Facture : les éléments indispensables

Impossible de créer une note de frais sans facture, reçu ou justificatif. 

Si la terminologie peut varier selon les organisations, la réalité reste la même. La facture est une pièce comptable qui a aussi un rôle légal afin de justifier d'une dépense professionnelle qui accompagnera une demande de remboursement. Or, pour qu'elle soit conforme à la réglementation en vigueur, une facture doit répondre à des critères très précis. Explications.

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La facture : retour aux fondamentaux

Une facture est un document physique ou numérique qui constitue l'aboutissement d'une transaction entre un client et un vendeur. Son rôle est de valider l'accord entre le vendeur qui met à disposition un produit ou un service à un acheteur, qui accepte de régler le prix indiqué.

Dans le monde du B2B, chaque transaction doit obligatoirement être documentée par une facture. Elle doit d'ailleurs être conservée par l'entreprise pendant au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable (article L123-22 du code de commerce). Face à cet enjeu, la question de l'archivage numérique reste donc, de très loin, la meilleure option par rapport aux risques et aux coûts générés par l'archivage physique des factures.

La conformité des factures est un élément important en entreprise afin de procéder à un remboursement d'une note de frais. En effet, celle-ci doit être complète et détaillée afin d'éviter la fraude, les abus et les dépenses déraisonnables qui ne rentreraient pas dans le cadre d'une mission professionnelle. En cas de contrôle de l'URSSAF, il vaut donc mieux s'assurer de respecter les règles.

Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur une facture ?

Quelle que soit la forme de la facture (en version numérique ou en version papier), les critères de conformité restent rigoureusement identiques. Une facture doit ainsi intégrer les données suivantes :

• La date d'émission : c'est la date à laquelle elle est établie par le vendeur. En général, elle est datée du même jour que la date de la vente ou de la prestation de service, mais cela n'est pas toujours le cas (si vous commandez un repas ou payez un séjour à l'hôtel en avance par exemple).
   
• Le numéro de la facture : c'est un identifiant unique qui se base sur une séquence chronologique continue et sans rupture. L'organisation du référentiel appartient au vendeur, mais ce qui compte c'est que ce numéro apparaisse sur toutes les pages, si la facture en comporte plusieurs.
   
• La date de la vente ou de la prestation de service : parfois, les factures peuvent être émises plusieurs semaines après la transaction (si par exemple, vous passez par une agence voyage pour réserver un déplacement complexe). Il est donc important que cette donnée soit bien intégrée pour faciliter le suivi et la comptabilité des notes de frais.
   
• L'identité complète du vendeur : elle doit inclure le nom ou la dénomination sociale, le contact principal, l'adresse postale, la forme juridique et le montant du capital social.
   
• Le numéro individuel d'identification à la TVA.
   
• Les détails du produit ou de la prestation (repas, nuitées, options et services complémentaires si besoin). En général, les fraudeurs demandent des notes sans détail pour faire passer des dépenses globales en sachant que la dépense ne serait pas forcément acceptée ou qualifiée de « raisonnable ».
   
• Le prix unitaire hors TVA 
   
• Le taux de TVA légalement applicable et son montant correspondant : si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant.
   
• La somme totale à payer toutes taxes comprises.
   
• Les noms des invités dans le cadre d'un repas d'affaires, afin de justifier la bonne adéquation entre la mission et la dépense.

Comment gérer les factures efficacement ?

Une fois la note payée, la facture fait office de justificatif pour créer sa note de frais. Elle peut alors être rapportée au bureau, stockée dans un coin ou transmis à un collaborateur pour compléter une note de frais. 

Pour les entreprises les plus efficaces, la facture peut être instantanément transformée en note de frais grâce à une application mobile de gestion de voyages professionnels. Il suffit alors de prendre la facture en photo pour que le système reconnaisse le contenu, la catégorie, la date, la dépense et la TVA. Une ligne de dépense est automatiquement créée et la facture est numérisée et archivée en conformité avec la législation en vigueur. C'est un processus qui prend moins de trente secondes et qui peut faire gagner beaucoup de temps sur la création et la gestion des frais professionnels.

Les factures sont des éléments indispensables pour une gestion saine des notes de frais. Toutefois, elles peuvent aussi être rapidement chronophages et fastidieuses quand elles s'accumulent au fur et à mesure des déplacements. Digitaliser ses factures en temps réel permet d'optimiser ses processus internes et de travailler de manière bien plus efficace.

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