Frais de déplacement
Frais professionnels et associations : comment rembourser vos bénévoles
Donner de son temps pour une bonne cause, par passion personnelle ou pour se sentir utile, quelle qu'en soit la raison, l'implication au sein d'une association est toujours une grande source de satisfaction. Comme toute organisation, les associations disposent aussi de comptes à équilibrer et des budgets à gérer. C'est notamment le cas lorsqu'il s'agit de défrayer les dépenses réalisées par les bénévoles au service de l'association.
Si le fonctionnement des notes de frais dans le monde associatif est assez proche de celui d'une entreprise privée, il comporte tout de même quelques spécificités à connaître. Explications et modèle à télécharger.
Qu'est-ce qu'une note de frais dans une association ?
Il s'agit d'un document papier ou numérique qui vise à officialiser la demande de remboursement des dépenses réalisées sur la trésorerie personnelle des bénévoles ou des salariés d'une association. La note de frais doit être conforme aux règles juridiques en vigueur, en particulier celles de l'URSSAF, mais aussi celles de la politique interne de l'association. Un exemple de frais professionnels dans une association serait le cas d'un bénévole qui règle lui-même un déplacement en train pour représenter l'association à un événement. À son retour, sur présentation du ticket de train et des autres justificatifs, il pourra alors faire une note de frais afin que l'association procède à son remboursement forfaitaire, soulignant ainsi l’utilité de ces dépenses pour l’association.
Comment rembourser les notes de frais des bénévoles dans une association ?
Un bénévole est une personne physique qui se caractérise par la participation à l’animation et au fonctionnement d’un organisme sans but lucratif, sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit en espèces ou en nature. La seule exception est donc liée au remboursement pour leur montant réel et justifié des dépenses engagées par les bénévoles dans le cadre de leurs activités associatives. C'est le cas lorsque les bénévoles, y compris les dirigeants et le trésorier, engagent des frais sur leur trésorerie personnelle pour le compte de l’association (exemples : transports et déplacements, achat de matériel, etc.). En ce qui concerne les déplacements, les associations peuvent choisir de rembourser les bénévoles selon un barème kilométrique ou fournir une voiture de fonction pour faciliter leurs déplacements dans certains cas. Cette approche forfaitaire permet de simplifier le calcul des indemnités kilométriques et assure la conformité fiscale des remboursements.
Face à une dépense dans le cadre d'une vie associative, le bénévole dispose de deux options :
- Se faire rembourser ses dépenses : il devra donc compléter une note de frais selon la politique interne de l'association en respectant les éventuels processus et outils en place, souvent avec des tickets ou des chèques comme justificatifs.
- Refuser le remboursement : dans ce cas, ce refus sera assimilé à un don octroyé à l’association éligible à un avantage fiscal au bénéfice du bénévole. L'association devra donc lui remettre une attestation que le bénévole pourra utiliser afin de justifier la déduction fiscale.
Il est important de noter que toute dépense doit être justifiée avec un reçu ou une facture, sans quoi elle ne pourra pas être remboursée, ou déductible des revenus du bénévole en cas de non-remboursement. Les versements effectués par les bénévoles, en l’absence de cotisations sociales, sont ainsi rigoureusement contrôlés pour assurer la transparence financière.
Quelles sont les dépenses éligibles à une note de frais pour un bénévole ?
Une note de frais présentée par un bénévole en association se présente sous la même forme qu’une note de frais en entreprise. Il s’agit d’une dépense occasionnée par une personne pour son action de bénévolat qui peut être remboursée. Toute association devrait mettre en place une politique de remboursement des notes de frais qui doit notamment justifier :
- les dépenses pouvant faire l’objet d’une note de frais ;
- les modalités de remboursement (processus de validation et de soumission des notes de frais notamment, délais et méthodes de remboursement, etc.) ;
- les éventuels plafonds de remboursement applicables selon la nature de la dépense.
Parmi les frais couramment remboursés aux bénévoles des associations pour leurs activités, on retrouve les frais de repas, le remboursement des frais de déplacement selon le barème kilométrique 2023, les indemnités kilométriques pour l’utilisation de leur véhicule personnel, les frais d’équipement pour l’accomplissement des activités de bénévolat (mobilier de bureau, forfait téléphonique, etc.), mais aussi les frais d’hébergement en cas de grands déplacements nécessaires pour mener à bien leur mission.
Dans les associations, les dépenses professionnelles sont souvent très contrôlées en raison du risque de salariat déguisé. En effet, le remboursement de notes de frais trop élevées pourrait être vu comme une forme de salariat et en cas de contrôle, l'association devra s'en expliquer.
À quoi ressemble une note de frais dans le monde associatif ?
Son modèle est très proche d'une note de frais classique dans le monde professionnel. Ainsi, les associations peuvent aussi utiliser des outils et des logiciels professionnels comme le font les entreprises. En plus de faciliter leur soumission, ces outils permettent également d’enregistrer facilement ces notes de frais dans la comptabilité, assurant ainsi un suivi financier précis et conforme aux exigences légales. Ces outils sont particulièrement utiles pour la gestion des indemnités kilométriques suivant un barème forfaitaire qui sont souvent une composante significative des notes de frais dans le cadre des activités associatives. Pour les associations qui n'ont pas forcément les expertises techniques ou qui manquent de ressources, c'est d'ailleurs l'assurance d'un traitement conforme, rapide et sécurisé des notes de frais.
Si vous n'avez pas encore de plateforme professionnelle, un modèle à compléter à la main ou sur ordinateur peut également être utilisé :
Pour rembourser vos bénévoles, il est important de disposer d'un processus qui soit bien cadré : une méthode simple et rapide pour ne pas vous faire perdre du temps, et qui soit conforme à la réglementation en vigueur, particulièrement utile dans le cadre de l’activité bénévole ou d’une association sportive. C'est justement là où les logiciels de gestion des frais professionnels sont très pratiques pour les associations, y compris celles impliquées dans une activité associative. Depuis un simple smartphone, les bénévoles peuvent facilement intégrer leurs notes de frais. Ces notes doivent inclure des informations essentielles telles que le prénom du bénévole, les tickets ou les chèques-repas. Elles seront alors stockées en toute sécurité dans le cloud et traitées par les services concernés.
