Qu’est-il possible de faire passer en note de frais durant les voyages d’affaires ?

Se déplacer à des fins professionnelles, c'est le quotidien de centaines de milliers de personnes. Si le fait de faire payer son entreprise pour ces dépenses est normal - et même une obligation légale -, ces dernières doivent s'inscrire dans un cadre très strict. En effet, il n'est pas possible de faire passer n'importe quoi en frais de voyage professionnel. C'est donc l'occasion de refaire le point pour s'assurer de la conformité de vos procédures, notamment en cas de contrôle par l'URSSAF.

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Les frais de déplacement

Ce sont tous les frais qui impliquent un moyen de transport afin de se réaliser une mission professionnelle. Si ces frais sont très communs, ils concernent toujours un déplacement à partir de l'entreprise. Cela signifie que les frais domicile-travail ne seront jamais pris en compte dans le remboursement des frais de déplacement.

Parmi ces derniers, on comprend généralement les voyages en avion, en train, en bateau, en taxi et les séjours dans des hôtels. À noter qu'il est indispensable de posséder un justificatif afin de pouvoir se faire rembourser. Dans certains cas, les entreprises peuvent même exiger le billet de train composté ou la carte d'embarquement afin d'éviter les risques de fraude.

Si les collaborateurs sont amenés à utiliser une voiture personnelle pour un déplacement professionnel, ils peuvent se faire rembourser en fonction du barème kilométrique. C'est une méthode de calcul définie par l'administration fiscale qui dépend de la distance parcourue et de la puissance fiscale du véhicule (plafonnée à 7cv). Les dirigeants et entrepreneurs peuvent également bénéficier de remboursements basés sur des allocations forfaitaires pour couvrir les coûts de fournitures ou l’utilisation de logiciels nécessaires lors de leurs déplacements. L'enjeu consiste donc à utiliser un outil de référence pour le calcul de la distance qui puisse être vérifié et contrôlé en cas de besoin.

Autres dépenses liées aux déplacements : les péages et les dépenses de stationnement. Ils sont également remboursés comme les autres frais, sur présentation d'un justificatif. Certaines entreprises équipent d'ailleurs les collaborateurs qui voyagent beaucoup d'un badge de télépéage pour faciliter cette gestion.

Enfin, le dernier point concerne les contraventions. Si celles-ci sont affectées à une voiture de fonction, l'entreprise peut payer les PV et les refacturer aux collaborateurs concernés. Concernant la perte de points, tout dépend des usages. En général, les entreprises tendent à ne pas dénoncer leurs salariés, sauf en cas de fautes répétées ou de très grands écarts de vitesse. La déduction des coûts associés à ces dépenses doit être précisément documentée pour garantir le remboursement adéquat.

Les frais de bouche

Ce sont les dépenses de restauration qui sont payées dans le cadre d'une mission professionnelle. Si la majorité concerne surtout des repas au restaurant, on peut également y trouver des achats alimentaires en grande surface. Tous les frais de bouche sont soumis à un plafond, qui peut être celui de l'entreprise ou défini selon le mode de remboursement (au réel ou au forfait). L’employeur doit tenir compte des cotisations sociales lors de la définition de ces plafonds. Lorsqu’il s’agit de choisir entre soumettre une note de frais et utiliser un ticket restaurant pour couvrir ces dépenses, il est important de considérer les politiques spécifiques de l’entreprise et les avantages fiscaux associés à chaque option.

Les modalités de remboursement peuvent inclure le kilométrage pour les déplacements professionnels nécessitant l’utilisation de véhicules personnels. Il est crucial de comprendre les limites des notes de frais, car dépasser ces plafonds peut entraîner des refus de remboursement. Chaque entreprise définit ses propres règles en matière de dépenses admissibles soulignant l’importance de se familiariser avec ces directives.

La question des invitations est également importante. En effet, il est fréquent qu'un collaborateur soit amené à inviter un client à déjeuner dans le cadre d'un repas d'affaires. Ce sont des notes de frais qui sont souvent très surveillées, car propices aux dépassements ou aux éventuelles fraudes. Toutefois, tant que les dépenses restent raisonnables et que les justificatifs sont conformes aux obligations légales, le remboursement ne présente pas de problème.

