Simplifier votre récupération de TVA pour solidifier votre programme de déplacements professionnels

Alors que vos déplacements professionnels ont peut-être été mis en attente ou impactés en raison du COVID-19, le moment est venu d'améliorer les éléments clés de votre programme de gestion des déplacements professionnels (T&E) en vue de leurs restaurations dans un avenir proche. Si votre programme de voyage inclut des déplacements internationaux, l'un des principaux domaines d'intérêt doit être la récupération des taxes sur les biens et les services, comme la TVA et la TPS.

Chaque année, les entreprises laissent sur la table des milliards de dollars de taxes non réclamées sur les biens et les services en ce qui concerne les frais de déplacement. Sans aucun doute, cette zone représente une source précieuse d'économies considérables pour votre entreprise ! 

Votre entreprise ne parvient-elle pas à récupérer des milliers de dollars de TVA ? 

Dans un monde numérique mondialisé, caractérisé par l'évolution rapide des marchés, l'évolution des modèles de gestion et la prévalence croissante des taxes basées sur les transactions, il peut s'avérer difficile de suivre le rythme de la fiscalité indirecte mondiale. Dans ce blog, des spécialistes de SAP Concur et Deloitte Tax LLP (« Taxe Deloitte ») expliquent l’impact de la TVA sur les dépenses des collaborateurs, et discutent de certaines planifications qui peuvent être disponibles pour aider les contribuables à recouvrer la TVA encourue. 

Qu'est-ce que la TVA ?  

La TVA correspond à la taxe sur la valeur ajoutée, également connue dans certains pays comme taxe sur les produits et services (TPS), et fonctionne de la même manière ou de manière similaire. Il s'agit d'une taxe à la consommation perçue dans plus de 160 pays, à l'exclusion des États-Unis, la plus grande économie au monde qui ne perçoit pas de TVA. 

Quel est l'impact de la TVA sur moi? 

À l'instar de la taxe sur les ventes, la TVA est finalement supportée par le consommateur final sur les achats effectués dans le pays concerné. Cependant, contrairement à la taxe sur les ventes, la TVA s'applique tout au long de la chaîne d'approvisionnement (pas seulement à la fin) et relève de la responsabilité de chaque entreprise au sein de cette chaîne d'approvisionnement de percevoir la TVA auprès des clients et de la remettre aux autorités fiscales compétentes.

Chaque entreprise de la chaîne d'approvisionnement peut généralement récupérer la TVA dont elle est chargée si elle effectue ce que le monde de la TVA appelle à la suite des "ventes imposables". Il convient de noter que la TVA due en rapport avec les ventes exonérées, par exemple les services financiers et certaines transactions liées à la terre, n'est souvent pas récupérable. 

Les entreprises oublient également souvent la TVA sur les dépenses des salariés. En fait, lors d’un récent webinaire SAP Concur, près des deux tiers des participants américains ont signalé qu’ils n’avaient pas récupéré la TVA auprès des voyageurs américains. En déplacement en dehors des États-Unis, vos salariés paient très probablement la TVA sur une partie de leurs déplacements et frais professionnels. De nombreuses entreprises considèrent toutefois cela comme un coût pour les entreprises, en raison de la complexité de la mise en œuvre des processus appropriés pour gérer la capture de la TVA récupérable et la séparer de la TVA qui n'est pas récupérable. Bien que cette TVA sur T&E puisse généralement être récupérée auprès de l'administration locale.  

 « Les entreprises ignorent souvent que certains pays disposent de procédures de remboursement qui permettent aux entreprises étrangères de demander le remboursement de la TVA », explique Phil Flynn, directeur senior de la pratique des services de TVA mondiaux de Deloitte Tax LLP. "En raison d'un manque de connaissances ou de la difficulté perçue de gérer le processus interne de l'entreprise, de nombreuses entreprises ne répondent tout simplement pas à ces indemnités et ne mettent pas en place de politiques pour faciliter le processus. D'autres entreprises choisissent d'embaucher une entreprise extérieure d'une année sur l'autre pour compléter les demandes de remboursement basées sur les honoraires.

Bien qu'ils ne soient pas nécessairement importants s'ils sont examinés sur une base annuelle, ces services peuvent devenir assez onéreux si l'on les examine au fil des années. » 

« C'est l'un des secrets les mieux gardés pour les entreprises d'économiser de l'argent », a déclaré Hendrik Vordenbaeumen, CPO pour les solutions SAP de gestion des déplacements professionnels.

En outre, de nombreuses multinationales américaines ont des filiales étrangères, qui perçoivent la TVA sur les dépenses au niveau local. Dans ces cas, la TVA est généralement récupérée par le biais de la déclaration de TVA locale déposée par l'entité. 

Alors, que pouvez-vous faire pour récupérer la TVA internationale à laquelle votre société a droit ?  

Ce que vous devez savoir sur la récupération de la TVA : 

1) Sur quel type de dépenses la TVA est-elle généralement récupérable? 

La TVA est récupérable dans une trentaine de pays à travers le monde. L'Union européenne, en particulier, dispose de procédures de remboursement de la TVA à l'étranger pour les sociétés établies dans l'UE et celles établies dans des pays tiers. Bien que les règles et le montant de TVA récupérable diffèrent selon les pays, voici des exemples de types de frais sur lesquels la TVA peut souvent être réclamée :  

• Hôtels 

• Repas  

• Location de voiture et taxis 

• Carburant 

• Réunions, événements et conférences 

• Repas d'affaires client 

Lorsque des dépenses sont engagées à des fins professionnelles, la TVA sur au moins une partie de ces dépenses peut être récupérable. 

