Le guide de l’archivage numérique !

Avec la digitalisation des entreprises, le développement des nouvelles technologies et la mobilité croissante des salariés, le numérique devient un enjeu important dans toutes les organisations. Ce qui se faisait sur papier peut désormais se faire de façon électronique. Et ce qui vaut pour les paiements, les notes de frais, les factures et les devis, vaut aussi pour la plupart des échanges et des documents de l'entreprise. Si la dématérialisation impacte la gestion des communications internes et externes, elle n'est pas sans incidence sur l'archivage. Celui-ci peut désormais être numérique et transformer une démarche ancienne en levier de performance opérationnelle. 

Faisons le tour de tout ce qu'il y a à savoir sur l'archivage numérique.

Qu'est-ce que l'archivage numérique ?

C'est une stratégie destinée à regrouper, classer et archiver les documents utiles à une entreprise de façon numérique. C'est-à-dire qu'au lieu de prendre de la place physique dans une salle dédiée à cet usage, l'archivage numérique stocke les informations sur un serveur informatique, qui peut être physiquement dans l'entreprise, ou dans un serveur cloud décentralisé. 

L'archivage numérique permet d'archiver des documents qui sont déjà sous formes numériques (comme des factures générées électroniquement), mais également des documents en version papier que l'on convertit en format numérique. On parle alors de dématérialisation et de digitalisation à valeur probante. En transformant un document papier en fichier numérique, l'entreprise s'inscrit dans une gestion plus efficiente de la gestion de ses données numériques.

Cette gouvernance des données numériques est importante, car elle simplifie l'archivage, permet le regroupement facile d'informations fragmentées, fait gagner du temps et de la place, et surtout participe à un changement de culture en interne.

Les risques et les enjeux de l'archivage numérique

Les risques des archives papier sont bien connus : elles peuvent disparaître, se perdre, brûler, être inondées, être mal classées, etc. Or, les entreprises n'ont pas les mêmes moyens (ni les mêmes obligations par ailleurs) que les grandes institutions ou administrations qui doivent protéger leurs archives en raison de leur caractère patrimonial.

En entreprise, on parle surtout d'archiver des factures, des devis, des contrats commerciaux, des contrats de travail, des comptes-rendus, des reçus et justificatifs, etc. Et l'époque est désormais révolue où il fallait passer de longues minutes dans une salle poussiéreuse pour retrouver une facture perdue dans une boîte en carton cachée au fond d'une étagère. 

Avec les archives numériques, on évite tous les risques physiques de détérioration des documents. Mais ce processus, aussi pratique et utile soit-il, n'est pas non plus sans risque. C'est pourquoi il est important d'avoir un processus conforme aux bonnes pratiques en vigueur et qui respecte la loi sur la numérisation.

Archivage numérique : que dit la loi ?

En entreprise, les durées légales de conservation des documents sont définies par la loi. Cela signifie que ce n’est pas à l'entreprise de décider dans quelle condition et combien de temps les documents doivent être archivés. Exemples :

Conservation des documents civils et commerciaux

• Les contrats commerciaux, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises : 5 ans.
• Les déclarations en douane : 3 ans.
• Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans.
• Les factures clients ou fournisseurs, les bons de commande et de livraison : 10 ans.

Conservation des documents et pièces comptables

• Les livres et les registres comptables : 10 ans
• Toutes les autres pièces justificatives : 10 ans.

Conservation des documents sociaux

• Les statuts de la société : 5 ans (à partir de la radiation).
• Les documents relatifs au compte annuel : 10 ans.
• Les convocations, feuilles de présence et du conseil d'administration : 3 ans.

Comment optimiser l'archivage numérique de vos documents ?

Si la dématérialisation enlève bon nombre de contraintes pour les entreprises et leurs collaborateurs, encore faut-il respecter certaines règles précises :

• Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
• Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
• Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

Pour y parvenir, il est donc nécessaire de se doter d'un outil de confiance qui respecte ces contraintes. On ne dématérialise pas un reçu de note de frais avec l'application photo de son smartphone par exemple. Il est donc important de disposer d'un logiciel capable de savoir si un document numérisé est conforme à la loi locale. Car même en Europe, les contraintes diffèrent d'un pays à l'autre. 

Enfin, pensez aussi à vous renseigner sur le lieu et la manière dont sont stockées les données pour être conformes au RGPD.

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