Comment gérer mes notes de frais de taxi ?

Si les frais associés aux transports sont monnaie courante dans les déplacements professionnels, ceux qui concernent les taxis sont particulièrement surveillés. En effet, les managers ne font pas toujours attention à quelques euros dépensés ici et là. Or, à la fin de l'année, ces sommes peuvent représenter une somme colossale. D'autant plus que l'URSSAF ne laisse généralement rien passer en cas de contrôle, surtout en ce qui concerne la réglementation des indemnités kilométriques. Les règles de déduction des frais liés à la mobilité professionnelle sont également contrôlées. La gestion des frais de taxi doit donc être particulièrement rigoureuse, incluant la fourniture de reçus et le suivi des tickets pour justifier l’éloignement des déplacements. Explications et illustrations.

Dans quel cadre utiliser un taxi ?

C'est une question centrale qui devrait être clarifiée dans votre politique de note de frais, notamment concernant les modalités et le barème appliqués aux déplacements professionnels. En effet, traditionnellement, les taxis sont utilisés pour des trajets courts au sein d'une agglomération. Qu'il s'agisse d'un rendez-vous chez un client, d'une réunion à l'extérieur ou d'un trajet vers une gare ou un aéroport, les déplacements en taxi doivent toujours se faire dans un cadre professionnel afin d'être intégrés comme une note de frais.

Votre politique de notes de frais peut ainsi expliciter les détails suivants, afin d'éviter toute ambiguïté et risque de confusion :

• Dans quelles circonstances habituelles est-ce autorisé d'utiliser un taxi ?
• Pour quelle distance maximale peut-on prendre un taxi (par rapport à une voiture de location par exemple) ?
• Quelles sont les exceptions couvertes ? Comme, par exemple, une réunion d'urgence ou un bouclage qui nécessite une présence au bureau jusque tard dans la nuit. Le retour au domicile peut alors être pris en charge par l'entreprise, tout comme le cas d'une soirée corporate se déroulant à l'extérieur avec service d'alcool. Il est également pertinent de considérer l'indemnité de grand déplacement des salariés du BTP, qui peut influer sur les cotisations sociales et le barème de remboursement. Ces derniers peuvent nécessiter une approche différente en raison de la nature spécifique de leur déplacement professionnel.
• Quelle est la procédure dans le cas d'un déplacement avec un client ?
• Quelle est la position de l'entreprise vis-à-vis des VTC et des solutions de type Uber ou mototaxi ?

Comme tous les frais professionnels engagés, une note de frais de taxi ne pourra être valable que si sa conformité est bien complète avec les obligations légales en vigueur.

Les changements imposés depuis 2012

Depuis le 1er janvier 2012, toute course de taxi d'au moins 25 € doit faire l'objet de l'édition d'une facturette pour les taxis mis en circulation en 2012 ou après, ou disposant déjà du matériel d'impression requis.

En dessous de cette somme, la remise de la facture se fait uniquement sur demande du client. Et c'est justement là qu'il faut être vigilant. Le collaborateur pressé peut facilement oublier de demander son reçu sur des trajets courts, et se retrouver avec une somme à payer de sa poche. C'est un détail important dans le cadre de la digitalisation des notes de frais. Il est crucial de comprendre les erreurs à éviter lors de la digitalisation des notes de frais. Une erreur courante est la non-demande de facture pour les petits montants. Cela peut entraîner des difficultés lors des contrôles par l'employeur ou l’URSSAF.

Les mentions obligatoires sur la facture de taxi

Qu'elle soit obligatoire ou sur demande, pour être recevable en tant que frais professionnels, la facture doit inclure des indications précises :

• La date de la course.
• Les heures de début et de fin de la course.
• Le nom ou la dénomination sociale du taxi.
• Le numéro d'immatriculation.
• Le prix de la course TTC, avec et hors suppléments (pourboire, colis massif ou valises volumineuses à transporter, etc.).

Dans le cadre de cette gestion administrative, il convient également de choisir entre note de frais et ticket restaurant selon les directives de l'entreprise. Ce choix doit être fait en fonction des circonstances spécifiques du déplacement professionnel. Conformément aux directives de l'URSSAF et aux cotisations sociales applicables, la politique de l'employeur doit clarifier la procédure à suivre. Le salarié peut ensuite ajouter à la main la destination, la raison de l’activité professionnelle et les noms des personnes qui l'accompagnent, le cas échéant.

La question de la TVA sur les notes de taxi

Les taxis sont imposables à un taux de TVA de 10% depuis le 1er janvier 2014. Si les collaborateurs doivent donc payer le montant TTC, il est en revanche impossible pour les entreprises de collecter le montant de TVA. En effet, la TVA sur les frais de déplacement  de personne n’est jamais déductible. Ce qui est vrai pour les taxis l'est aussi pour le train ou le métro par exemple.

Prendre un taxi à l'étranger

Lorsque vos collaborateurs sont à l'international, le taxi est bien souvent l'option privilégiée pour se déplacer.Cela soulève l’importance de la gestion des notes de frais de ses collaborateurs à l’international, une tâche qui peut s’avérer complexe. L’usage de logiciels de dématérialisation est un atout, car il peut grandement faciliter la validation des frais de l’employeur. En effet, en dehors des pays anglophones, et en particulier dans ceux qui disposent d'un alphabet non latin, les notes de taxi peuvent être illisibles ou incompréhensibles. C'est d'ailleurs une technique bien connue qui est utilisée par les fraudeurs : gonfler la note, le taux de change ou demander une note vierge qui sera remplie à la main par le salarié.

La gestion des frais de taxi à l'étranger requiert donc une vigilance toute particulière. Une des solutions peut être d'utiliser une solution comme Uber, ce qui amène à la question de comment traiter une note de frais Uber. Ces compagnies de taxi  disposant de logiciels et de la technologie nécessaire qui facilitent  la transaction (application mobile avec paiement par carte bancaire). Cela permet une validation simplifiée des notes de frais. En outre, ces outils aident à respecter les modalités et le barème fixés par l’employeur.

En déplacement, il est difficile de se passer d'un taxi. Si la plupart des notes de frais sont tout à fait conformes, leurs vérifications sont un travail qui peut être particulièrement chronophage. Parce que tous les taxis ne disposent pas d'une technologie centralisée qui peut se connecter avec le système de l'employeur, la gestion des frais de déplacement par le biais d'une application mobile corporate dédiée est un gain d'efficacité redoutable. Dans ce cadre, il est également important de savoir comment intégrer AirBnB à ses déplacements professionnels dans ses notes de frais. Cela permet de diversifier les options d’hébergement et d’optimiser les coûts, en alignement avec les directives de l’URSSAF concernant le trajet et l’hébergement.

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