Continuité des affaires
Voyages d'affaires : les impacts du covid-19 et les solutions pour le futur
Frontières fermées, aéroports à l'arrêt, économie au ralenti et déplacements interdits. Voilà quel a été le quotidien des voyageurs d'affaires pendant la covid-19 au printemps 2020. Avec l'interdiction - ou la réduction drastique - des voyages professionnels, il a été nécessaire de se réinventer pour continuer à travailler à distance. Pourtant, ce n'est pas une solution tenable sur le long terme, car tout ne peut pas se traiter par vidéoconférence. La prudence des entreprises a donc mis les voyages d'affaires sur pause. Du moins, pour le moment. À l'heure où l'incertitude devient la norme, les impacts du coronavirus sur les voyages d'affaires sont importants. Pour autant, quelques éclaircies apparaissent derrière les nuages. Décryptage.
Tourisme d'affaires : un secteur en crise
Le printemps 2020 a été une période compliquée. Les uns après les autres, tous les grands événements professionnels (salons, conférences, colloques, etc.) ont été annulés, provoquant du même coup des annulations en cascade dans les hôtels, les compagnies aériennes et les trains. Peu de temps après, les frontières se sont fermées les unes à la suite des autres et le confinement a précipité une suspension de tous les déplacements professionnels, quelle que soit la destination. Cette situation inédite a provoqué l'effondrement du tourisme d'affaires avec des pertes de revenus proche de 80 à 90% chez les professionnels, hôtellerie et transport en tête. Un secteur qui mettra du temps à se redresser et qui dépendra surtout de l'évolution de la crise sanitaire et du bon vouloir des entreprises à remettre leurs collaborateurs sur les routes.
Des dépenses professionnelles ajustées
Du côté des employeurs, le covid-19 a imposé des ajustements liés au télétravail. Les dépenses professionnelles et notes de frais se sont donc surtout concentrées sur la mise en place du télétravail. Les employés ont donc parfois dû avancer d'importants frais pour équiper un bureau, acheter du matériel informatique, des licences logicielles pour travailler à distance, ainsi que de nombreuses fournitures et autres accessoires (imprimante, rangements, etc.). Pour les entreprises qui n'avaient pas prévu le télétravail dans leur politique interne, le changement s'est fait à marche forcée.
Aujourd'hui, on commence à tirer les conséquences du confinement. Alors que l'inquiétude reste de mise, le télétravail qui était auparavant une exception (il concernait près de 3% des travailleurs) pourrait devenir une pratique plus régulière pour les entreprises. S'il nécessite des ajustements en termes de management et de politique RH, la question des frais professionnels doit aussi être abordée.
Dépoussiérer sa politique interne est une première étape. S'équiper d'une solution professionnelle pour faciliter la gestion des notes de frais en est une seconde. Car si les notes de frais peuvent être complexes et chronophages à gérer selon votre organisation, il existe des plateformes en ligne capables de vous simplifier la tâche et fonctionnant auprès de tous vos collaborateurs, qu'ils soient à distance ou dans vos locaux.
Quel futur pour les déplacements professionnels dans un monde post-confinement ?
Il y a quelques mois, personne n'imaginait qu'un virus parti de Chine en décembre 2019 mettrait le monde à l'arrêt. Faire des prévisions sur le futur est donc un exercice risqué. Pour autant, on distingue déjà quelques tendances qui pourraient se développer dans les prochains mois :
- Des déplacements plus ciblés et moins fréquents pour limiter les risques de transmission et de contamination. Ils vont surtout se concentrer sur des questions opérationnelles, mettant de côté pour un temps des rencontres informelles ou amicales destinées à renforcer les liens d'affaires.
- Moins de transport en commun et davantage de voiture individuelle pour les déplacements. Cela signifie que les entreprises devront adapter leur politique pour anticiper des budgets en hausse pour les locations de voitures, pour l'usage des voitures de fonction (voire l'achat de nouvelles pour faire face à la demande), ou d'utilisation des voitures personnelles des salariés (barème kilométrique en hausse).
- Démocratisation totale des vidéoconférences. Pendant près de trois mois, les outils de communication collaborative ont été utilisés par toutes les entreprises avec efficacité. Pourquoi s'en priver maintenant alors qu'ils peuvent être encore plus efficaces même sans confinement ?
- Investissement dans la protection et la formation des salariés : fourniture de masques, de gants, de gel hydroalcoolique pour toutes les personnes devant se déplacer, et mise en place de formations en continu sur les bonnes pratiques pour gérer la crise sanitaire et éviter une nouvelle propagation du virus.
L'épidémie de covid-19 laissera des traces dans les entreprises. Si elle a accéléré la transformation digitale de certaines organisations, elle a aussi imposé de repenser la manière d'appréhender les voyages professionnels. Des voyages qui devront s'organiser avec d'infinies précautions et pour lesquels le duty of care des entreprises sera plus que jamais essentiel.