Les frais d'hébergement

Que ce soit en hôtel ou avec une plateforme de type AirBnB, les frais d'hébergement sont remboursés au forfait ou au réel si le collaborateur se trouve à plus de 90 minutes ou plus de 50 kilomètres de son domicile. Comme toujours, ces frais doivent être raisonnables et proportionnés à la mission du collaborateur. Autant dire que les notes de frais du palace 5 étoiles ne seront guère appréciées et pourraient être requalifiées en avantages en nature par les autorités compétentes. Cela affecterait ainsi les cotisations sociales dues par l’employeur et l’employé. Pour gérer les imprévus lors des déplacements de ses collaborateurs en voyage d’affaires, il est conseillé d’établir une procédure claire. Cette procédure devrait permettre une certaine flexibilité dans le  budget alloué à l’hébergement. En outre, considérer les coûts associés au trajet et aux transports professionnels est essentiel pour une gestion complète des dépenses en déplacement.

À côté des frais d'hébergement, on trouve souvent les frais annexes. Si le petit-déjeuner ou la connexion internet ne posent pas de problèmes majeurs, il faut être vigilant sur les autres frais, comme le service en chambre, la vidéo à la demande ou la consommation de boisson ou d'aliments du minibar. Lors de déplacements professionnels, la validation des tickets de transports par l’employeur est une étape clé pour garantir le remboursement des trajets nécessaires à l’accomplissement de la mission. Il est également important de connaître la procédure pour se faire rembourser ses notes de frais d’hôtel. Cette procédure implique généralement de soumettre tous les justificatifs nécessaires tels que les factures détaillées qui prouvent que les dépenses sont directement liées à la mission professionnelle. Chaque entreprise a sa politique en la matière, mais la règle est simple : si ces dépenses sont directement liées à la bonne réalisation de la mission professionnelle, elles sont éligibles au remboursement. On peut justifier un snacking dans le minibar de la chambre en cas d'arrivée tardive si tous les restaurants sont fermés. En revanche, la location de films ou de peignoir pour profiter de la piscine sera bien évidemment proscrite.

Les frais professionnels

Ils concernent des achats liés à des petits équipements ou des frais nécessaires à la bonne réalisation de la mission professionnelle. Cela peut être l'abonnement à un service, l'entrée dans un salon ou un colloque, ou éventuellement une partie d'un forfait téléphonique privé dans le cadre d'une politique de BYOD (bring your own device - le fait d'utiliser un terminal personnel à des fins professionnelles). Pour éviter que ses collaborateurs passent des dépenses personnelles durant leur voyage, il est essentiel d’instaurer des règles claires et de veiller au respect strict des politiques de dépenses de l’entreprise. La validation de chaque trajet et dépense liée aux déplacements professionnels par l’employeur assure la conformité des coûts.

Chaque dépense devra être justifiée et dûment documentée avec un reçu afin d'être soumise. Les modalités de validation de ces dépenses par l’employeur nécessitent souvent une explication claire du trajet et des transports utilisés dans le cadre des déplacements professionnels. Il est essentiel de noter que les limites de remboursement des notes de frais sont dictées par des politiques internes de chaque entreprise. Ces limites visent à encadrer les dépenses admissibles et à prévenir les abus, garantissant ainsi que les dépenses soumises correspondent strictement aux besoins professionnels.

Les frais professionnels sont nombreux lors d'un déplacement et sont susceptibles de s'accumuler rapidement. Pour les organisations qui ne disposent pas d'un outil de gestion connecté, le traitement des frais professionnels est alors chronophage. C'est la raison pour laquelle la digitalisation prend de plus en plus d'importance. Le processus de remboursement des frais professionnels devient ainsi plus fluide grâce à la technologie. Depuis un smartphone, il suffit de prendre en photo son justificatif pour que celui-ci soit reconnu et intégré à la note de frais. Une démarche qui permet de gagner du temps, de l'argent et beaucoup d'énergie, que vos salariés voyagent intensivement ou exceptionnellement.

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