Remboursement du pass Navigo par l'employeur : ce qu'il faut savoir

En région parisienne, la participation de l'employeur à l'achat du pass Navigo est une obligation légale qui s'inscrit dans une politique de mobilité durable, encouragée par les pouvoirs publics. Ce dispositif vise à faciliter les trajets domicile-travail des salariés, tout en réduisant l'empreinte carbone des déplacements. Voici un guide pratique pour tout savoir sur les conditions et modalités de cette prise en charge.

Les obligations légales des employeurs franciliens

Conformément à l'article L. 3261-2 du Code du travail, les employeurs sont tenus de participer au financement des abonnements de transport en commun souscrits par leurs salariés pour leurs trajets domicile-travail. Cette obligation s'applique à toutes les entreprises, peu importe leur taille ou leur secteur d'activité. 

En région parisienne, cela se traduit par le remboursement du pass Navigo (mensuel, hebdomadaire, ou annuel), qui permet d’utiliser les métros, bus, trains régionaux, RER, tramways et certains services de bus départementaux. Cette prise en charge concerne également les services de location de vélos en libre-service, comme le Vélib’. Pour bénéficier de cette participation, les salariés doivent remplir deux conditions principales :

• Utiliser des transports en commun ou des vélos en libre-service pour leur trajet domicile-travail.

• Disposer d’un titre d'abonnement spécifique.

Ainsi un salarié qui habite à Melun travaillant à l'aéroport d'Orly et qui se déplace en transport en commun peut voir son abonnement à son pass Navigo partiellement pris en charge par son employeur. 

En principe, l'employeur doit rembourser 50 % du coût de ces abonnements, mais ce montant peut être supérieur dans certains cas particuliers. Un employeur peut ainsi décider de prendre à sa charge l'intégralité du pass Navigo afin d'aller au-delà de ses obligations contractuelles pour des questions de culture d'entreprise ou pour fidéliser ses salariés.

Dans le secteur public, la règle est un peu différente. Depuis le 1^er septembre 2023, une nouvelle disposition s'applique aux fonctionnaires et contractuels du secteur public. Le décret du 21 août 2023 a augmenté le taux de prise en charge des frais de transport en commun de 50 % à 75 %. Un enseignant de l'Éducation nationale qui habite à Nanterre et qui est affecté à une école de Clamart, et qui se déplace en transport en commun avec un abonnement, pour voir celui-ci remboursé à hauteur de 75%.

Les modalités de remboursement du pass Navigo

Le remboursement du pass Navigo doit être effectué au plus tard à la fin du mois suivant l'achat ou la validation du titre de transport. Si un salarié achète un abonnement annuel, l'employeur doit répartir le remboursement en versements mensuels, tout au long de l'année. Ainsi, l’employeur ne procède pas à un remboursement en une seule fois, mais distribue cette prise en charge de manière régulière sur chaque mois couvert par l’abonnement. Les salariés à temps partiel bénéficient également du remboursement de leur pass Navigo, mais celui-ci est ajusté en fonction du temps de travail. Deux cas principaux se présentent :

• Salariés à mi-temps ou plus : ceux qui travaillent 17,5 heures ou plus par semaine bénéficient d’une prise en charge identique à celle des salariés à temps plein, soit 50 % du coût de l’abonnement au pass Navigo.

• Salariés travaillant moins de 17,5 heures par semaine : la prise en charge est calculée au prorata du temps de travail. Par exemple, un salarié qui travaille 7 heures par semaine, soit 40 % des heures travaillées par rapport à la moitié (ici, 17,5 heures) de la durée du travail à temps complet doit donc bénéficier de 40 % du montant de la prise en charge des frais de transports publics qu'il aurait perçu s'il avait été à temps complet.

Le remboursement du pass Navigo présente des avantages fiscaux pour les employeurs. En effet, cette prise en charge est exonérée de cotisations sociales pour l'employeur et n'est pas imposable pour le salarié. De plus, ce dispositif encourage l'utilisation des transports en commun, renforçant ainsi les politiques de mobilité durable en entreprise.

En l'absence de mise en place de la prise en charge des frais de transports publics, l'employeur risque une sanction. Il s'agit d'une amende de 750 € pour les personnes physiques, les entreprises individuelles, dont micro-entreprises ou de 3 750 € pour les personnes morales.

Afin de bénéficier du remboursement, le salarié doit fournir à son employeur les justificatifs d'achat de son pass Navigo. Ces justificatifs incluent généralement le reçu ou la facture d’achat de l’abonnement indiquant la période couverte par l’abonnement. 

Le remboursement du pass Navigo par l’employeur est un droit pour tous les salariés franciliens, et un dispositif avantageux à la fois pour les employés et les entreprises. En plus de contribuer à une mobilité plus écologique, cette prise en charge est un levier de motivation et un atout dans la gestion des ressources humaines. 

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