Tout savoir sur l'indemnité de grand déplacement pour les salariés du BTP

Dans le secteur du BTP (bâtiment et construction), il est fréquent que les salariés doivent se déplacer pour réaliser leur travail. En effet, tous les chantiers et les travaux de construction ne se déroulent pas à proximité immédiate du siège de l'entreprise. Lorsqu'un maçon, un conducteur de travaux ou un architecte doivent construire un immeuble dans une région éloignée de leur domicile habituel, ils se trouvent souvent dans une situation de grand déplacement. C'est là où entre en jeu l'indemnité de grand déplacement. Une manière de faciliter le traitement des frais professionnels qui concerne particulièrement les salariés du BTP.

Qu'est-ce que l'indemnité de grand déplacement dans le BTP en 2023 ?

Dans le BTP, les salariés doivent se rendre quotidiennement sur les sites de construction pour travailler. Dans certains cas, ces chantiers peuvent durer plusieurs mois, voire plusieurs années pour les plus importants. La Convention collective nationale des ouvriers des travaux publics du 15 décembre 1992 prévoit donc un système de compensation pour ces déplacements. On parle de grands déplacements lorsque le salarié ne peut rejoindre son domicile pour des raisons professionnelles s'il remplit deux conditions :

• Il doit se situer à plus de 50 kilomètres de sa résidence habituelle.
• Il doit se trouver à au moins 90 minutes de son domicile en transports en commun.

Toutefois, le respect de ces deux conditions n'est pas totalement suffisant. En effet, si l'administration fiscale peut prouver que le salarié est tout de même parvenu à regagner son domicile, les frais de déplacement sont susceptibles d'être réintégrés dans la base des cotisations de l'employeur qui doit justifier l'incapacité de son salarié à rejoindre son domicile.

Dans un contexte de grand déplacement, il existe donc une indemnité qui permet de couvrir les dépenses engendrées. Ainsi, une indemnité de grand déplacement dans le BTP est une somme d'argent que les employeurs versent à leurs employés pour couvrir les coûts liés à un déplacement de longue distance pour se rendre sur leur lieu de travail. Cela peut inclure les frais de transport, d'hébergement et de repas. Cette indemnité est versée en plus du salaire de base.

Frais kilométriques

Comment les calculer ?

Logiciel de calcul des frais kilométriques

Les trois manières de régler un grand déplacement en 2023

Pour payer les dépenses engendrées par un grand déplacement, y compris les déplacements professionnels à l’étranger, les employeurs disposent de trois grandes options. Selon le barème établi pour les déplacements professionnels, la distance et le temps du déplacement, il est important de faire les bons calculs pour ne pas que le déplacement ne vienne grever le budget de l'entreprise :

• Le remboursement sur justificatif : c'est ce qu'on appelle les frais réels. Sur présentation des justificatifs conformes et valides, le salarié est remboursé au centime près, après avoir avancé l'argent et produit une note de frais. Cela inclut les indemnités de grand déplacement qui sont calculées selon les conditions spécifiques du déplacement professionnel. Ces indemnités peuvent parfois inclure des allocations forfaitaires, dépendant des politiques internes de l’entreprise et soumises à des cotisations sociales selon les réglementations en vigueur. Le délai de remboursement dépend alors des processus et des outils mis en place par l'employeur. Dans cette situation, il n’y a aucun plafond défini et chaque entreprise impose ses règles dans le cadre de sa politique interne. À noter qu'une dépense excessive et non professionnellement justifiée risque fortement d'attirer le regard des experts en cas de contrôle fiscal.
• Le remboursement forfaitaire : c'est un forfait de grand déplacement qui est mis à jour chaque année et exonéré de cotisations dans la limite de plafonds. Il s'agit donc d'un versement en avance fait au salarié selon le nombre de journées et de nuitées prévues pour son grand déplacement. L'usage qui est fait de cette somme ne regarde alors plus l’organisation, et le salarié peut dépenser plus ou moins selon ses besoins. En plus de ces considérations financières, il est crucial d’assurer la protection des collaborateurs en déplacement, en mettant en place des politiques et mesures de sécurité adéquates. Cela peut inclure la planification soignée des transports et logements, ainsi que la formation des employés sur les meilleures pratiques de sécurité pendant les déplacements professionnels. Cette solution a l'avantage d'éviter des procédures complexes en gestion des notes de frais.
• Le paiement direct des frais engagés : l'employeur peut confier à ses salariés une carte bancaire professionnelle qui servira à couvrir les dépenses engendrées par le déplacement. Si c'est une solution pratique, elle ouvre toutefois la porte à la fraude et il est nécessaire de mettre en place de solides garde-fous pour les entreprises.

