Devoir de protection
Votre entreprise est-elle prête à voyager ?
Même si une grande partie du monde travaille encore depuis le comptoir de leur cuisine, les restrictions COVID-19 et, par conséquent, les restrictions de voyage commencent à se relâcher dans certaines régions. Mais ce n'est pas parce qu'il peut être plus sûr de voyager dans un pays donné que votre entreprise est vraiment prête à se rendre dans ce pays ?
Cependant, à mesure que le monde se tourne vers l'avenir, il faut s'attendre à voir de plus en plus de frontières s'ouvrir, de plus en plus de restrictions s'assouplir et de plus en plus de couloirs de aérien se réouvrir. Et lorsque cela se produira, le nombre de voyageurs d'affaires décollera sans aucun doute.
Il est donc temps de commencer à se préparer, non seulement pour voyager, mais surtout pour voyager en toute sécurité.
L'approbation préalable est un sujet sérieux qui ne doit pas être négligé.
Alors que les voyages d'affaires commencent à progresser, les responsables réagissent rapidement aux préoccupations des employés, en apportant des changements à court et à long terme aux programmes de voyage. Par exemple, 40 % des employés doivent désormais obtenir une autorisation préalable pour leurs déplacements professionnels.
En général, ces autorisations préalables sont imposées pour des raisons de contrôle des coûts (il est beaucoup plus facile de maîtriser les dépenses lorsque l'on sait qui va où et ce qu'il compte dépenser), mais comme les pays du monde entier continuent de remanier les restrictions COVID-19, les autorisations préalables peuvent avoir un impact considérable sur la sécurité des voyageurs.
Pensez-y du point de vue de la gestion des voyages : vous saurez où vont les employés avant leur départ, donc vous saurez s'il y a des exigences de quarantaine ; vous saurez ce qu'il en est des tests, du masquage et d'autres mandats ; et vous saurez s'ils pourront entrer (ou, plus important, sortir) d'un pays où les règles changent quotidiennement.
Dans un monde post-pandémique, les autorisations préalables ne sont pas seulement une question d'économie, elles sont aussi la clé de votre devoir de vigilance.
Si ce voyage n'est pas essentiel, est-il quand même acceptable ?
Les autorisations préalables sont essentielles, mais vous ne pouvez pas compter uniquement sur ce processus pour empêcher les employés de partir alors qu'ils ne devraient pas.
Votre entreprise doit définir elle-même ce qui rend un voyage essentiel et ce qui est simplement autorisé. Pensez aux types de voyages que vous approuveriez volontiers, aux scénarios auxquels votre entreprise doit absolument participer, aux besoins professionnels qui ne peuvent être satisfaits qu'en voyageant - ce sont là les paramètres que vous devez établir pour maintenir les employés sur place avant que le monde ne soit totalement prêt à partir.
Ensuite, bien sûr, vous devez rendre ces restrictions très claires pour les voyageurs et mettre en place des garanties pour vous assurer que les règles ne seront pas enfreintes.
En ce qui concerne les voyages autorisés, les lignes directrices sont un peu plus floues. Vous devez comprendre ce qui se passe sur chacun de vos marchés et comparer ces besoins à vos tolérances en matière de risque organisationnel.
Plus précisément, vous devez être en mesure de saisir et de communiquer les règles et les exigences de chaque pays en matière de voyage au cours du processus de réservation. Ainsi, si quelqu'un se rend au Japon (ou quitte le Japon), vous devez être prêt à faire face à ces réglementations particulières. Les régimes de test, les exigences de quarantaine et les niveaux d'infection actuels, par exemple, influenceront les voyageurs.
Vous devrez également examiner les assurances et la couverture médicale de votre entreprise, ainsi que les systèmes médicaux de la région où vous envoyez des employés. Seront-ils couverts par vos régimes dans chaque pays ? Et les hôpitaux de ce pays sont-ils actuellement débordés ?
Vos réponses à ces questions vous aideront à clarifier ce qui est permis et ce qui est inexcusable.
Vous comprenez tout cela ?
Les données ont toujours été roi, et vous pouvez être assuré qu'à mesure que le monde sort de sa tendance à rester chez soi en cas de pandémie, le suivi des détails des voyages sera plus important que jamais.
Avez-vous confiance dans votre processus actuel d'approbation préalable au voyage ? Saisissez-vous toutes les données, et tout est-il réuni pour que vous sachiez en un coup d'œil qui a réservé, qui est dans les airs, qui a décidé de rester à la maison, et qui ne peut pas rentrer chez lui à cause d'une quarantaine surprise ?
Et si vous pouvez mettre la main sur ces données, pouvez-vous joindre ces voyageurs en un instant pour leur apporter votre soutien ?
De nombreuses entreprises regroupent la gestion des voyages en un seul TMC afin de centraliser ces données et de simplifier le processus. Les TMC, pour leur part, travaillent fébrilement à apporter les changements nécessaires pour soutenir et protéger les voyageurs dans ce paysage imprévisible. N'oubliez donc pas de revoir leurs modèles de tarification et tous les services nouveaux ou mis à jour qu'ils proposent pour la sécurité avant, pendant et après le voyage. Et n'oubliez pas que les TMC ne sont pas seulement un service de billetterie, c'est un moyen de protéger vos voyageurs pendant le voyage lui-même.
Rien n'est sûr, et c'est certain.
Les exigences aux frontières changent pratiquement tous les jours sur tous les marchés. Vous devez donc rester en contact étroit avec votre TMC et les fournisseurs d'outils de réservation pour vous assurer d'obtenir des informations précises et des mises à jour immédiates. Ces ressources sont impératives, et Deloitte travaille en étroite collaboration avec ses partenaires pour offrir des outils de voyage simples qui assurent la sécurité des voyageurs et le contrôle de la conformité. Découvrez comment.
Vous pouvez également accéder à des dizaines de portails gratuits, comme Travel Vitals et le Travel Resource Center de TripIt, pour compléter vos données de voyage et devancer les préoccupations de vos voyageurs en matière de sécurité.
Nous sortons de cette pandémie, et même si les choses ne sont pas parfaites, c'est le meilleur moment pour revoir votre programme de voyage et vous préparer à reprendre la route. Vous trouverez ici des conseils et bien d'autres choses encore.
