Frais de déplacement
URSSAF et dématérialisation de notes de frais : tout savoir sur la loi
Depuis l'émergence des nouvelles technologies au tournant des années 2000, l'administration et les pouvoirs publics français ont progressivement dématérialisé leurs processus pour accompagner les particuliers et les entreprises de manière plus efficace. En matière de gestion des notes de frais, deux grandes dates sont à garder en mémoire : mars 2017 et mai 2019.
Pour la première, c'est l’administration fiscale qui a accepté les justificatifs dématérialisés.
Pour la seconde, c'est l’organisme de Sécurité sociale qui a permis aux entreprises de pouvoir, enfin, se passer des reçus papier dans la gestion des frais professionnels.
C'est donc un changement bienvenu pour travailler de manière plus efficace, et faire en sorte que les notes de frais ne soient plus une contrainte, mais bien un accélérateur de business. Pour en savoir plus, retour sur les éléments importants de la loi.
Deux administrations pour deux cadres différents
Si l’entité chargée de la collecte des cotisations sociales est souvent l'organisation de référence lorsqu'on parle des notes de frais, il ne faut pas sous-estimer l'importance de l'administration fiscale.
L'arrêté du 22 mars 2017 et celui du 23 mai 2019 viennent donner aux entreprises la possibilité de fonctionner plus efficacement. Désormais, les factures émises au format papier peuvent se conserver au format numérique. Et pour les notes de frais, les reçus et justificatifs des salariés peuvent être totalement dématérialisés.
Cette digitalisation est une étape clé, car tous les flux financiers de l'entreprise peuvent désormais être numériques. Dans l’absence de tickets papier, il est également crucial pour l’employeur de mettre en place des stratégies pour ne pas se faire piéger par une fausse note de frais. Cela implique notamment d’établir des processus de vérification et de validation minutieux.
Que dit l'URSSAF pour la dématérialisation des notes de frais ?
C'est une loi qui modifie en profondeur la gestion des frais professionnels. Retour sur les éléments clés. Ce qui va changer avec la dématérialisation des notes de frais englobe une simplification administrative considérable, une réduction des délais de traitement et une amélioration de la traçabilité des dépenses. Une partie importante de cette évolution réside dans les modalités de validation des dépenses, facilitées par l’utilisation de logiciels dédiés. Ces outils numériques permettent une gestion plus efficace des tickets de caisse et des justificatifs, assurant une validation rapide et conforme des remboursements. Retour sur les éléments clés.
Plus besoin de papier
Vos salariés peuvent désormais dématérialiser leurs justificatifs de notes de frais. Une fois que les documents papier sont transformés en fichier informatique dans les règles de l'art, vous n'avez plus besoin de garder les reçus. Ce processus assure l’intégrité des données et facilite le respect des procédures fiscales. C'est un gain de temps pour le traitement des coûts associés aux dépenses, mais aussi un gain de place physique dans les locaux professionnels. L’utilisation de logiciels adaptés facilite la gestion des dépenses et assure une répartition équitable des indemnités par l’employeur. Cela inclut également l’optimisation de la gestion des notes de frais de votre équipe commerciale, rendant le processus plus fluide et permettant une meilleure visibilité sur les dépenses engagées.
Date d'application de la loi
L'arrêté du 23 mai 2019 précise que la loi est entrée en vigueur au 1ᵉʳ juillet 2019 sans effet rétroactif. Concrètement, vos reçus datant d'avant le 1ᵉʳ juillet devront être conservés en format papier comme avant, car en cas de contrôle, l’autorité compétente pourrait vous les demander. À partir du 1ᵉʳ juillet, vous avez le choix : continuer comme avant, avec du papier, ou moderniser votre stratégie pour gagner du temps et digitaliser vos notes de frais. Cette modernisation peut aider à réduire les coûts associés à la gestion des tickets de dépense. L’employeur peut bénéficier de l’utilisation de logiciels de gestion des notes de frais pour faciliter ce processus, offrant une transition en douceur vers une gestion entièrement numérique des notes de frais.
Quelles sont les règles à respecter pour numériser un reçu de note de frais ?
Il y en a trois principales :
- Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
- Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
- Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.
Respecter ces règles permet d'établir une numérisation à valeur probante. Cela signifie que le contenu du fichier informatique est strictement identique au document papier, avec la même valeur aux yeux de la loi. En outre, pour éviter que les remboursements de notes de frais ne soient perçus comme un salaire déguisé, il est essentiel d’adopter une politique claire et conforme aux directives de l’administration fiscale. Cela inclut les indemnités kilométriques et les coûts liés aux tickets de transport. Ensuite, il est crucial de mettre en place des modalités de validation rigoureuses pour les demandes de remboursement.
Que se passe-t-il en cas de problème avec la numérisation ?
Si vos fichiers n'ont pas la valeur probante requise par la loi, les autorités compétentes vous demanderont de fournir le document en version papier. Si vous ne l'avez pas, vous êtes alors en infraction et les dépenses peuvent être requalifiées en avantage en nature et donc, soumises aux cotisations sociales. Ces instances peuvent même aller plus loin, en cas de suspicions de fraude susceptibles de mener à un redressement. De ce fait, les risques d’une fraude de notes de frais représentent une préoccupation majeure. Cela souligne l’importance d’un système de suivi rigoureux, employant des logiciels avancés, pour détecter toute anomalie et prévenir les abus, potentiellement coûteux pour l’entreprise. L’employeur doit établir des modalités de validation claires, particulièrement pour les indemnités kilométriques, afin d’assurer la conformité et l’intégrité des remboursements.
Combien de temps conserver les reçus numériques ?
La loi prévoit une durée de conservation de 6 ans à compter de la date à laquelle les justificatifs ont été établis ou reçus. Grâce à la conversion numérique, il est donc possible de stocker des fichiers sur des serveurs sécurisés, en local, dans le cloud, ou dans un système de coffre-fort numérique utilisant un cachet serveur pour assurer l’intégrité des données, selon l'appétence digitale de votre organisation. Les justificatifs papier relatifs à un déplacement professionnel, une fois numérisés, suivent un barème spécifié par la législation. Cela inclut, par exemple, le barème A102 pour garantir leur acceptation par l’organisme de gestion des cotisations sociales.
Avec la numérisation des notes de frais, l’organisme de gestion des cotisations sociales libère les entreprises de contraintes qui étaient devenues obsolètes. Toutefois, pour rester dans le cadre de la loi, il est important de choisir la bonne plateforme pour gérer ses frais professionnels. Car, c'est votre responsabilité qui sera alors engagée pour choisir et utiliser des outils permettant de valider la valeur probante de la numérisation.
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