Comment inciter mes collaborateurs à utiliser l’outil interne pour la gestion de leurs notes de frais ?

Pour une entreprise, acquérir un nouvel outil de gestion de notes de frais est un investissement important. S'il est bien choisi et si son implémentation est efficace, il va optimiser les processus internes, simplifier les démarches de soumission, de validation et de traitement, accélérer les demandes de remboursement et faciliter la conformité à la réglementation en vigueur. Pour autant, cela ne peut fonctionner que si tout le monde joue le jeu. Et en premier lieu, vos collaborateurs. Exemples et bonnes pratiques pour inciter vos équipes à utiliser l'outil de gestion de notes de frais.

Mettre à jour votre politique de note de frais

C'est le texte fondateur qui définit les règles à suivre pour la gestion de vos frais de déplacement, y compris la dématérialisation des notes de frais. Il s’agit d’une  sorte de constitution qui explique quand, comment et où faire ses notes de frais en utilisant efficacement un logiciel de gestion. Ce document doit donc être régulièrement mis à jour avec toutes les informations nécessaires. Cela est particulièrement important en cas de changement d'outils, de migration d'un logiciel vers un autre ou pour améliorer la productivité.

Tous les collaborateurs doivent être conscients que ce texte est clé dans la gestion des notes de frais, et tous les nouveaux salariés doivent être familiarisés avec. Il est donc important que cette politique soit facilement accessible et intègre bien les nouvelles règles de la gestion des notes de frais.

Communiquer régulièrement et en toute transparence

Au moment d'adopter un nouvel outil, il est essentiel de bien communiquer à la fois en amont du changement, pendant le changement et après. En tant qu’employeur, il est également important de mettre en lumière les inconvénients des notes de frais papier. Ces désavantages incluent la lenteur du processus, les risques d’erreur et de perte, et la difficulté de suivi. L’utilisation de logiciels de gestion modernes facilite grandement la validation des notes de frais. Il faut présenter, convaincre et impliquer un maximum de salariés afin que l'outil choisi puisse être rapidement accepté. Pour ce faire, vous pouvez créer des groupes de travail qui seront associés à son implémentation interne et qui regrouperont différents services, comme la direction informatique, la gestion des ressources humaines ou encore le service commercial. Le retour d'expériences permettra d'avoir une vision globale et transversale du bon déroulement du projet.

Plus l'information sera partagée (réunions, conférences, notes de service, mises à jour mensuelles…) plus il sera facile d'inciter vos collaborateurs à utiliser l'outil une fois déployé.

Nommer des ambassadeurs

Les ambassadeurs sont des "power users" qui maîtrisent l'outil et le contexte de sa mise en place. Il sont au fait des dernières technologies et comprennent comment elles s’intègrent dans les processus de l’entreprise. Ce ne sont pas des représentants officiels de la direction ou de l'éditeur de logiciel, mais des passionnés qui agissent comme des influenceurs au sein de leur service et de leur cercle professionnel.

Il faut veiller à nommer des ambassadeurs à tous les niveaux de responsabilité et dans chaque service, notamment ceux en rapport avec le trajet et les transports dans les PME. Leurs objectifs sont de participer à l'accompagnement du changement, un véritable enjeu dans le processus de digitalisation. Ils doivent  répondre aux questions les plus courantes et de faire remonter l'information du terrain sur les éventuelles difficultés d'utilisation.

Mettre en place des formations

Utiliser un outil de gestion de notes de frais ne s'improvise pas. Tous les utilisateurs devraient avoir une formation dédiée, y compris les collaborateurs qui voyagent peu. Les équipes RH doivent être impliquées dans ce processus pour identifier des facteurs clés affectant l’apprentissage et l’adoption de l’outil. Les managers, les services financiers et la DSI doivent aussi savoir comment maîtriser le logiciel de gestion des notes de frais, à la fois côté back-office et front-office. Cette formation vise à optimiser la gestion des déplacements professionnels, maîtriser les coûts ou encore comprendre la dématérialisation des processus de validation des notes de frais. Elle doit également aborder la gestion des relations avec les fournisseurs et la résolution d’anomalies.

Plus vous investissez du temps et de l'énergie en formation, plus les résistances seront réduites et plus les usages seront encouragés. Chaque formation doit être découpée en plusieurs séquences avec une partie théorique et une partie pratique impliquant des manipulations et des prises en main. Vous pouvez aussi créer des parcours d'apprentissage par service. Les commerciaux itinérants n'auront pas forcément les mêmes besoins que les salariés voyageant à l'étranger ou ceux se déplaçant très peu par exemple.

Un guide d'aide doit être partagé et connu. Qu'il s'agisse d'un site web interactif et dynamique ou d'un simple PDF, il participe à simplifier l'utilisation de l'outil grâce à une FAQ, des tutoriels, des exemples et des cas concrets.

Enfin, en cas de soucis, les interlocuteurs internes doivent être identifiés.

Accompagner le changement

Tout le monde ne réagit pas de la même manière face au changement. Si les nouvelles générations sont immédiatement à l'aise avec un outil mobile, d'autres pourront voir cela comme une perte de temps, car trop éloignés des outils utilisés depuis des années.

Accompagner le changement nécessite d'identifier les collaborateurs les plus récalcitrants afin de les écouter, les rassurer et avoir une approche plus personnalisée. Dans cette démarche, il est essentiel de savoir recueillir le feedback sur les modalités de dématérialisation pour valoriser les personnes les moins à l'aise avec un nouvel outil numérique. De plus, il convient de réfléchir aux coûts et aux moyens de faciliter la vie de vos commerciaux avec leurs notes de frais.

Faciliter la transition

Le moment du lancement est enfin venu ! Pour qu'il soit réussi, la transition doit être minutieusement préparée. Cela veut dire que l'ancien outil et le nouvel outil peuvent cohabiter pendant, par exemple, un mois, le temps de bien se familiariser avec lui. Puis la bascule sur le nouvel outil pourra se faire service par service au cours des 6 mois suivants.

Ensuite, si certaines exceptions peuvent être acceptées, l'utilisation du nouvel outil devient la règle et les nouvelles notes de frais ne seront plus remboursées que sur le nouveau système.

Inciter ses collaborateurs à utiliser l'outil interne de gestion de notes de frais est une démarche qui doit être anticipée. Celle-ci s'inscrit d'ailleurs dans l'expérience utilisateur vécue par ce nouveau logiciel. Plus il sera intuitif, facile à utiliser et accessible, plus l'incitation sera facile.

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