Frais de déplacement
Fausse note de frais : comment ne pas se faire piéger ?
Pour les employeurs, les fausses notes de frais peuvent être un cauchemar : elles coûtent de l'argent à l'entreprise en enrichissant les fraudeurs, elles peuvent être détectées et sanctionnées dans le cadre d'un contrôle de l'administration fiscale, elles encombrent les canaux de validation interne, et font perdre un temps précieux aux services en charge de vérifier et de rembourser les dépenses. Sans compter que le temps passé par les fraudeurs pour tenter de tromper son entreprise constitue aussi une perte nette de productivité. En outre, la menace de phishing et l’exploitation de logiciels non sécurisés peuvent également compromettre les systèmes de gestion des notes de frais, augmentant ainsi le risque de fraude.
Pour éviter de se faire piéger, il est donc nécessaire de jouer sur trois tableaux en parallèle : connaître les techniques des fraudeurs, s'équiper d'un outil destiné à limiter leur impact, et renforcer sa communication interne (et, le cas échéant, ses sanctions).
Partons à la poursuite des faussaires !
Fraude à la note de frais : comprendre les techniques pour ne plus se faire avoir
Pour contrer les fraudes et les fausses notes de frais, il est essentiel de comprendre quels sont les rouages et les leviers d'action des faussaires.
Les déplacements
Les possibilités de fraude sont très nombreuses sur ce poste de dépenses. La première action consiste à augmenter le kilométrage parcouru dans le cadre de l'utilisation d'un véhicule personnel utilisé à des fins professionnelles. Il suffit d'ajouter un rendez-vous inexistant ou de faire un détour virtuel pour cause de faux travaux afin d'optimiser le barème kilométrique. Le fraudeur peut aussi déclarer un véhicule de 7 chevaux fiscaux et utiliser un véhicule moins puissant. Cette stratégie peut être utilisée dans le cadre de la génération d’immatriculation pour des véhicules de prestation de service.
Plus de (faux) kilomètres veut dire aussi plus de (faux) pleins de carburant. Il suffit de présenter un justificatif de paiement d'un ami ou d'un membre de la famille dans une station-service à la localisation et aux horaires cohérentes, pour se faire rembourser des sommes non dépensées. Ces techniques peuvent également s’étendre aux dépenses liées à la location de salle pour des réunions ou des événements d’entreprise.
Cette technique fonctionne également avec les tickets de parking. Il n'est généralement pas compliqué de trouver des justificatifs de stationnement pour de longues durées qui pourront être présentés à la place de celui réellement payé.
Si le salarié préfère le taxi, les fausses factures font partie des arnaques classiques, en particulier dans les pays étrangers. Le passager peut alors demander un reçu avec un montant plus élevé, ou plus simplement, un reçu vierge sur lequel il notera lui-même le montant. Quand, en plus, le prix est dans une autre devise, il sera très difficile de prouver la faute. En plus de ces considérations, il est important de définir le responsable en cas d’accident lors d’un voyage professionnel. Cette clarification est nécessaire pour anticiper les conséquences légales et financières en cas d’urgence. En outre, la gestion des absences et du trajet doit être traitée avec attention pour minimiser les risques et garantir la sécurité des employés.
Enfin, pour les billets de train ou d'avion, si l'employeur paye un billet de première classe, le salarié peut le changer au dernier moment contre un billet de seconde classe et empocher la différence. Cette dernière combine ne porte toutefois pas préjudice à l'entreprise qui avait déjà budgété le voyage en première classe. En outre, l’intégration d'AirBnB pour les hébergements lors de déplacements professionnels offre une alternative intéressante, à la fois économique et pratique, pour les entreprises et les employés. Particulièrement pour les PME, cette option peut représenter une économie significative sur les coûts liés aux trajets professionnels. De plus, une bonne gestion de ces hébergements, en conformité avec les directives de l’URSSAF, assure la transparence et la régularité des notes de frais.
Les repas au restaurant
L'arnaque dépend ici parfois de la bonne collaboration (ou complicité) du serveur ou du restaurateur. Il existe différentes options pour l’individu malhonnête : la première consistant à se faire inviter à un déjeuner professionnel et récupérer une copie de la note pour se faire rembourser par sa société.
