Frais de déplacement
Secteur public : comment bien gérer ses frais professionnels
Si toutes les organisations doivent être irréprochables sur la gestion de leurs dépenses, on attend des acteurs publics qu'ils le soient encore plus. Gérer l'argent public nécessite une abnégation particulière en raison du sens même que l'on attribue aux missions de service public. Or, entre un directeur d'hôpital, un enseignant, un fonctionnaire territorial, un professionnel de la sécurité publique ou un cadre de l'administration fiscale, la diversité des missions peut rendre parfois complexe l'uniformisation des règles liées aux frais professionnels et de leur respect.
Chaque dépense doit donc être soigneusement justifiée, documentée et approuvée, et tous les états de frais liées à un déplacement doivent aussi scrupuleusement respecter les politiques internes. Pour gagner du temps en matière de réservation et de remboursement, faire des économies sur la gestion et le traitement des notes de frais, lutter contre les fraudeurs, et avoir une vue globale des dépenses en cours et à venir, un logiciel de gestion des frais professionnels reste un outil indispensable.
Centraliser les réservations pour mieux anticiper
Organiser un déplacement prend toujours du temps. Il faut s'assurer d'obtenir les approbations internes, le budget, de gérer la logistique et de s'appuyer sur plusieurs personnes - parfois issues de plusieurs services avec autant de validation internes - pour enfin pouvoir partir en déplacement.
Cette phase amont peut être considérablement simplifiée avec un outil de gestion qui centralise toute l'information au même endroit. C'est une démarche qui permet d'inciter ses collaborateurs à utiliser une plateforme unique où tous les prix auront été négociés à l'avance, selon le volume et les destinations les plus fréquentes. En choisissant son lieu de déplacement, le système propose les hôtels les plus proches qui correspondent à la politique interne, ainsi que le meilleur moyen de s'y rendre. Conformité garantie !
Une fois les meilleures options sélectionnées, la demande part en validation auprès du supérieur hiérarchique de l'agent concerné. D'un simple clic, ce dernier peut alors valider la demande, qu'il soit au bureau ou en déplacement. Cette centralisation permet de mieux anticiper le volume de déplacement, les frais à venir, et ne pas être surpris par des demandes de remboursement inattendues.
Dématérialiser la gestion de ses réservations permet aussi de simplifier ses processus internes et de réaliser de substantielles économies. C'est ainsi que le conseil départemental du Nord a économisé plus de 2 tonnes de papier par an avec cette solution !
En déplacement, faciliter la création des notes de frais pour un remboursement plus rapide
Créer une note de frais coûte de l'argent. Avant même le remboursement effectif, l'agent doit collecter ses reçus, les intégrer dans un système de note de frais, les faire valider, avant que tout ne soit contrôlé. Ce temps passé à la création des notes de frais est estimé à 80 € par ordre de mission selon une étude de SAP Concur. Une fois dématérialisé, ce processus coûte 8 fois moins cher pour les services publics, car tout est automatisé. L'agent en déplacement n'a qu'à prendre une photo de son reçu à travers une application mobile dédiée, et la création de la ligne de dépense se fait instantanément. Au sein du conseil départemental du Nord, grâce à la numérisation des frais professionnels, les agents sont remboursés en une semaine, contre 1 à 3 mois auparavant. Voilà de quoi soulager la pression financière sur la trésorerie personnelle des collaborateurs !
Rationaliser les dépenses de déplacements est aussi une priorité au niveau national. Pour le seul ministère de l’Education Nationale, ce sont plus d’un million de demandes de remboursement qui sont effectuées chaque année. Face à cet afflux, il est essentiel de posséder une plateforme solide pour rationaliser le traitement des notes de frais. Au sein du conseil départemental d'Indre-et-Loire, ce changement a ainsi permis d'économiser un équivalent temps plein.
Sécuriser les données personnelles et financières
Choisir la bonne solution pour dématérialiser ses notes de frais ne passe pas uniquement par les fonctionnalités clés de la plateforme. Il faut aussi que celle-ci puisse s'intégrer pleinement avec le système d'information existant, et en particulier en ce qui concerne les règles de sécurité numérique. Pour cela, il faut miser sur les solutions respectant les critères de l'agence pour l'informatique financière de l'État (AIFE) qui doivent respecter le référentiel général de sécurité (RGS) sur toute la chaîne de valeur. C'est une garantie de qualité dans la gestion de l'architecture technique et un gage de confiance dans la sécurisation des données personnelles et financières des utilisateurs.
Les solutions de gestion de frais professionnels numériques ne sont pas uniquement l'apanage des grandes entreprises. Au sein du secteur public, de nombreuses organisations ont accéléré leur transformation numérique afin d'être plus réactif et plus agile pour mieux servir les usagers. Voici de quoi faire des notes de frais un levier de dynamisme palpable pour les agents du service public.
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