Frais kilométriques et indemnités kilométriques : évitez les fraudes

Les frais kilométriques arrondis constituent la deuxième cause de fraude en matière de frais professionnels, avec 27% des cas, selon notre étude. Tout faire pour les éviter n'est donc pas uniquement une question légale ou de conformité, c'est aussi une question de justice, d'éthique et de budget. Il est essentiel de comprendre les modalités et les seuils de versement de ces indemnités ainsi que les éventuelles exonérations et sanctions liées à la réglementation en vigueur pour éviter un redressement fiscal. Une entreprise de 250 personnes pourrait ainsi perdre plus de 13 709 € par an à cause de la fraude. Pour savoir comment éviter les fraudes liées à ces frais, suivez le guide !

Frais professionnels, Avantages en nature :

Comment aborder les contrôles de l'URSSAF et de l'administration fiscale ?

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Pourquoi les fraudes se produisent-elles ?

Il existe deux raisons pour lesquelles les entreprises sont victimes de fraudes :

• L'ingéniosité des fraudeurs qui cherchent à arrondir leur fin de mois (et dans certains cas, à nuire à leur entreprise).
• Le manque de contrôle et de surveillance des entreprises qui ne sont pas équipées des bons outils ou qui ne savent pas comment faire pour contrôler les frais professionnels de leurs équipes.

Le manque de processus numériques dans la gestion des dépenses professionnelles rend très difficile la découverte de fraudes. Notre étude souligne qu'une entreprise sur quatre s’appuie encore sur des processus papier de gestion des dépenses. Et lorsque le numérique est utilisé, 24% des organisations ne disposent pas des données nécessaires pour évaluer les fraudes potentielles en matière de dépenses. Le problème, c'est qu'aucune excuse n'est acceptable si une fraude est découverte. Ainsi, en cas de contrôle de l'URSSAF, les frais de déplacement, y compris les indemnités kilométriques ou l’utilisation de voiture de fonction, font partie des premiers éléments qui sont vérifiés. Une gestion appropriée de ces frais est nécessaire pour éviter les fraudes, mais aussi pour assurer une déduction forfaitaire correcte des cotisations sociales. Parce qu’ils ne sont pas toujours normés et standardisés, ils donnent une bonne indication sur la qualité des processus internes et le sérieux de l'entreprise.

Pour limiter les fraudes aux frais kilométriques, il est donc indispensable de moderniser son logiciel métier de gestion des notes de frais avec un outil vraiment performant qui vous fera gagner du temps et qui limitera les risques.

Fraude aux notes de frais

Comment y remédier et limiter les risques ?

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Quelles sont les fraudes les plus courantes en matière d'indemnité kilométrique ?

Pour vos salariés, il existe deux grandes possibilités afin de frauder avec les frais kilométriques :

• Gonfler le nombre de kilomètres parcourus lors de l'utilisation de sa voiture personnelle à des fins professionnelles :
  • Falsifier le point de départ et/ou d'arrivée.
  • Faire des détours à des fins personnelles (faire des courses, rendre visite à un ami ou à un membre de la famille, etc.) dont le trajet sera remboursé comme partie intégrante du déplacement professionnel.
  • Arrondir à la hausse le nombre de kilomètres pour tous les trajets réalisés.
• Demander un remboursement sur la base d’un véhicule 7 CV pour un véhicule de moindre puissance. Alors que les indemnités sont calculées sur la base de la distance et de la puissance fiscale du véhicule, un salarié peut faire une fausse déclaration, ou emprunter le véhicule moins puissant de son conjoint pour ses déplacements professionnels, par exemple. Il est aussi crucial de rester informé des mises à jour comme le barème kilométrique 2023 pour assurer la précision et la conformité des remboursements. Cette mise à jour est particulièrement importante dans le contexte de la mobilité professionnelle, où les modes de déplacement et les coûts associés évoluent constamment.

En plus de ces méthodes, il est important de mettre en place un système fiable pour le calcul des frais réels afin de s’assurer que les remboursements reflètent fidèlement les dépenses réelles engagées. Cette approche permet à l’employeur de réaliser une déduction forfaitaire adéquate lors du calcul des remboursements.

Frais kilométriques : comment se prémunir des risques de fraude ?

Il n'existe qu'une seule réponse à cette question : un processus irréprochable.

Le plus simple est d'avoir un outil dédié à la gestion des notes de frais. Si ce n'est pas (encore) le cas, les frais kilométriques peuvent être traités avec un tableur Excel. Il est également vital de bien gérer les notes de frais de son équipe commerciale, en particulier dans les PME où les coûts doivent être rigoureusement contrôlés. La dématérialisation de ces processus est un élément clé permettant de simplifier le calcul des indemnités de trajets et des cotisations sociales forfaitaires. Pour une gestion efficace, il est essentiel d’enregistrer ses notes de frais en comptabilité de manière systématique et précise. Il faut donc vous assurer que le nombre de kilomètres soit calculé avec le même outil pour tout le monde (par exemple Google Maps). Il est aussi important de normaliser votre gabarit :

• motif du déplacement (pour quel but ? Pour rencontrer quelle personne ? Pour une estimation de combien de kilomètres ?) ;
• date et heure du rendez-vous ;
• coordonnées de la personne rencontrée (afin d'apporter un élément de preuve en cas de besoin) ;
• adresse du rendez-vous ;
• distance parcourue ;
• détails du véhicule utilisé (marque, modèle, plaque minéralogique et puissance fiscale).

En plus de ces mesures, il est important de savoir combien coûte une note de frais pour le suivi budgétaire, mais aussi pour évaluer l’efficacité globale des processus de remboursement. Cette évaluation aide à gérer les déductions forfaitaires des cotisations sociales et les coûts professionnels associés aux trajets. Afin de limiter les risques, vous pouvez aussi demander une copie de la carte grise du véhicule personnel et imposer que le point de départ de tout trajet professionnel pour le calcul des frais kilométriques soit le lieu de travail habituel du salarié.

Enfin, la dernière option consiste à interdire dans votre politique de voyage toute utilisation du véhicule personnel. Pour cela, vous pouvez imposer la location d'un véhicule ou l'utilisation d'une flotte de véhicules professionnels mis à la disposition des salariés. Cela vous permettra de vous épargner les risques de fraude sur les frais de déplacement, mais vous obligera de mettre en place d'autres procédures liées à la réservation des véhicules, ainsi qu'à leur usage (retour avec le réservoir plein, par exemple, ou encore savoir quoi faire en cas d'accident). Dans cette optique, la dématérialisation des processus peut réduire les coûts administratifs pour l’employeur et faciliter la déduction des cotisations sociales. Il est également essentiel de gérer efficacement les notes de frais de ses prestataires, en instaurant des contrôles réguliers pour s’assurer de leur exactitude et de leur conformité.

Les frais kilométriques peuvent représenter un substantiel complément de salaire pour les travailleurs peu scrupuleux. Pour éviter les risques, il est donc important de se doter des bons outils. Certains peuvent même géolocaliser vos salariés en déplacement afin d'automatiser la question des frais kilométriques. De quoi gagner du temps dans le traitement des notes de frais, renforcer votre conformité et ne plus laisser de place aux approximations.

Gestion des notes de frais

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Logiciel note de frais

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