Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Le temps est loin où les factures et les paiements se faisaient encore de manière physique. Une montagne de courriers qui arrivait tous les matins à l'accueil et qu'il fallait ensuite ouvrir, traiter, organiser et faire valider en interne. Un processus long, coûteux et peu efficace, mais qui était le seul existant. Avec la digitalisation de notre économie, le numérique a peu à peu transformé notre manière de travailler et de communiquer. Et la facturation n'y fait pas exception. Toutefois, une facture électronique ne veut pas forcément dire un système de facturation efficace. Et surtout, elle n'implique pas nécessairement un paiement en ligne, plus rapide et plus direct. Refaisons le point ensemble sur la facture électronique.

Facturation électronique : êtes-vous prêts à dématérialiser ?

Que sait-on de cette réforme et à quoi doit-on se préparer ? Découvrez des éléments de réponse dans cette webconférence

Je me prépare à la réforme

Facture électronique : retour aux fondamentaux

Le premier composant de la facture électronique est sa forme : elle est dématérialisée. Concrètement, ce n'est pas une feuille de papier, mais un fichier dans un système informatique qui a la même valeur légale et comptable aux yeux des clients, des fournisseurs et de l'administration fiscale. La forme change, mais le fond reste identique : une facture électronique doit contenir les mêmes informations qu'une facture papier, et doit également être archivée de manière sécurisée pendant la même durée. À ceci près qu'au lieu de prendre la poussière dans une salle des archives, elle ne prendra que quelques mégaoctets sur un serveur informatique.

Pour qu’une facture puisse être considérée comme étant électronique, il est nécessaire d'en garantir l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de son contenu. Concrètement, scanner une facture papier, ou en prendre une photo avec un smartphone, pour l'envoyer par email n'en fait pas une facture électronique, même si c'est un fichier numérique.

Pour créer une facture électronique, l’entreprise doit utiliser un système de signature électronique, télétransmettre les documents via un EDI (échange de données informatisé) ou utiliser tout autre outil avec des contrôles documentés et permanents garantissant l'intégrité des données. 

Les avantages de la facture électronique

Les résultats du combat entre facture papier et facture électronique sont connus d'avance. À moins d'avoir très peu de clients, très peu de budget de fonctionnement et seulement quelques factures à éditer par mois, la facture électronique l'emporte haut la main.

• Un gain de temps

Avec un logiciel dédié, créer et éditer une facture peut se faire automatiquement. Une fois la facture validée, l'envoi se fait en un clic. Il existe même des systèmes capables de vérifier si votre interlocuteur a bien reçu et ouvert le fichier, afin de faire des relances automatiques en cas de non-paiement, selon des scénarios et des modalités définis d'avance :

• Un gain de place

Une salle des archives prend de la place et coûte de l'argent. Un budget et un espace qui pourraient être utilisés différemment pour des projets à plus forte valeur ajoutée. Une fois stockées dans le cloud ou dans un serveur particulier, vos factures sont consultables à tout moment. La gestion des métadonnées permet de retrouver une facture particulière en quelques secondes, selon le fournisseur, la date, le montant, le nom du collaborateur responsable, etc.

• Un traitement plus rapide

Plus besoin de réceptionner le courrier postal, de vérifier, de faire signer les papiers, de faire des copies, d'enregistrer le document à la comptabilité avant de faire un chèque ou un virement. Surtout que si un collaborateur est malade ou en vacances, les délais s'allongent de plus en plus. La facture électronique est reçue quelques secondes après son envoi. Elle peut être gérée facilement par le client ou le vendeur et le temps de traitement est raccourci. Que des avantages !

• Une sécurité renforcée

Avec la facture électronique, pas de risque d'égarer un document. La traçabilité est garantie, les informations sont toujours disponibles en ligne et uniquement la personne qui doit recevoir le document en est le destinataire. Sans compter qu'il est aussi possible de verrouiller des factures par mot de passe pour certains sujets sensibles.

• Une obligation dans certains cas 

Il existe des situations qui rendent l'usage de la facturation électronique obligatoire. C'est par exemple le cas des marchés publics. La facture électronique est le seul moyen de facturation accepté par les pouvoirs publics pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, mais également depuis le 1er janvier 2019 pour les PME.

La facturation électronique constitue une illustration concrète de l'impact de la transformation digitale qui touche toutes les organisations. Elle simplifie les usages, permet de facturer et d'être payé plus vite, tout en simplifiant la communication entre les différentes entités corporate. Il n'y a plus qu'à se lancer !