Frais de déplacement
Comment gérer les notes de frais de vos filiales ?
Toutes les entreprises ne sont pas organisées selon un modèle classique et pyramidal. Certains montages juridiques sont d'ailleurs assez complexes avec des filiales, succursales et entités plus ou moins indépendantes qui s'imbriquent les unes dans les autres comme des poupées russes, jusqu'à remonter à une holding qui chapeaute le tout. Dans d'autres occasions, les filiales constituent les organisations locales d'une entreprise qui se développe à l'international.
Dans tous les cas, la gestion des notes de frais peut se complexifier selon l'organisation qui prévaut dans votre entreprise et vos filiales. Voyons donc ensemble comment gérer les notes de frais de vos filiales.
Clarifier les règles et les responsabilités
Si chaque entreprise est différente, les règles internes doivent toutefois être claires, transparentes et comprises par tous. En matière de frais professionnels, il est indispensable de structurer sa politique de voyage et de clarifier les règles et les responsabilités en interne. Cela signifie avoir une vision commune pour savoir qui valide les demandes de déplacement : qui rembourse ? Comment se passent les demandes de remboursement ? Il est également crucial d'identifier et d'éviter les erreurs classiques à ne pas commettre sur ses notes de frais. Des erreurs telles que les oublis de trajet ou l'absence de tickets justificatifs doivent être particulièrement surveillées pour garantir une gestion efficace. L'automatisation des processus via des logiciels dédiés comme N2F peut grandement réduire ces erreurs et accroître la productivité, tout en maîtrisant les coûts. Existe-t-il une politique de voyage unique à tout le groupe ou une politique par filiale ? Y a-t-il un travel manager global ou chaque filiale est-elle indépendante ? Peut-on travailler avec tous les fournisseurs que l'on souhaite ?
Parfois, les salariés peuvent être amenés à passer d'une filiale à l'autre, ou à découper leur temps entre plusieurs business-units. Adopter des habitudes cohérentes est important dans ce contexte. La prise en compte de la totalité des dépenses est également facilitée par l'utilisation d'ordinateurs ou d'applications mobiles dédiées à la gestion des notes de frais. Plus les règles internes convergent, plus la gestion des voyages professionnels et des notes de frais est facilitée.
Centraliser les notes de frais
La manière dont sont gérées les notes de frais reflète bien souvent la manière dont l'entreprise est organisée. On trouve ainsi des modèles simples, uniques et centralisés auprès des filiales ou des entreprises les plus agiles. En général, la première bonne pratique à mettre en place consiste à regrouper l'information au même endroit, ou auprès du même service. L'introduction de la loi sur la dématérialisation des notes de frais vient renforcer cette centralisation. Elle simplifie la validation des dépenses et assure la conformité avec la réglementation. Un service unique (comptabilité, DAF, travel management, etc.) ou auprès d'un service support au niveau du groupe, permet une meilleure coordination. En outre, l'emploi de logiciels adaptés prévient l'absence de pièces justificatives et garantit l'alignement avec les exigences de l'URSSAF en matière de dématérialisation.
Ainsi, il vous sera possible de consulter l’état de dépenses de votre entreprise, par département, par filiale et par salarié. Vos filiales peuvent aussi vous faire remonter l'information si elles sont équipées du même système. Cela permet de définir des tableaux de bord pertinents pour mieux gérer les dépenses. Vous pourrez y ajuster le barème de remboursement dans les transports et optimiser le traitement de ticket de caisse. En parallèle, négocier avec vos fournisseurs devient plus aisé et vous pouvez mieux assurer le duty of care de vos salariés en déplacement. Cette règle s’applique également pour les entreprises ayant des filiales à l’étranger. Une vue au niveau macro favorisera de meilleurs suivis et contrôles des processus de gestion des dépenses engagées par les employés.
S'équiper d'un outil performant
Le pire scénario est celui où chaque filiale est équipée de sa propre politique et de son propre outil. Imaginez un peu le résultat au niveau du groupe : la filiale A utilise Excel, la filiale B un logiciel comptable maison, et la filiale C une solution de gestion mobile et connectée dans le cloud. En réponse à l’évolution de la réglementation et à l’impératif d’une validation accélérée des dépenses, l’impact de la dématérialisation des notes de frais sera considérable. Comment regrouper et agréger les données pour les faire communiquer ensemble ? À chaque fois, cela nécessite un temps considérable pour recompiler les données et en extraire les informations intéressantes.
S'équiper d'un outil performant pour gérer les frais professionnels est impératif. Le processus pour digitaliser ses notes de frais commence par le déploiement de ce type d’outil dans toutes les couches de votre organisation, de la holding jusqu'aux filiales françaises et étrangères. L'automatisation via des solutions de gestion intégrées est la clé pour les PME comme pour les grandes entreprises, permettant une gestion homogène et simplifiée des notes de frais. Il existe même des applications globales qui sont capables de s'adapter aux spécificités des pays dans lesquels les filiales sont implantées. Ainsi, la plateforme peut reconnaître les types de dépenses dans la langue du pays lorsque le reçu est pris en photo avec l'application mobile, mais aussi les subtilités sur la TVA, le pourboire, etc.
Une application commune permet également aux managers de valider en temps réel les notes de frais, et au top management d'harmoniser la politique de gestion des dépenses, en ajoutant les différentes filiales et succursales dans un outil global. Il est alors possible d'avoir un aperçu en temps réel sur les KPI stratégiques pour mieux anticiper sa trésorerie et gérer ses dépenses de déplacements professionnels en toute confiance.
Gérer les notes de frais de ses filiales est un chantier complexe, en particulier dans les cas où l'organisation mère se développe rapidement et achète plusieurs start-up ou organisations tierces pour les réorganiser en filiales internes. C'est là où un outil de gestion des frais professionnels mobile, connecté dans le cloud et sécurisé peut faire la différence, la fois pour les collaborateurs, mais aussi pour le DAF et la direction générale afin de faire de la gestion de ses notes de frais un levier stratégique à forte valeur ajoutée.
