Affronter une période de crise grâce à une gestion intégrée des voyages et dépenses

Gains de productivité, expérience collaborateur optimale, lutte contre les erreurs et les fraudes, impact écologique positif, flexibilité, respect de la politique voyage, récupération de la TVA, etc. Nombreux sont les avantages de la gestion intégrée des déplacements et des frais. Des avantages qui sont d’autant plus considérables en période de crise comme celle du Covid-19. Décryptage avec Anthony Osmar, Solution Consultant et Thibaut Chiquerille, Enterprise Regional Sales Executive, à l’occasion des Business Class SAP Concur.

En digitalisant les processus de dépenses et de voyage, les entreprises réalisent de vraies économies. Selon le cabinet IDC, les organisations qui optent pour SAP Concur obtiennent un ROI de plus de 600%. L’enjeu est d’autant plus important en cette année mouvementée, marquée par l’épidémie de Covid-19.

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Actuellement, l’heure est en effet à l’adaptation dans un contexte incertain et changeant. Le voyage d’affaires s’est fortement ralenti. Pour autant, les professionnels auront toujours besoin de se déplacer, soit pour créer du relationnel et de la confiance dans leurs relations commerciales, soit pour intervenir sur des missions techniques qui nécessitent une présence physique. Face à cette nouvelle donne, les arbitrages seront sûrement amenés à évoluer ; les entreprises prenant en compte davantage le ROI, la dimension sécurité et sûreté des collaborateurs, mais aussi environnementale d’un déplacement.

Apporter facilement des modifications dans le workflow

Le facteur temps est essentiel, d’autant plus dans une période où les modifications réglementaires, fiscales et locales sont récurrentes. Les organisations ont besoin de mettre en place des nouvelles règles de pré-approbations sur les déplacements, d’intégrer des nouveaux types de dépenses (tests PCR ou matériel bureautique), de changer le taux de TVA, etc.

Un grand nombre d’entre elles doit effectuer des changements dans leur workflow, ce que permet une solution intégrée. C’est le cas également pour une entreprise qui souhaite rigidifier sa politique voyage et ajouter un niveau supérieur de pré-approbation des déplacements. Il est très facile de mettre en place de nouveaux paramètres pour répondre à ces nouvelles conditions.

Traduire et digitaliser la politique de l’entreprise

“L’idée est de digitaliser la politique de voyage ou de dépenses directement dans l’outil, afin de la préserver dès le départ. Nous passons en revue la politique de l’entreprise au moment de l'implémentation, puis nous la digitalisons et la traduisons dans l’application. Au-delà, nous devons permettre de changer les paramètres au fil de l’eau. Des paramètres qui sont évidemment différents d’une organisation à une autre”, développe Anthony Osmar, Solution Consultant de SAP Concur.

“Conscients de ces attentes, nous faisons en sorte de concilier le besoin de flexibilité des entreprises et l’exigence de simplicité des collaborateurs, utilisateurs ou gestionnaires en back-office, ajoute Thibaut Chiquerille, Enterprise Regional Sales Executive de SAP Concur. La porosité entre les usages professionnels et personnels étant infime, l’application mobile doit intégrer les mêmes codes que toutes celles utilisées dans la sphère privée. C’est pourquoi, 15% à 20% des effectifs chez SAP Concur sont en charge de la R&D. Leur travail vise en effet à offrir une plateforme pérenne et évolutive, quels que soient les besoins des entreprises et le contexte dans lequel elles évoluent.”