2) Comment faire des demandes de remboursement de TVA et quand? 

Les demandes de remboursement de TVA à l'étranger sont souvent effectuées dans l'exercice suivant l'engagement des frais.  

« Il existe des délais stricts pour l'introduction de ces demandes. Il est donc important que les entreprises agissent rapidement avant que l'opportunité de récupérer la TVA ne soit perdue », déclare M. Flynn. «Les entreprises qui souhaitent récupérer la TVA sur les voyages à l'étranger devraient se familiariser avec les règles de la juridiction en question et comprendre le processus d'élaboration d'une demande de remboursement. Par exemple, bien que les règles de l'UE soient quelque peu harmonisées, chaque pays aborde le processus de remboursement différemment.» 

Selon Flynn, un point de blocage majeur pour les entreprises est souvent l'obtention de factures valides pour justifier le recouvrement de la TVA : « La plupart des pays exigent des factures originales pour valider que la dépense a été effectuée. Le défi est que ces factures sont souvent manquantes ou contiennent des champs manquants, tels que le nom et l'adresse enregistrés de la société du voyageur. Cela est souvent dû au fait qu'un employé peut ne pas être très incité à s'assurer que la facture qu'il reçoit est « conforme à la TVA ».

Cependant, les processus T&E étant souvent gérés aujourd'hui par de grandes organisations centrales et/ou par le biais de la technologie, de nombreuses opportunités sont disponibles pour surmonter un tel obstacle si l'on réfléchit correctement dès le début de la mise en œuvre du processus T&E. »   

3) Que puis-je faire pour améliorer mes processus de recouvrement de TVA à l'étranger ? 

Flynn explique qu'en dehors de la simple présentation d'une demande de TVA, il y a beaucoup d'entreprises qui peuvent faire en sorte que le processus progresse plus facilement. « Une action impactante qu'une entreprise peut prendre en ce moment consisteà rationaliser ses politiques et processus de dépenses grâce à l'utilisation de l'une des nombreuses technologies disponibles. Cela inclut la configuration de votre technologie pour capturer les données de dépenses pertinentes à l'avance, ainsi que l'implémentation de processus automatisés pour enregistrer les factures pour les déplacements des salariés directement auprès du fournisseur, plutôt que par l'intermédiaire du collaborateur », déclare M. Flynn.

Selon Deloitte Tax, le point de départ pour les entreprises lorsqu'elles envisagent de renforcer leurs politiques en matière de dépenses est le suivant :  

• Identifier les données liées à la TVA et les exigences documentaires au début d'un nouveau processus T&E ou d'une nouvelle implémentation technologique 
• Identifier les juridictions ou entités de groupe ayant les dépenses en frais de déplacement les plus importantes  
• Collaborer avec vos équipes informatiques et de dépenses pour intégrer ces exigences à la solution technologique et de processus de gestion des dépenses. 
• Apporter les modifications nécessaires à la politique pour que vos salariés saisissent les détails pertinents relatifs à leurs frais. 

4) Quel est le coût de l'inaction ? 

Comme 54 % de la TVA n'est pas réclamée, les entreprises perdent 20 milliards de dollars de TVA non couverte dans le monde entier, selon Finance Monthly. Ainsi, le fait de ne pas récupérer la TVA peut augmenter considérablement le coût de votre programme de voyage, en particulier si vos voyageurs ne connaissent pas les étapes appropriées pour réussir leur soumission. En outre, dans le monde actuel où les déclarations électroniques de TVA augmentent, les autorités fiscales sont désormais en mesure d'utiliser la technologie pour identifier les «anomalies». De nombreuses erreurs sont identifiées dans le domaine de la récupération de la TVA sur les dépenses.

En tant que tel, le fait de soumettre une réclamation de TVA sur les dépenses incorrecte, incomplète ou pas entièrement justifiée implique un risque potentiel et une exposition éventuelle à l'ouverture d'enquêtes supplémentaires par les autorités fiscales.  

Automatiser le recouvrement de la TVA pour augmenter les économies 

Les solutions SAP Concur peuvent faciliter la récupération de la TVA. En fait, les entreprises constatent généralement une augmentation de 75 % de la TVA remboursable après avoir basculé d’un reporting de dépenses médiocre vers la plateforme SAP Concur. Grâce à une solution intégrée, notre système de gestion des dépenses de bout en bout peut : 

• Éliminez les heures de main-d'œuvre manuelle, telles que la collecte et le transfert des données, la gestion des rapports ainsi que les coûts récurrents des prestataires externes pour réaliser des évaluations basées sur la réussite.  

• Minimiser l'exposition fiscale grâce à de puissantes analyses de données qui vérifient les transactions liées aux déplacements et frais professionnels (T&E) par rapport à une multitude de paramètres de recouvrement de TVA, y compris les entités, les dates des transactions, les pays d'origine et les pays de dépenses.  

• Offrez une intégration directe à Concur Travel, offrant à vos voyageurs professionnels des alertes en temps réel sur les opportunités de TVA sur les itinéraires à venir. 

• Aidez votre organisation à collaborer avec des entreprises internationales de recouvrement de TVA qui peuvent vous aider à recouvrer la TVA via des applications intégrées. 

Pour aller plus loin, Regardez notre webinar "Digitaliser les Notes de Frais et récupérer la TVA" et consultez l'article autour de la TVA déductible.

Planifiez une réunion avec notre équipe SAP Concur pour discuter de la manière dont une solution automatisée peut simplifier le recouvrement de la TVA et améliorer le flux de trésorerie.