la conformité et diminuerez la pression.

Vos collaborateurs peuvent-ils accéder à toutes les informations liées à leurs déplacements à partir d'une interface unique ?

Les professionnels veulent recommencer à voyager, mais ils ne sont pas du tout rassurés. Ils ont besoin d'informations pour savoir ce qui les attend une fois arrivés à destination et être tenus informés en cas d'évolution des conditions. Avec des applis qui s'intègrent aux solutions existantes de gestion des voyages d'affaires et notes de frais, vous pouvez regrouper toutes ces informations : itinéraires, horaires, protocoles COVID-19, annulations de vols, changements de porte, etc. Vous savez toujours où se trouvent les voyageurs, vous pouvez leur envoyer des informations sanitaires ou autres et les faire revenir si nécessaire. Vous remplissez votre devoir de protection et eux gardent l'esprit tranquille.

Quelle que soit la solution, pour qu'une amélioration ou qu'un changement soit vraiment efficace, il faut connaître le ressenti des collaborateurs. Intégrer des outils de collecte d'avis aux solutions SAP Concur permet d'évaluer avec précision ce ressenti et d'y réagir en conséquence. Résultat : une approche susceptible d'améliorer l'expérience collaborateurs, la fidélisation, la flexibilité et l'efficacité.

Obtenez votre exemplaire de la fiche conseils Améliorer l'expérience collaborateurs et découvrez comment l'ajout et l'extension des solutions SAP Concur peut améliorer la relation de vos collaborateurs avec les technologies, les processus et votre organisation elle-même.

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