On peut aussi inviter un ami ou son conjoint au restaurant en prétendant inviter un client. Une variante de cette dernière consiste à se faire plaisir avec un grand menu et demander un reçu sans le détail, sur lequel on inscrira, là aussi, le nom d'un client. Le plafond par personne sera dépassé, mais puisque la note est pour deux personnes, tout reste conforme. Enfin, le restaurateur peut créer un faux justificatif qu'il remet au salarié. S'il est bien organisé, il peut même toucher une rétrocession d'une partie de la supercherie… Ces manipulations, souvent payées en espèces, peuvent passer inaperçues sans un suivi rigoureux des renseignements liés au patrimoine de l’entreprise.
Le double remboursement
L’individu malintentionné part du principe que la mauvaise organisation de son entreprise peut rendre invisible le fait de présenter la même note de frais à plusieurs mois d'intervalle. Il suffit de garder l'original du reçu avec soi au moment de faire la première note de frais (et de fournir une photocopie ou une photo, par exemple), puis de recommencer plus tard en comptant sur l'oubli du comptable qui n'aura pas le temps de tout vérifier, en raison d'un encombrement administratif structurel.
Trouver le bon outil pour lutter contre la fraude à la note de frais
Toutes ces arnaques ont un coût : 700 euros par an et par salarié, en moyenne, selon Les Échos. En cause, le manque de vigilance, mais surtout le manque d'outils adaptés pour suivre et surveiller les notes de frais. Les PME, en particulier, peuvent ressentir plus fortement les conséquences de telles pratiques, du fait de leurs ressources limitées. Toutes les entreprises qui ont encore un système interne classique (gestion papier ou formulaire par email) sont à risque. Pour éviter ces écueils, il est nécessaire de connaître les erreurs à ne pas commettre sur ses notes de frais notamment en ce qui concerne l’absence et les trajets professionnels.
Pour s'en prémunir, il faut miser sur la dématérialisation et la centralisation de l'information. À partir du moment où les données sont regroupées dans le cloud, elles peuvent être analysées et surveillées plus finement. Sans compter que chaque validation implique l'engagement d'un manager.
Renforcer sa communication interne pour faire de la fraude un comportement du passé
En général, les fraudeurs qui se lancent dans les fausses notes de frais sont motivés par l'appât du gain, mais pas uniquement. Cela peut aussi être le fruit d'une grande frustration et d'un désengagement qui les poussent à « se venger ». Ils peuvent aussi souffrir de la paralysie administrative qui ralentit le processus de remboursement. Pour gérer efficacement les absences et les trajets professionnels, une collaboration avec l’URSSAF est essentielle. Dans ce cadre, il est crucial de clarifier les obligations de l’employeur sur le défraiement, assurant ainsi la transparence et l’équité dans le traitement des notes de frais.
Pour lutter contre les fausses notes de frais, il faut donc renforcer sa politique interne avec des plafonds stricts, des listes réduites de fournisseurs et l'utilisation généralisée (lorsque c'est possible), d'une carte bancaire corporate.
Le service comptable ne doit pas hésiter à refuser des notes de frais non conformes. Il faut aussi se donner les moyens de contrôler aléatoirement les notes de frais de manière approfondie. Pour cela, on peut se baser sur le hasard ou sur des tableaux de bord pour déterminer des indices et des coûts moyens (par personne, déplacement, services, etc.). Si des écarts importants sont constatés, il doit y avoir un doute. Et en cas de doute, il faut contrôler.
Enfin, responsabiliser les managers opérationnels qui doivent s'engager en validant les frais de leurs collaborateurs constitue aussi une bonne pratique.
Mettre en place des procédures et des outils pour limiter les fraudes ne doit toutefois pas entraver la confiance des salariés honnêtes qui représentent la grande majorité des notes de frais. C'est pourquoi un outil de gestion digital permet aussi de simplifier le processus de déclaration, de réservation et de remboursement à partir d'un simple smartphone.
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