Croissance et optimisation
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
Numériser un document papier ne semble pas très compliqué en apparence. Il existe de nombreuses applications mobiles gratuites capables de le faire depuis n'importe quel smartphone.
Or, quand on parle d'archivage à valeur probante, il convient d'être très vigilant sur la technologie utilisée. En effet, si la numérisation des documents administratifs, commerciaux et financiers, comme, par exemple, les reçus des notes de frais, est un vrai gain de temps, de place et d'efficacité, alors faut-il encore que cela se fasse dans les règles de l'art. Et en l'occurrence, c'est la loi qui détermine le cadre juridique permettant de déterminer la valeur probante d'un document.
C'est encore un peu flou pour vous ? Reprenons depuis le début.
- Archivage à valeur probante : retour aux fondamentaux
- Quels sont les avantages de l'archivage à valeur probante ?
- Les règles à suivre pour garantir la valeur probante d'un document numérisé
- Archivage numérique : combien de temps faut-il conserver ses documents ?
- Pourquoi archiver ses documents numériquement ?
- Pourquoi conserver vos reçus de note de frais ?
Archivage à valeur probante : retour aux fondamentaux
L’archivage à valeur probante est un terme qui désigne l’ensemble des mesures technologiques et organisationnelles permettant d'enregistrer, de stocker et d'archiver les documents électroniques. Le but est d'en assurer une bonne conservation, de les documenter avec des métadonnées qui faciliteront les recherches et de s'assurer de l'inaltérabilité et de la lisibilité des fichiers. En clair, la notion de la valeur probante consiste à donner à un fichier numérique la même valeur légale qu'à un document papier original.
Avec l'émergence des nouvelles technologies depuis une vingtaine d'années, les entreprises se sont massivement converties à la digitalisation de leurs processus internes et de leurs flux de communication. Résultat : la masse des données et des documents numériques augmente chaque année. Or, qui dit fichier informatique dit aussi risque de modification, de vol et de piratage. Les enjeux liés à la consultation et à la modification des documents nécessitent l’utilisation de formats standards et ouverts. Cela garantit leur accessibilité sur le long terme sans coûts additionnels liés à des logiciels spécifiques. Comment savoir si un PDF est bien un fichier original ? Comment s'assurer qu'il n'a jamais été retouché, modifié ou édité ? Quelles sont les grandes étapes de la vie du document, de sa création à son archivage ?
Ce sont autant de questions qui trouvent des réponses grâce à l'archivage à valeur probante. Il faut donc le voir comme un système sécurisé, de suivi et de traçabilité qui permet de garantir que le fichier numérisé est bien le bon. Cela fonctionne aussi avec des documents papier que l'on aurait numérisés. C'est, par exemple, le cas pour les justificatifs des notes de frais, qui peuvent désormais être totalement dématérialisés.
Quels sont les avantages de l'archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante s’inscrit dans la transformation digitale des organisations. C'est une étape qui vient ajouter un niveau de conformité et de qualité à la manière dont les informations importantes sont créées, partagées et stockées. Et les avantages sont nombreux :
- Meilleure conservation dans le temps : pas besoin de stocker des documents papier pendant 6 ou 10 ans. Tout peut se faire dans un serveur local ou dans le cloud. Les fichiers ne peuvent ni se perdre ni s'abîmer, garantissant leur intelligibilité sur la durée.
- Facilitation des analyses et tableaux de bord : tous les fichiers disposent des métadonnées facilitant leur recoupage. On peut facilement faire des analyses historiques sur plusieurs semestres ou années intégrant les données des fichiers archivés. Cela souligne l’enjeu de pouvoir accéder et consulter facilement l’information stockée.
- Préservation de la valeur légale : avec la valeur probante, le document électronique est identique au document papier aux yeux de la loi. La pérennité de l'information est préservée et, en cas de contrôle URSSAF, par exemple, les justificatifs numérisés des notes de frais sont acceptés depuis le 1er juillet 2019. Ce principe soutient l’importance des logiciels utilisés pour la numérisation qui doivent assurer l’intégrité et l’authenticité des documents.
- Simplicité d'utilisation : pour les collaborateurs, il est facile d'utiliser une application mobile professionnelle depuis un smartphone afin de numériser un reçu de note de frais. Le système détecte le document, le numérise, confirme sa valeur probante et en extrait les données pour créer automatiquement une ligne de dépense. Ce qui prenait plusieurs minutes à la main se fait par la machine en quelques secondes. Cette facilité d’usage illustre comment les principes de l’archivage à valeur probante peuvent être appliqué sans effort, rendant la gestion documentaire plus efficace.
Les règles à suivre pour garantir la valeur probante d'un document numérisé
L'arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de « numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale ». Cette démarche inclut également la dématérialisation des notes de frais, un processus crucial pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leurs dépenses. En suivant les directives appropriées, il est possible de numériser ces justificatifs de manière à ce qu’ils conservent leur intégrité et leur valeur probante. L’usage de la signature électronique est une méthode clé pour assurer cette intégrité. Elle garantit l’authenticité et la non-altération du document depuis sa création. Cela signifie qu'à partir du moment où les reçus sont numérisés selon la réglementation en vigueur, il n'est plus nécessaire de conserver ses justificatifs papiers.
Les prérequis pour dématérialiser ses notes de frais :
C'est l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales qui encadre la digitalisation des frais professionnels :
- Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
- Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
- Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.
Archivage numérique : combien de temps faut-il conserver ses documents ?
