Comment calculer et appliquer les tarifs des frais de route pour les transports internationaux en 2024 ?

Le métier de chauffeur routier impose de nombreux déplacements, souvent sur de longues distances, ce qui engendre des frais supplémentaires pour l’alimentation, l’hébergement et le transport. Dans ce contexte, la question des frais de route revêt une importance capitale. En 2024, les transporteurs doivent non seulement respecter les barèmes légaux, mais aussi adopter des stratégies efficaces pour optimiser ces frais en matière de gestion et de traitement administratif.

Comprendre les frais de route dans le transport international

Les frais de route sont les dépenses engagées par les chauffeurs routiers lorsqu'ils effectuent des déplacements dans le cadre de leur travail. Ces frais de déplacement pas comme les autres sont nécessaires en raison des spécificités du métier. En effet, en déplacement à l'international, les chauffeurs doivent gérer des dépenses qui couvrent les repas, l'hébergement, les péages, et tous les autres coûts liés aux déplacements professionnels, en particulier lorsque le chauffeur est contraint de passer plusieurs jours hors de son domicile.

Les frais de route sont encadrés par des barèmes établis chaque année par les pouvoirs publics en lien avec la Convention collective nationale des transports routiers et activités auxiliaires du transport. Ces barèmes permettent aux entreprises de rembourser les frais engagés par leurs chauffeurs tout en respectant la législation en vigueur. La gestion des frais de route ne se limite pas à un simple remboursement. Elle a un impact direct sur la rentabilité de l'entreprise de transport et la satisfaction des salariés. Une mauvaise gestion de ces frais peut entraîner des litiges avec les employés, des coûts cachés et même des pénalités légales. Par conséquent, il est essentiel de mettre en place des politiques claires, basées sur des barèmes à jour et des pratiques optimisées.

Les frais de déplacement : indispensables pour les missions internationales des chauffeurs

Les grands déplacements dans le transport international impliquent des découchés fréquents. Le versement des indemnités est alors régi par la convention collective nationale des transports routiers et activités auxiliaires du transport du 21 décembre 1950. Chaque année, les montants évoluent au gré des accords entre syndicats. Les chiffres actuels pour 2024 ont été réactualisés au 1^er mars 2024.

• Indemnité de repas : 15,96 €. C'est un repas pris durant la mission, généralement en milieu de journée.

• Indemnité de repas unique : 9,44 €. C'est un repas pris lors de missions qui se prolongent au-delà des horaires habituels.

• Indemnité spéciale : 4,27 €. Elle s’adresse aux chauffeurs qui prennent leur repas sur leur lieu de travail (le site de l’entreprise) et sur une plage horaire spécifique.

• Indemnité de casse-croûte : 7,56 €. Elle est destinée aux conducteurs de transport routier qui débutent leur travail avant 5 heures du matin et continuent leur mission après cet horaire.

• Indemnité spéciale de petit déjeuner : 4,27 €. Si le conducteur est en service entre 11h45 et 14h15.

• Indemnité de chambre et indemnité spéciale de petit déjeuner : 32,45 €

• Indemnité de repos journalier (chambre et casse-croûte) : 35,74 €

• Indemnités de grand déplacement : c’est le cas si le transporteur ne peut rentrer à son domicile entre deux prises de poste. Dans ce cadre, il cumule l’indemnité de découcher et 1 ou 2 repas qui varient selon les horaires :

  • 1 repas : le chauffeur roule de jour et revient à son point initial le lendemain avant 14h15. S'il roule de nuit, il doit revenir à son point initial avant 21h15.
  • 2 repas : c'est le cas inverse. Autrement dit, s'il rentre au point initial après 14h15 (travail de jour) ou 21h15 (travail de nuit). Dans les deux cas, le petit-déjeuner est compris.

Bien que les barèmes légaux établissent un cadre pour le remboursement des frais de route, les entreprises peuvent également négocier des accords collectifs ou individuels avec leurs salariés. L’employeur est donc en droit de prévoir un montant différent qui doit être supérieur au minimum légal de la convention collective. Ces accords permettent souvent d'offrir des conditions plus avantageuses que les barèmes minimaux, surtout pour les missions longues et exigeantes à l'international.

Les indemnités de déplacement ne sont pas soumises à l’assiette des cotisations sociales. L’employeur pourra alors les déduire de ses charges sociales. Mais attention, pour cela, il faut respecter les limites d’exonération fixées par le barème de l’URSSAF.

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Des frais de route qui s'ajoutent aux autres frais de déplacement

Les règles relatives aux frais de route s’appliquent non seulement au transport de marchandises, mais aussi au transport routier de voyageurs. Cela concerne, par exemple, les autocars transportant des touristes à l'étranger ou les bus scolaires. En plus des indemnités habituelles, il est important de prendre en compte les éléments suivants :

• Les frais de carburant : en général, les employés n'avancent généralement plus les frais de carburant en raison de cartes de carburant, ce qui a grandement simplifié la gestion comptable de ces dépenses.

• Les frais de péage : la plupart des véhicules disposent d'abonnements au télépéage spécialement conçus pour les poids lourds, ce qui permet de réduire considérablement ces frais. Toutefois, à l'étranger, les règles peuvent être différentes et le chauffeur peut être amené à avancer les frais ou à utiliser une carte professionnelle.

• Les frais de stationnement : ces frais sont plus ponctuels et nécessitent la soumission d’une note de frais par le conducteur ou l'usage d'une carte professionnelle. À noter que le stationnement des poids lourds sur les aires de repos des autoroutes françaises est gratuit, mais ce n'est pas toujours le cas à l'étranger.

En 2024, calculer et appliquer les tarifs des frais de route pour les transports internationaux nécessite une gestion proactive et rigoureuse. Le déploiement d'une application de gestion des frais professionnels facilite le travail de la direction administrative et financière et le quotidien des chauffeurs qui peuvent tout gérer directement depuis un simple smartphone pour soumettre leurs notes de frais.

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