Frais de déplacement
URSSAF et notes de frais : comment éviter le redressement
La vie d'un entrepreneur ou d'un chef d'entreprise est ponctuée de défis. Et l'un d'entre eux s'appelle le contrôle des cotisations sociales. Période rarement agréable, c'est un moment qui peut toucher toute entreprise à n'importe quel moment. Les contrôleurs s’intéressent alors à toutes les dépenses de l’entreprise, et les notes de frais ne sont pas en reste. Si personne ne peut éviter le contrôle, il est en revanche possible d'éviter le redressement. Explications.
URSSAF, note de frais et contrôle : retour aux fondamentaux
Si les notes de frais sont régulièrement dans le viseur des agents de l’autorité chargée de la gestion sociale, c'est qu'il s'agit d'un poste de dépenses sujet aux déclarations frauduleuses ou susceptibles d'induire des erreurs qui impactent les rentrées fiscales de l'État.
À quoi sert l'URSSAF ?
Un nom qui fait trembler les chefs d'entreprise et les responsables financiers et comptables en cas de contrôle ou de visite. L’acronyme signifie Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales. En clair, c'est une agence gouvernementale dont le but est de collecter les contributions sociales des entreprises. Mais pas uniquement.
C'est une institution qui dépend du ministère de l'économie et des finances et de celui chargé de la sécurité sociale. Son rôle consiste à contrôler, à accompagner et à conseiller les entreprises sur de très nombreux points : respect de la réglementation, lutte contre le travail dissimulé, aide à l'embauche, gestion des cotisations et des exonérations, et bien sûr, contrôle des frais professionnels. Tout contrôleur de cette institution peut mener des audits pour identifier d’éventuels redressements liés à un remboursement forfaitaire inapproprié ou à d’autres aspects de l’activité professionnelle.
En tant qu'instrument de la politique de l'emploi, elle produit également des rapports et des analyses sur le marché du travail et les évolutions économiques susceptibles d'aider les leaders économiques et politiques à prendre les bonnes décisions. Ces rapports peuvent parfois révéler des tendances qui conduisent à un redressement URSSAF dans certains secteurs d’activité.
Comment se passe un contrôle de l'URSSAF ?
À tout moment, une entreprise peut subir un contrôle de l’entité responsable du recouvrement des cotisations sociales . Que cette dernière ait été créée il y a six mois avec deux salariés ou qu'elle possède des milliers d'employés dans de nombreuses filiales. Il n'y a pas de règle en la matière, d'où l'intérêt d'être toujours très rigoureux dans la gestion des notes de frais. En cas de contrôle, cette entité s'intéresse à de nombreux sujets, mais les dépenses des entreprises et les notes de frais font partie des grands classiques. Les contrôleurs épluchent alors les comptes, vérifient les frais, contrôlent les procédures et s'assurent que tout soit bien conforme aux normes en vigueur.
En général, le contrôle se déroule dans les locaux des entreprises visitées, bien qu'il existe certaines exceptions. C'est le cas des entreprises de moins de 11 salariés où il est possible d'apporter les pièces justificatives et les documents utiles pour le contrôle dans les bureaux de recouvrement. Il est également possible de réaliser ce contrôle directement auprès de l'expert-comptable sous certaines conditions.
Au moment du contrôle, l'agent a accès à toutes les informations en version papier et numérique. Il a également l'autorité pour rencontrer directement n'importe quel salarié de l'entreprise s'il souhaite éclaircir un point en particulier. Il va de soi que la coopération pleine et totale de l'entreprise est indispensable en cas de contrôle. En effet, il existe plusieurs sanctions en cas de non-réponse, de réponse fausse, incomplète ou tardive à une requête de l’organisme de contrôle.
URSSAF : les erreurs à éviter
Pour éviter qu'un contrôle de routine ne se transforme en redressement, il est indispensable de se conformer à la loi et d'éviter les erreurs les plus courantes. Cela comprend aussi la prise en compte des limites des notes de frais. L’employeur doit s’assurer que les modalités de remboursement des déplacements professionnels sont clairement définies et respectent les barèmes. Ces politiques doivent à la fois servir l’intérêt de l’entreprise et être conformes aux exigences sociales.
L'absence de justificatif
Toutes les dépenses doivent être justifiées afin de pouvoir être remboursées. En cas de non-présentation de justificatif, il existe des solutions alternatives, mais celles-ci doivent être exceptionnelles et porter sur des montants non significatifs.
Tous les justificatifs doivent être conservés au format papier ou numérique afin d'être soumis au contrôleur en cas de demande. Ils doivent également respecter les obligations légales. L’employeur doit s’informer sur les modalités sociales concernant la durée de conservation des notes de frais. Les entreprises doivent retenir les reçus pendant une période définie par la législation pour assurer la conformité en cas de contrôle ultérieur. En cas de non-présentation de justificatif, l'entreprise risque un redressement fiscal et la requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature. La non-présentation de justificatif est d'ailleurs le premier motif de redressement fiscal pour les entreprises.
Le dépassement d’exonération de charges sociales
Si les frais réels sont exonérés de charges sociales, les frais au forfait fonctionnent différemment. En effet, il existe un plafond au-delà duquel des cotisations sociales seront applicables. Il est donc indispensable de s'assurer que le montant de l'avance consentie par les entreprises respecte bien ces différentes modalités. Il est aussi important de noter que le gérant d’une entreprise ne peut bénéficier d’aucun remboursement au forfait. Toutes ses dépenses doivent être remboursées au réel.