Les différentes indemnités de grand déplacement pour les salariés du BTP

Il existe trois types d’indemnités professionnelles pour les salariés du BTP :

• L’indemnité de repas : elle est liée aux frais engendrés par la prise du déjeuner hors du domicile. Elle peut être réglée via une note de frais restaurant. Il est à noter que la gestion de ces indemnités doit respecter le barème établi et peut impliquer des cotisations sociales selon la législation en vigueur. Toutefois, il faut noter que l’employeur n’est pas tenu de la verser si l’ouvrier déjeune à son domicile, si un restaurant d’entreprise se trouve sur le chantier, ou si le repas est distribué gratuitement ou une participation financière au moins égale au montant de l’indemnité repas est versée au salarié. Enfin, en cas de remise de titres-restaurants, les avantages d’une carte ticket restaurant entrent en jeu, offrant une gestion plus efficace et flexible des dépenses de restauration pour les employés en déplacement. Cette méthode peut également apporter des avantages en termes d’exonération de cotisations sociales, selon les réglementations en vigueur. La  somme équivalente à la participation de l’employeur est déduite du montant de l’indemnité de repas.
• L’indemnité de frais de transport vient compenser les frais dépensés par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail. Si ces derniers sont assumés par l'entreprise avec un remboursement des titres de transport ou des voitures de fonction, elle n'a pas lieu d'être.
• L'indemnité de logement : elle permet de compenser le coût du logement d'un grand déplacement lorsque le salarié doit dormir à l'hôtel.

Les indemnisations de petit déplacement en 2023

À l'inverse des grands déplacements, les petits déplacements se caractérisent par une indemnité versée au salarié ayant la possibilité de revenir à son domicile personnel le soir. Elle ne concerne que les employés  non sédentaires occupés par des entreprises du secteur de la construction  (c'est-à-dire ceux qui sont occupés sur les chantiers et non pas ceux qui travaillent dans une installation fixe permanente de l’entreprise).

Les montants des indemnités de transport et de trajet varient et sont fixés par rapport à un système de zones circulaires concentriques dont les circonférences sont distantes entre elles de 10 km mesurés à vol d’oiseau depuis le siège social, l'agence ou le bureau régional. À chaque zone concentrique correspond une valeur de l’indemnité de frais de transport et une valeur de l’indemnité de parcours , le montant de l’indemnité de repas est le même quelle que soit la zone. Exemples pour l'année 2023 intégrant la dernière mise à jour du 1ᵉʳ septembre 2022 :

En outre, certaines entreprises peuvent proposer une indemnité kilométrique vélo, encourageant ainsi les déplacements écologiques et sains au sein des transports professionnels. Cette indemnité est destinée à compenser les frais liés à l’usage du vélo pour les déplacements professionnels de courte distance. L'intégralité des montants est disponible sur le site de l'URSSAF. 

Les indemnités forfaitaires pour les grands déplacements en France métropolitaine en 2023

En date du 1^er janvier 2023, l'indemnité forfaitaire est la suivante pour la France métropolitaine :

Ainsi, un ouvrier parisien qui doit partir 10 jours sur un projet dans les Alpes en grand déplacement touchera :

• 20,20 € x 10 x 2 = 404 € pour les repas
• 53,80 € x 10 = 538 € pour le logement et le petit déjeuner
• Soit un total de 942 € auxquels viendra s'ajouter le remboursement des frais de transport, le cas échéant.

Indemnisation de frais et temps de voyage

L’ouvrier envoyé en grand déplacement par son entreprise, soit du siège social à un lieu de travail spécifique , ou inversement, soit d’un chantier dans un autre, reçoit, indépendamment du remboursement de ses frais de transport, une compensation supplémentaire :

• Pour les heures comprises dans son horaire de travail non accomplies en raison de l’heure de départ ou de l’heure d’arrivée, une indemnité égale au salaire qu’il aurait gagné s’il avait travaillé.
   
• Pour chaque heure de parcours  non comprise dans son horaire de travail, une indemnité égale à 50% de son salaire horaire, sans majoration ni prime, compensatrice des frais complémentaires que peut impliquer le voyage de déplacement, sauf si ces frais sont directement remboursés par l’entreprise. Cela inclut le remboursement des notes de frais de train qui doivent être conservées et présentées pour obtenir le remboursement. Cette pratique s’aligne sur le barème des allocations forfaitaires et peut être soumise à des cotisations sociales selon les réglementations en vigueur.

• Les frais de transport en commun engagés périodiquement par le déplacé pour se rendre dans la localité, située en métropole, où il a déclaré résider au moment de son embauchage, à condition qu’il y ait conservé un domicile, et pour revenir au lieu de son travail sont remboursés au prix d’un voyage en 2e classe selon les conditions suivantes :

Les frais de transport en commun engagés périodiquement par le déplacé pour se rendre dans la localité, située en métropole, où il a déclaré résider au moment de son embauchage, à condition qu’il y ait conservé une résidence, et pour revenir au lieu de son travail sont remboursés au prix d’un voyage en 2^e classe selon les conditions suivantes :

La gestion des déplacements professionnels est un enjeu important pour les entreprises du BTP. Entre obligations conventionnelles, politique interne, et conformité aux règles réglementaires, les directions administratives et financières doivent naviguer entre plusieurs cadres juridiques. Pour gagner du temps au quotidien, il est donc indispensable d'être équipé d'un logiciel de note de frais afin de faciliter la collecte, le contrôle, le suivi et le remboursement de frais professionnels pour les salariés en déplacement.

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