Dématérialisation : un gage de performance pour votre entreprise

Avec la pandémie, la transformation digitale des entreprises est devenue une nécessité pour assurer une continuité d’activité. Qui dit transformation digitale, dit dématérialisation. Source de fluidité, de simplicité et de productivité, la dématérialisation est devenue un enjeu incontournable pour les organisations qui veulent suivre le mouvement et renforcer leurs performances à l’avenir.

La Crise du Covid-19 vient de le prouver : les entreprises sont capables de mettre en place le travail à distance et d'accélérer leur transformation digitale beaucoup plus rapidement qu’on aurait pu l’imaginer. Selon une étude du cabinet McKinsey, elles auraient ainsi gagné 7 ans sur leur transformation digitale et se seraient adaptées aux changements 20 à 25 fois plus vite que prévu.

L’un des pans de cette digitalisation à marche forcée est la dématérialisation des documents. Factures, bons de commande, bulletins de salaire, déclarations sociales, contrats, notes de frais,... Tout est dématérialisable aujourd’hui grâce au SaaS et au Cloud. Attention toutefois à ne pas confondre numérisation et dématérialisation ! Alors que la numérisation consiste à transformer un document papier en document numérique, la dématérialisation est un processus complet de digitalisation qui permet de générer un document directement au format numérique, à partir d’un système d’information. C’est là que réside tout l’intérêt de la démarche. 

Gain de temps, d’espace, financier et écologique

En effet, les bénéfices se révèlent bien plus importants. A travers la dématérialisation, les processus de traitement, de validation, de classement et d’archivage des documents génèrent à la fois un gain de temps, un gain d’espace, un gain financier et un gain écologique. Selon Cegid, 5% du chiffre d’affaires des entreprises est consacré à la seule gestion des factures papiers. Quant au temps de traitement, il est réduit de 30% pour les services comptables qui n’ont plus à faire de saisie manuelle.     

Au-delà des bénéfices que l’on vient d’évoquer, la dématérialisation représente aussi pour les collaborateurs une évolution de leurs modes de travail et un gain de productivité. Elle fluidifie et facilite leurs activités, les échanges avec leurs différents interlocuteurs, les procédures, ainsi que les outils. Quant au contexte réglementaire, il est désormais totalement compatible à l’évolution vers la dématérialisation des factures, des bulletins de paie, mais aussi des notes de frais.

La dématérialisation pour faciliter les processus de notes de frais

La dématérialisation des notes de frais est un vrai sujet pour les entreprises aujourd’hui. Quand on sait que les salariés français consacrent 27 minutes en moyenne à la gestion d’une seule note de frais, et que ces derniers se voient souvent contraints de conserver leurs justificatifs pour s’assurer d’être remboursés, la dématérialisation apporte une vraie valeur ajoutée à la gestion des notes de frais. En effet, elle simplifie tous les processus internes, réduit les efforts consacrés à la gestion opérationnelle et au contrôle, et facilite l'approbation et la validation, tout en accélérant le temps consacré au remboursement.

Cela fait déjà plusieurs années que SAP Concur a investi dans ce sens. Avec la fonctionnalité ExpenseIt et la digitalisation à valeur probante, les collaborateurs n’ont plus besoin de joindre, ni de conserver leurs justificatifs papiers. Il leur suffit de prendre en photo le reçu, qui se transforme automatiquement en saisie de frais dans la solution SAP Concur. Ces nombreux bénéfices apportés par la dématérialisation, c’est ce que viennent chercher nos clients qui s’inscrivent plus largement dans une démarche de transformation digitale. Nous avons d'ailleurs observé une accélération des demandes depuis le début de la pandémie. Et vous, avez-vous déjà engagé une stratégie de dématérialisation dans votre entreprise ?