Remboursement essence 2025 : guide des obligations et exonérations pour l'employeur

Le coût des déplacements domicile-travail pèse de plus en plus sur les salariés, notamment dans les zones mal desservies par les transports en commun. Face à cette réalité, les entreprises s’interrogent sur les possibilités d’indemnisation des frais de carburant. Que dit la loi ? Quelles sont les conditions d’exonération ? Quelles sont les limites à respecter en 2025 ? Ce guide fait le point sur les règles en vigueur et les leviers à disposition des employeurs.

Une obligation limitée au transport collectif

La législation française distingue deux types de déplacements domicile-travail : ceux effectués en transports en commun, et ceux réalisés avec un véhicule personnel. 

Toutes les entreprises privées sont tenues de prendre en charge 50 % du prix des abonnements de transport collectif souscrits par leurs salariés pour se rendre sur leur lieu de travail (article L3261-2 du Code du travail). Cette obligation concerne les titres comme les abonnements SNCF, RATP, TER, ou encore les services de location de vélos publics.

En revanche, lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel (voiture, moto, scooter), aucune obligation légale ne s’impose à l’employeur. La prise en charge des frais d’essence ou d’électricité est facultative, mais elle peut être mise en place par :

• Accord collectif (d’entreprise ou interentreprises)
• Accord de branche
• Décision unilatérale de l’employeur après consultation du CSE

Ce remboursement, également appelé « prime carburant », est considéré comme un avantage social exonéré de cotisations, sous certaines conditions.

Ce que permet la législation en 2025

À partir du 1^er janvier 2025, les plafonds d’exonération fiscale évoluent afin de mieux répondre aux enjeux de pouvoir d’achat et de transition énergétique.

La prime carburant peut désormais être exonérée de cotisations sociales dans la limite de 300 € par an et par salarié, contre 200 € auparavant. Pour les véhicules à énergie électrique ou hybride, une prime de recharge peut être accordée. Son plafond d’exonération passe de 500 € à 600 € par an en 2025.

La prime carburant peut être cumulée avec le forfait mobilités durables (FMD), qui couvre les trajets domicile-travail effectués à vélo, en covoiturage ou via des services de mobilité partagée. Ce cumul est exonéré jusqu’à 600 € par an et par salarié, dans la limite de 300 € pour la prime carburant. À noter que si l’entreprise rembourse en plus un abonnement de transport en commun, l’exonération liée au cumul (prime carburant + FMD) devient caduque si l’aide totale dépasse 900 €.

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Les critères d’éligibilité à la prime carburant

La prime ne peut être versée qu’à certains salariés. Elle cible les situations où l’usage du véhicule personnel est indispensable. Ainsi, l’employeur peut attribuer la prime à un salarié dans les cas suivants :

• Le domicile ou le lieu de travail du salarié est situé dans une commune non desservie par un transport collectif régulier.
• Le salarié ne réside pas dans une agglomération de plus de 100 000 habitants.
• Les horaires de travail du salarié rendent impossible l’usage des transports collectifs (travail de nuit, horaires décalés).
• Le salarié travaille sur plusieurs sites, et aucun transport n’est assuré par l’employeur.

Certains salariés ne peuvent pas bénéficier de cette prime. C'est notamment le cas pour :

• Ceux qui disposent d’un véhicule de fonction avec prise en charge du carburant ou de la recharge.
• Ceux logés par l’entreprise sans frais de déplacement.
• Ceux dont le transport est pris en charge intégralement par l’employeur (navette, véhicule avec chauffeur, etc.).

Prise en charge des salariés à temps partiel : un calcul proportionnel

Lorsqu’un salarié travaille à temps partiel, l’entreprise doit adapter le montant de la prime. Si le salarié travaille plus de 50 % du temps légal, il bénéficie de la même prise en charge qu’un salarié à temps plein. Si le temps de travail est inférieur à 50 %, la prime doit être proportionnelle.

Par exemple, si un salarié travaille 7 heures par semaine dans une entreprise où le temps plein est de 35 heures. Cela correspond à 20 % du temps complet. Il atteint 40 % de la moitié (17,5 h) du temps complet. Résultat : ce salarié peut percevoir 40 % du montant de la prime carburant prévue pour un temps plein.

Mise en place de la prime carburant : mode d’emploi

La prime peut être versée selon plusieurs modalités :

• Somme forfaitaire mensuelle ou annuelle
• Indemnités kilométriques selon le barème URSSAF
• Titres-mobilité, utilisables dans certaines stations-service ou bornes de recharge

À noter que la prime doit être versée à tous les salariés remplissant les conditions d’éligibilité, sans discrimination.

Au-delà des aspects fiscaux, la prime carburant peut être un outil RH stratégique, notamment pour les entreprises situées en zones périurbaines ou rurales. En contribuant aux frais de déplacement, l’employeur répond aux préoccupations concrètes des salariés et renforce l’engagement collectif. Ce soutien, bien qu’optionnel, répond à des impératifs sociaux, géographiques et organisationnels. Encore faut-il bien maîtriser les règles d’éligibilité, les plafonds d’exonération, et la coordination avec les autres dispositifs comme le forfait mobilités durables. 

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