Qu’est-ce que le Total Cost of Ownership (TCO) ?

Comment savoir si le prix qui vous est facturé est réellement celui que vous allez payer ? Derrière cette question se cache le concept du TCO, ou Total Cost of Ownership (coût total de possession en français). Concrètement, cela signifie qu'il existe d'importants frais cachés qui font partie de la période d’utilisation de tout matériel ou logiciel qui vont au-delà de ce qui est indiqué sur le contrat. Cela peut être des dépenses de maintenance, de mise à jour, de formation, de réparation, de sécurisation, d'assurances, de temps improductifs, etc. Maîtriser l'ensemble des coûts directs et indirects est indispensable, car ils peuvent impacter considérablement votre budget.

Définition du TCO

Le Total Cost of Ownership est un concept financier qui vise à estimer l'ensemble des dépenses associées à l’achat, l'utilisation, la maintenance et la fin de vie d'un bien ou d'un service, y compris les logiciels. Il prend en compte non seulement les dépenses directes, telles que le prix d'achat et les frais de fonctionnement. De plus, il évalue les charges indirectes, comme la formation du personnel, les dépenses en énergie, les frais de maintenance et d'éventuels problèmes liés à la sécurité. Au-delà, il intègre des aspects comme la mobilité, les coûts de destruction ou de recyclage et même les frais d’immatriculation pour les équipements nécessitant une telle formalité. 

Ce cadre financier élargi permet donc de mesurer de manière globale l'impact économique d'un investissement sur le long terme, soulignant l’importance du coût global de possession par rapport au coût total d’acquisition. En tenant compte de l'ensemble des dépenses liées à son cycle de vie, le coût de possession aide les entreprises à prendre des décisions éclairées visant à optimiser leurs investissements tout en considérant les implications à long terme.

À quoi sert le TCO ?

Le TCO, à ne pas confondre avec le TCM (Total Cost of Management), est un outil d'aide à la décision qui permet de comparer différentes options d'achat et d’investissements directs et indirects et de choisir la solution la plus économique sur le long terme. Incorporer les bonnes pratiques d’une stratégie d’achat, en évaluant attentivement les prestations des fournisseurs et la rentabilité de chaque investissement, fait partie intégrante de l’utilisation efficace de cette approche. En évaluant l'ensemble des charges financières, il permet d'éviter les pièges liés à une vision trop étroite du prix initial, qui ne tient pas compte des frais cachés.

Par exemple, une entreprise qui souhaite investir dans un parc informatique peut être tentée de choisir l'option la moins chère en termes de prix d'achat. Cependant, si les frais de maintenance, de formation et d'énergie sont élevés, le coût total de possession sera plus important que celui d'une solution plus onéreuse à l'achat, mais plus économique sur la durée. L’analyse complète des dépenses permet ainsi d'orienter les choix vers des investissements plus durables et rentables. Sur notre exemple de parc informatique, en achetant et en déployant un matériel, la facture peut monter très vite, tant en coûts directs qu'indirects :

• Temps passé à négocier l'achat.
• Suivis administratifs.
• Installation du matériel.
• Temps productif perdu par les utilisateurs (pendant l'installation et après, compte tenu des nouvelles habitudes de travail à mettre en place).
• Maintenance du matériel.
• Entretien du réseau.
• Mise à jour et sécurisation.
• Inactivité d'un salarié en cas de panne.
• Coût du support informatique.
• Gestion de l'obsolescence et de la revente (ou du remplacement).

Calculer son coût global de possession permet d'avoir une vision globale qui vaut aussi bien pour l’obtention d'un matériel que d'un logiciel en mode SaaS.

Comment calculer le TCO ?

Le coût total de possession se base sur l’analyse de plusieurs catégories de dépenses, dont voici quelques exemples :

1. Coûts d'acquisition : il s'agit du prix d'achat pour un bien ou un service, des frais de livraison, de l'installation et de la mise en service.
2. Coûts de fonctionnement : ce sont les dépenses courantes liées à l'utilisation du bien ou du service, telles que les charges en énergie, les consommables et les licences logicielles.
3. Coûts de maintenance : ils englobent les dépenses nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du bien ou du service, comme les réparations, les mises à jour et les contrats de maintenance.
4. Coûts indirects : ce sont les charges qui ne sont pas directement liées à l'utilisation du bien ou du service, mais influençant le budget global, comme la formation du personnel, les frais administratifs ou les pertes de productivité liées à des pannes ou à une mauvaise ergonomie.

Pour déterminer le coût total de propriété, il suffit d'additionner l'ensemble de ces dépenses sur la durée de vie prévue du bien ou du service. Il est également possible de le ramener à un coût annuel ou mensuel pour faciliter la comparaison entre différentes options.

Comment optimiser son TCO ?

Optimiser son TCO consiste à identifier et à mettre en œuvre des actions visant à réduire l'ensemble des dépenses liées à l’acquisition et l’utilisation d’un bien ou d’un service. Voici quelques stratégies pour y parvenir :

1. Négocier les frais initiaux : il est souvent possible de négocier des remises sur le prix d'achat, en fonction des volumes ou en profitant de promotions. Vous pouvez aussi travailler avec un fournisseur qui propose des options packagées claires et sans surprises ou suppléments à acheter.
2. Établir une politique voyage : pour les investissements liés aux déplacements professionnels, l’élaboration d’une politique voyage claire et cohérente aide à maîtriser les dépenses directes et indirectes tout en favorisant des économies significatives. En définissant des directives précises pour les réservations, les types d’hébergement, les transports et les dépenses admissibles, cette politique guide les décisions d’achat et optimise la sélection des fournisseurs. Cela assure une gestion efficace des ressources et contribue à réduire l’impact financier global des voyages sur l’entreprise.
3. Choisir des équipements économes en énergie : les charges énergétiques peuvent représenter une part importante de la gestion globale des dépenses. Optez pour des équipements ayant une consommation énergétique réduite, ou pour des solutions en mode SaaS qui vous permettent de ne pas gérer la consommation énergétique des systèmes.
4. Assurer une maintenance préventive : la maintenance préventive permet d'éviter les pannes et les dysfonctionnements, qui peuvent générer des frais importants. Dans le logiciel, assurez-vous que votre abonnement prévoit de futures mises à jour et nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez aussi demander des données concernant le taux d'indisponibilité et les moments où sont programmées les mises à jour et les opérations de maintenance.
5. Former vos équipes : un personnel bien formé est plus à même d'utiliser les équipements de manière optimale, ce qui réduit les risques de pannes et augmente sa durée de vie. Dans le monde logiciel, demandez ce que propose votre éditeur et comment il peut vous accompagner pour faciliter l'onboarding des équipes.
6. Anticiper les besoins futurs : lors de l’achat d'un bien ou d'un service, prenez en compte les évolutions prévisibles de vos besoins pour mettre en place les bonnes décisions et offrir une meilleure gestion du coût sur le long terme.

Le TCO est un outil précieux pour évaluer de manière globale l'impact économique d’acquisitions et orienter les choix vers des solutions plus durables et rentables. En prenant en compte l'ensemble des dépenses liées à un bien ou un service, il permet de dépasser une vision trop simpliste du premier investissement et d'optimiser vos dépenses pour trouver les bonnes solutions à vos défis du quotidien.