Reporting financier et frais de déplacement : quels sont les KPI clés

Les frais de déplacement font partie des postes de dépense les plus importants en entreprise. Pour les garder sous contrôle, chaque organisation a sa propre méthode : limiter les voyages, baisser les plafonds admissibles ou contrôler scrupuleusement chaque euro dépensé.

Pour éviter de tomber dans des travers qui peuvent, au final, s'avérer toxiques pour l'entreprise et ses salariés, il est important d'avoir de la visibilité sur ses notes de frais. Comment savoir si c'est trop peu ou si c'est la norme ? Comment anticiper au mieux l'impact des notes de frais sur la trésorerie de l'entreprise ? Sur quels critères se baser afin d'établir un reporting financier pertinent ? C'est justement ce que nous allons voir ensemble dans cet article.

Frais kilométriques

Comment les calculer ?

Logiciel de calcul des frais kilométriques

Avant d'élaborer ses KPI : prendre le temps de connaître son organisation

Les KPI (pour Key Performance Indicators, ou indicateurs clés de performance en français) constituent des données utiles pour piloter une entreprise. C'est grâce à eux que l'on peut avoir une vision macro d'une situation. Ils  sont d'ailleurs utilisés au sein de tous les services, comme le marketing, le commercial, les ressources humaines, et bien sûr, au sein de l'équipe comptable et financière.

Toutefois, avant de se lancer dans l'établissement d’indicateurs pertinents pour votre reporting financier, il est crucial de maîtriser les circuits de décision et de validation. Il faut connaître le terrain, et comprendre comment les flux de communication et de validation fonctionnent. Sinon, on crée des mesures de performances qui n'auraient pas de sens ou qui seraient déconnectées de la réalité opérationnelle.

Pour établir les bons indicateurs, il faut se plonger dans la documentation interne. Si elle n'existe pas ou si elle est obsolète, il est alors nécessaire de rencontrer les collaborateurs clés et de remonter chaque étape une à une. Le but est de connaître les différentes phases entre la naissance de la note de frais (ordre de mission, décision du salarié ou de son manager…) et la fin de son parcours (remboursement du collaborateur, archivage des reçus, analyse financière trimestrielle…). 

Une fois que tout est sous contrôle, que les données collectées sont fiables et que les flux financiers sont maîtrisés, on peut alors établir des indicateurs de suivi.

Les KPI clés pour votre reporting financier

Parmi les éléments essentiels de votre reporting, les KPI à suivre pour mesurer la performance de votre traitement de notes de frais occupent une place centrale. Ils fournissent une base solide pour l’analyse et l’optimisation continue de ce processus crucial, notamment en évaluant l’impact de l’automatisation fournie par des logiciels spécialisés. L’utilisation de ces outils peut significativement réduire les coûts de traitement, augmenter la rentabilité et améliorer la satisfaction des employés grâce à des remboursements plus rapides. Ces indicateurs permettent également de prendre des décisions éclairées sur les ajustements nécessaires pour optimiser les dépenses.

Le délai moyen du traitement d'une note de frais

Il s'agit du temps que prend le traitement d'une note de frais depuis sa soumission (ou son approbation) jusqu'au remboursement effectif par l'entreprise. Cet indicateur illustre l’importance de l'efficience organisationnelle de l'entreprise dans le roulement de ses investissements et la gestion de sa dette. Plus ce temps est court, mieux c'est. Non seulement pour les salariés, qui sont ainsi remboursés plus rapidement de leurs dépenses professionnelles, mais également pour vos équipes internes, qui passent moins de temps sur chaque dossier. Cela permet de réallouer des ressources précieuses vers des activités à valeur ajoutée et de maintenir un avantage compétitif face aux concurrents.

Pour faire varier cet indicateur, il existe deux grandes recommandations : disposer d'une politique interne claire sur les dépenses admissibles et les processus de validation en amont, et avoir un outil numérique centralisé facilitant la gestion des notes de frais. Ainsi, avec une plateforme dédiée, on peut gagner jusqu'à plusieurs semaines dans le traitement des frais professionnels, réduisant significativement les écarts dans le suivi des dépenses.

Taux de note de frais non conforme

C'est le ratio entre le nombre total de notes de frais et celles qui n'ont pas passé une des étapes de validation interne. Ces notes de frais peuvent être déclarées non conformes pour différentes raisons : reçus inexistants, dépenses non justifiées ou non autorisées, suspicion de fraude, etc.

Là aussi, plus ce taux est bas, mieux c'est. Réduire le taux de non-conformité améliore l’efficacité opérationnelle et renforce la culture de la responsabilité et de la transparence au sein de l’organisation. Ces aspects sont fondamentaux pour les RH dans la promotion d’un environnement de travail positif.

Dépenses moyennes par grand poste

Hôtels, compagnies aériennes, restaurants… il est parfois difficile de s'y retrouver dans les nombreuses notes de frais. Plus on a de données, plus on peut avoir le sentiment d'être enseveli. Pourtant, avec le bon outil, il est facile d'établir des dépenses moyennes par service, business-unit ou collaborateur. C'est aussi un bon moyen d’analyser les dépenses par fournisseur. Ainsi, vous pourrez négocier plus facilement avec un prestataire particulier selon le volume d'affaires anticipé et passé.

Enfin, on peut aussi calculer le nombre de kilomètres parcourus, ou de litres d'essence consommés dans l'année, pour mesurer son empreinte carbone à l'heure de l'éco-responsabilité.

Dépenses à venir

Pour éviter les mauvaises surprises financières, il est utile de savoir quelles sont les dépenses à venir. Cette anticipation est presque impossible sans outil intégré, car l'information est atomisée dans tous les services avec des systèmes papier ou informatique non centralisés. Le montant des dépenses à venir permet de mieux gérer les ressources financières et d'anticiper les flux financiers.

Évolution des dépenses de voyage

Elles peuvent être mesurées en valeur absolue, rapportées au nombre de collaborateurs, ou en faisant une analyse directe des variations annuelles ou entre différents services. Avoir une vue globale sur ses notes de frais est utile pour optimiser sa gestion et anticiper les dépenses à venir.

Identifier les indicateurs pertinents est important pour partager un reporting financier qui ait du sens. Toutefois, ce travail est parfois décourageant lorsque les services financiers et comptables doivent partir à la pêche aux données au sein de tous les départements. Pour accompagner les organisations dans leur transformation, la centralisation et la normalisation des données de voyage sont de vrais leviers de performance. Elles apportent de la visibilité et contribuent à une meilleure gestion opérationnelle des dépenses.