Frais de déplacement
Carte bancaire prépayée : qu’est-ce que c'est ?
Payer les dépenses d'un voyage professionnel est souvent une question délicate. Tous les salariés n'ont pas nécessairement la trésorerie nécessaire pour avancer des frais importants (et ils n'osent d'ailleurs pas toujours le dire). De l'autre côté, l'employeur peut financer une partie des frais par avance avec des bons de commande, factures ou une carte bancaire corporate, mais la question du contrôle des dépenses restent toujours sensible.
Il est rare d'équiper tous ses salariés de cartes professionnelles, car cela reste souvent l'apanage des managers et des membres du comité de direction. Entre les deux, il existe une solution qui gagne en popularité : la carte bancaire prépayée. Une solution pratique et efficace capable de répondre aux besoins des salariés et aux attentes des entreprises. On vous en dit plus.
Qu'est-ce qu'une carte bancaire prépayée ?
Il s'agit d'une carte bancaire qui dispose d'un certain montant payé d'avance. Contrairement aux cartes classiques, son plafond est strictement défini et il est impossible de dépenser plus d'argent qu'elle n'en possède.
Acceptée dans tous les commerces où la carte traditionnelle est acceptée, la carte prépayée est une solution souple permettant à l'entreprise de financer des frais professionnels sans que les salariés aient à payer eux-mêmes. Parce que tous les déplacements ne coûtent pas la même chose, son plafond est personnalisable : un court déplacement en France se verra ainsi créditer d'un montant différent d'un long déplacement à l'étranger.
Pour le DAF, le service comptable ou le chef d'entreprise, le fait de passer par une carte bancaire prépayée est souvent plus facile que de donner une « vraie » carte corporate. Cette dernière nécessite souvent des autorisations de dépenses élevées, des assurances et des services qui coûtent d'ailleurs bien plus cher que la carte prépayée.
À noter enfin, qu'elle peut être matérielle ou virtuelle, que ces montants s'adaptent aux besoins des déplacements et qu'elle peut aussi être à usage unique ou multiple. De quoi donner suffisamment d'options de paiement pour s'ajuster à tous les types de voyages d'affaires.
Pourquoi utiliser une carte bancaire prépayée pour ses dépenses professionnelles ?
Pour une entreprise, il existe de très nombreux avantages. Quelques exemples :
- Un meilleur contrôle de la trésorerie : chaque montant est chargé sur la carte et le solde est restitué à l'entreprise ou utilisable pour une prochaine utilisation. Il n'y a pas de mauvaise surprise et le service comptable dispose d'une plateforme en ligne pour suivre les dépenses en temps réel selon le nombre de cartes prépayées actives et en circulation.
- Une lutte contre la fraude plus efficace : contrôler les dépenses avec une carte prépayée permet de limiter les tentatives de fraude (paiement en liquide, dépense sans reçu, relevé bancaire falsifié, etc.).
- Facilite la vie de vos salariés : ils n'ont plus besoin de surveiller leurs comptes personnels pour savoir s'ils peuvent avancer des fonds pour leur employeur. L'entreprise peut ainsi régler l'intégralité des dépenses et réduire considérablement les demandes de remboursement des salariés.
- Remplace l'avance de frais : dans certaines situations, les entreprises avancent des fonds à leurs salariés avant un déplacement. Le problème, c'est que ce calcul est arbitraire et ne correspond pas toujours à la réalité du terrain. Pour pallier les problèmes d'estimation, la carte prépayée constitue la meilleure solution. Si le salarié dépense moins que prévu, il n'a pas à rembourser l'avance perçue, et en cas de besoin supplémentaire, l'employeur peut augmenter le montant de la carte en temps réel et à distance.
- Fonctionne à l'étranger : si un salarié doit voyager à l'étranger, sa banque risque de facturer des frais pour des retraits en monnaie locale ou des achats faits avec sa carte personnelle. Tous ces problèmes n'existent plus avec la carte prépayée, car l'entreprise assume l'intégralité des coûts, frais connexes et taxes comprises.
- Beaucoup plus sécurisée : en cas de perte ou de vol, elle se désactive très facilement à distance. Le montant restant peut alors être redistribué vers une autre carte. Si le salarié est toujours en déplacement, on peut lui attribuer une autre carte virtuelle très facilement, sans mettre la trésorerie de l'entreprise à risque.
Si la carte prépayée dispose de nombreux atouts, il faut la voir comme un outil complémentaire des autres moyens de paiement. Elle ne remplacera pas toutes les cartes corporate physiques qui disposent d'autres avantages, comme des services d'assurance ou d'assistance premium par exemple.
Elle ne va donc pas régler tous les défis liés à la gestion des notes de frais, mais elle va considérablement faciliter la gestion des factures et des dépenses professionnelles. Combinée à une plateforme de gestion de frais professionnels, c'est la synergie idéale pour optimiser ses processus internes.
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