Fonction publique : remboursement des frais kilométriques pour voitures électriques

Dans le vaste univers de la fonction publique, le remboursement des frais de déplacement est une question récurrente et complexe. La diversité des situations rencontrées par les agents, qu'ils appartiennent à la fonction publique d'État, hospitalière ou territoriale, impose des règles spécifiques adaptées à chaque contexte. Cette diversité s'accentue davantage lorsqu'il s'agit de véhicules électriques, un choix de plus en plus prisé par les agents, mais dont les caractéristiques particulières, notamment l'absence de puissance fiscale, nécessitent des adaptations réglementaires spécifiques pour les fonctionnaires. Explications.

La diversité de la fonction publique

La fonction publique se divise en trois grandes branches : la fonction publique d'État, la fonction publique hospitalière et la fonction publique territoriale. Chacune de ces branches possède ses propres spécificités, notamment en ce qui concerne le remboursement des frais de déplacement. Les agents peuvent être amenés à se déplacer pour diverses raisons : suivre une formation, passer un concours, effectuer une mission (munis d'un ordre de mission), participer à des réunions de commission, assurer un intérim sur un poste temporairement vacant ou encore effectuer des tournées à l'étranger. Dans chaque cas, les modalités de remboursement peuvent varier en fonction du type de déplacement et de la nature du service à rendre.

Les frais de déplacement dans la fonction publique

Les frais de déplacement engagés par un agent de la fonction publique peuvent être remboursés sous certaines conditions. Pour que l'agent puisse prétendre à ce remboursement, son déplacement doit être légitime et validé, comme avec un ordre de mission, par exemple. En général, l'administration privilégie le moyen de transport le moins onéreux, mais il peut arriver que l'intérêt du service exige l'utilisation d'un moyen de transport plus spécifique. Par exemple, pour des déplacements en milieu rural ou en zones mal desservies par les transports en commun, l'usage d'une voiture personnelle peut être autorisé. Dans ces cas, l'agent doit obtenir l'autorisation de son chef de service avant d'utiliser son véhicule personnel.

Si l'agent utilise sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel, il peut être indemnisé sur la base d'indemnités kilométriques. Le montant de ces indemnités varie en fonction de plusieurs facteurs : le type du véhicule, sa puissance fiscale et la distance parcourue. Outre ces indemnités, l'agent peut également se faire rembourser les frais de stationnement et de péage, à condition de fournir les justificatifs de paiement.

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Les indemnités kilométriques pour les voitures électriques

L’avantage principal de ce système réside dans sa simplicité. En effet, au lieu de conserver des justificatifs pour chaque dépense, l'agent n’a qu’à comptabiliser le nombre de kilomètres parcourus et les déclarer. En fonction du barème en vigueur (mis à jour par l’administration fiscale), une somme forfaitaire est alors versée pour couvrir l’ensemble des frais. Ce barème est calculé de manière à couvrir non seulement le carburant, mais aussi l’usure du véhicule, l’assurance, et autres frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel. Il permet ainsi une indemnisation standardisée, évitant les complications administratives tout en assurant une juste compensation.

Le décret du 3 juillet 2006 fixe les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État. Celui-ci précise que les agents peuvent utiliser leurs véhicules personnels sur autorisation de leur chef de service, quand l’intérêt du service le justifie et en être indemnisés. L'agent est indemnisé de ses frais de transport soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d’indemnités kilométriques. 

Pour savoir quel tarif est le plus intéressant, la SNCF publie régulièrement dans ses conditions générales voyageurs un recueil des prix. Celui-ci donne la règle de calcul du prix de base appliqué pour des voyages en train en seconde classe en fonction du kilométrage parcouru. Quand il s'agit de se rendre de Paris à Lille, la démarche est facile et le train est encouragé. En revanche, quand il s'agit d'aller de Clermont-Ferrand à Brive-la-Gaillarde, les 2 heures et 180 kilomètres de voiture l'emportent sur les 6 ou 7 heures de train et 580 kilomètres via les correspondances à Nevers et Vierzon. 

Il est important de noter que le barème kilométrique appliqué dans la fonction publique est très différent de celui en vigueur dans le secteur privé. 

Avec la démocratisation de l'utilisation des véhicules électriques, un nouveau défi s'est présenté pour les administrations publiques : ces véhicules ne disposent pas de puissance fiscale, un critère traditionnellement utilisé pour calculer les indemnités kilométriques. Le décret a prévu une disposition spécifique pour les véhicules électriques. Pour tout véhicule dont la puissance fiscale est égale à 0, le taux de remboursement appliqué est celui réservé aux véhicules de 5 CV et moins. Cette mesure vise à encourager l'utilisation des véhicules électriques, tout en offrant une solution équitable pour les agents de la fonction publique qui ont opté pour cette alternative écologique. Ainsi, le déplacement en voiture électrique de Clermont à Brive-la-Gaillarde sera remboursé à hauteur de (180 km x 0,32), soit 57,6 €.

Pour les agents de la fonction publique, il est essentiel de bien comprendre ces règles afin de tirer le meilleur parti des dispositifs existants, tout en contribuant à une gestion plus durable des ressources publiques. Pour mieux piloter ses frais kilométriques, une solution professionnelle de gestion des déplacements professionnels comme SAP Concur permet un gain de temps et d'efficacité. Toutes les données sont compilées automatiquement dans une application sécurisée et automatiquement partagée à sa hiérarchie pour un remboursement rapide. De quoi limiter le temps administratif dans la gestion des déplacements.