En entreprise, les durées légales de conservation des documents sont définies par la loi. Cela signifie que ce n’est pas à l'entreprise de décider dans quelle condition et combien de temps les documents doivent être archivés. Exemples :
Conservation des documents civils et commerciaux
- Les contrats commerciaux, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises : 5 ans.
- Les déclarations en douane : 3 ans.
- Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans.
- Les factures clients ou fournisseurs, les bons de commande et de livraison : 10 ans.
Conservation des documents et pièces comptables
- Les livres et les registres comptables : 10 ans
- Toutes les autres pièces justificatives : 10 ans.
Conservation des documents sociaux
- Les statuts de la société : 5 ans (à partir de la radiation).
- Les documents relatifs au compte annuel : 10 ans.
- Les convocations, feuilles de présence et du conseil d'administration : 3 ans.
Concernant les notes de frais et les reçus, c'est en 2017 que l'administration fiscale a ouvert la voie à leur digitalisation. Puis, en 2019, c'est l'URSSAF qui s'est lancée afin d'aboutir à un processus désormais 100% numérique.
En matière de conservation, l'URSSAF confirme que depuis le 1er janvier 2019, les documents ou pièces justificatives nécessaires au calcul de l’assiette ou au contrôle des cotisations doivent être conservés au moins 6 ans à partir de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus. En la matière, c'est donc l'article L 243-16 du code de la sécurité sociale qui fait foi.
Pour conserver ses reçus pendant 6 années, il est donc nécessaire d'investir dans un système de stockage efficace. Une fois numérisées par une application professionnelle, vos notes de frais peuvent être archivées sur un serveur cloud sécurisé. Ainsi, vous aurez toujours accès à ces données à tout moment, mais surtout, les métadonnées qui enrichissent les fichiers vous faciliteront la vie en termes de recherche et d'analyse.
Pourquoi archiver ses documents numériquement ?
Pendant des décennies, l'archivage et le stockage physique furent la règle. Une pratique qui perdure encore dans certaines organisations et qui n'est pas sans risque.
L'archivage interne
C'est probablement la solution la plus dangereuse, car vos documents sont à la portée de tout le monde dans des locaux qui ne sont pas forcément adaptés. Du sous-sol humide à l'espace de rangement qui déborde en passant par le grenier qui garde la chaleur, il n'y a aucun endroit parfait dans votre entreprise, à moins d'investir dans un local surveillé, à l'humidité et à la température contrôlées et avec des murs et parois résistants au feu.
Car ce sont là les principaux risques : la destruction accidentelle ou volontaire. Mais ce n'est pas tout. Avec le temps, vos documents papier ont tendance à s'effacer et à devenir illisibles. Les pertes sont possibles et les procédures de rangement doivent être scrupuleusement établies et suivies, sans quoi, retrouver un vieux document tourne vite au cauchemar. En cas d'incendie, de vol, d'inondation, de vandalisme ou tout simplement de déménagement, vos archives sont constamment à risque.
L'archivage externe
Face aux dangers provoqués par l'archivage interne, ainsi qu'au manque de place disponible, il est possible de travailler avec un prestataire tiers pour stocker vos documents.
L'avantage c'est qu'il devrait disposer de conditions de stockage plus confortables et plus sécurisées. Les inconvénients restent le coût et le manque de flexibilité. Les factures peuvent être mal classées, égarées ou non documentées, et le temps perdu à faire le lien entre ce partenaire et vos services peut vite grimper (surtout si ses locaux sont éloignés des vôtres). Sans compter que votre prestataire peut faire faillite et n'a pas forcément les locaux en totale conformité pour protéger vos documents. Enfin, cela permet aussi à des tierces parties d'avoir potentiellement accès à tous vos documents. En matière de confidentialité, il y a mieux !
Pourquoi conserver vos reçus de note de frais ?
Il peut y avoir plusieurs raisons à cela. La première, et la plus importante, consiste surtout à prouver à l'URSSAF que les frais remboursés correspondent bien à des dépenses engagées pour l’entreprise et sont conformes à la réglementation en vigueur. Si c'est bien le cas, les dépenses professionnelles remboursées ouvrent droit à une exonération de cotisations sociales.
La deuxième raison est d'un point de vue fiscal. La conservation des reçus permet de démontrer à l’administration fiscale que les dépenses réalisées par les salariés sont éligibles à une récupération de la TVA.
Enfin, la troisième est d'ordre interne : le fait de conserver (et de trier, classer et noter) les justificatifs professionnels peut être utile pour établir des tableaux de bord, recouper des dépenses et faire des analyses année après année, service par service ou même salarié par salarié. L’introduction de la signature électronique dans le processus de dématérialisation répond aux exigences de vérification et d’authentification, simplifiant ainsi la gestion des justificatifs. Par ailleurs, les inconvénients des notes de frais papier incluent des risques de perte, de détérioration et de difficulté de gestion d’archivage, rendant le processus de remboursement plus lent et moins efficace. C'est ainsi un moyen potentiel de détecter les risques de fraude. Toutefois, il faut être honnête : avec les reçus papier, cela reste un travail manuel, lent et peu efficace à long terme. La dématérialisation des justificatifs, appuyée par l’usage de la signature électronique, offre une solution à ces défis, garantissant ainsi l’intégrité et la pérennité des documents.
L'archivage à valeur probante constitue un sceau de qualité pour les entreprises. Mais au-delà de la qualité intrinsèque de la numérisation, cela souligne surtout l'efficience organisationnelle de l'organisation. Car avec l'archivage à valeur probante vient surtout la bonne gestion de la transformation digitale pour travailler mieux, plus vite et plus efficacement.
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