Les frais kilométriques improvisés
En cas d'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, l'entreprise doit rembourser le salarié selon un barème très codifié et imposé par l'administration fiscale. Impossible de décider de choisir un autre mode de calcul. Le barème en vigueur étant évolutif selon le nombre de kilomètres parcourus, il est essentiel de garder toute la documentation nécessaire pour justifier les dépenses remboursées. Pour éviter les fraudes aux frais kilométriques, il est nécessaire de mettre en place des mécanismes de vérification précis. L’employeur doit aussi définir des modalités claires pour le calcul des indemnités kilométriques afin de garantir la conformité des remboursements.
Les dépenses irrationnelles
Repas à répétition dans un très grand restaurant, hôtel de luxe, cadeaux aux montants exorbitants… chaque dépense est scrutée à la loupe. Autant dire que les dépenses disproportionnées par rapport au motif ou à l'objectif professionnel sont rapidement détectées par les contrôleurs. Les autorités responsables du recouvrement social peuvent ainsi les requalifier en avantages en nature qui seront alors soumis aux cotisations sociales.
Les bonnes pratiques à suivre
Rigueur et organisation sont indispensables pour ne pas transformer un contrôle en redressement. Exemples de bonnes pratiques à suivre pour limiter les risques et rester en conformité.
Combattre la fraude
En matière de fraude aux notes de frais, l'entreprise peut être victime de ses salariés peu scrupuleux. Ces derniers utilisent des techniques qui profitent du manque de sérieux ou de contrôle, comme :
● Créer un faux reçu ou récupérer un autre reçu plus important après une dépense.
● Présenter une facture sans détail après un repas au restaurant.
● Inviter un ami au restaurant et faire passer la dépense en repas d'affaires.
● Gonfler le nombre de kilomètres parcourus lors de l'utilisation de sa voiture personnelle à des fins professionnelles.
● Faire le plein d'essence de sa propre voiture en le faisant passer pour une dépense liée à une voiture de location ou de fonction.
Si l’organisme de contrôle social détecte un problème et que les processus de contrôle sont trop laxistes, l'entreprise peut être inquiétée. Il ne faut pas seulement être exemplaire, mais aussi tout faire pour que ses équipes le soient également. Pour les déplacements professionnels, il est important de connaître les modalités spécifiques pour se faire rembourser ses notes de frais d’hôtel. S’assurer que ces dépenses sont en accord avec les politiques internes et les normes fiscales est essentiel pour servir l’intérêt de l’entreprise. Cela inclut la fourniture de justificatifs détaillés et l’application correcte des barèmes pour les dépenses admissibles.
Connaître les dépenses non déductibles
Toutes les dépenses liées à l’activité professionnelle ne sont pas admissibles à la récupération de la TVA. C'est, par exemple, le cas si une entreprise achète un véhicule de tourisme, paye pour son entretien, mais aussi pour les dépenses de carburants (avec certaines subtilités selon le type de carburant et de véhicule), les transports de personne, les nuitées d'hôtel, et les cadeaux dépassant 73 € par bénéficiaire et par an (montant au 1er janvier 2021). Pour traiter une note de frais sans TVA, surtout celles concernant les déplacements professionnels ou les indemnités kilométriques, il est essentiel d’adopter des modalités de gestion spécifiques assurant la séparation claire entre les dépenses avec et sans TVA. L’employeur doit donc être particulièrement vigilant au moment de remplir sa déclaration de TVA et de mettre les bonnes procédures de contrôle en place.
Les notes de frais ne sont pas un complément de salaire
Il est impossible, et interdit, de verser une partie de la rémunération en frais professionnels. Ce genre de pratique constitue du salariat déguisé et est sévèrement puni par la loi, pouvant entraîner un redressement URSSAF. Et même si l'entreprise est coupable, la faute revient aussi au salarié qui a accepté le contrat fallacieux et qui a produit de fausses notes de frais pour compenser un salaire global.
Les notes de frais ne servent pas à récompenser ses salariés
Pour remercier un collaborateur, certains employeurs sont tentés d'utiliser le levier des notes de frais. Ainsi, au lieu de donner une prime ou une augmentation de salaire comprenant le versement de cotisations sociales, l'entreprise lui accorde un week-end d'agrément personnel qui sera intégralement pris en charge. Le collaborateur profite ainsi de quelques jours tous frais payés en toute illégalité. Sans mission professionnelle, un voyage n'est pas un voyage d'affaires, et les dépenses doivent être raisonnables et justifiables. Et c'est exactement ce que contrôlent les agents responsables des cotisations sociales !
Éviter un redressement par cet organisme en cas de contrôle repose principalement sur une stricte application de la loi. Pour vous faire gagner du temps au quotidien et faciliter les contrôles, un outil de gestion des dépenses professionnelles vous sera très utile. Accessible depuis n'importe quel terminal connecté, il consolide et archive toutes les données des notes de frais, incluant les justificatifs. Ceci est essentiel pour enregistrer ses notes de frais en comptabilité de manière efficace et conforme, y compris les déplacements professionnels selon les barèmes en vigueur. Cette méthode garantit non seulement le respect des normes actuelles, mais offre aussi une vue d’ensemble claire sur les dépenses de l’entreprise. Cela met en lumière les aspects sociaux et financiers des indemnités kilométriques. De quoi avoir l'esprit serein pour le prochain contrôle !
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