Qu'est-ce que la gestion intelligente des dépenses ?

Dans notre série sur l'amélioration de la vie de nos clients, nous avons abordé les thématiques de l'évolution des dépenses des employés, des conseils pour atténuer la fraude et de la façon de maximiser la visibilité. Nous passons maintenant aux résultats opérationnels que les organisations peuvent espérer atteindre en mettant en œuvre des pratiques exemplaires et des processus intelligents de gestion des dépenses associés aux dépenses engagées par les employés. 

Gestion intelligente des dépenses

Faire face aux complexités de la gestion des dépenses du monde moderne

Télécharger notre Livre Blanc

Quels sont les résultats opérationnels ?

Les résultats opérationnels sont des objectifs généraux que l'entreprise s'efforce d'atteindre pour respecter ses engagements envers ses actionnaires, ses employés, ses clients et ses fournisseurs. En ce qui concerne les dépenses engagées à l'initiative des employés, y compris les déplacements, les dépenses et les dépenses discrétionnaires ou de faible niveau, nous regroupons ces résultats en trois piliers :

1. Contrôles et conformité
2. Visibilité et gestion des dépenses
3. Satisfaction des employés et engagement de la main-d'œuvre

Par exemple, les actionnaires en bénéficient lorsque l'entreprise contrôle les dépenses, de même pour les employés lorsque des tâches administratives et répétitives fastidieuses peuvent être automatisées pour leur permettre de consacrer plus de temps aux activités qui déplacent l'entreprise, et les fournisseurs bénéficient de paiements ponctuels pour les biens et services qu'ils fournissent.

Qu'est-ce qu'une gestion intelligente des dépenses ?

La gestion intelligente des dépenses est un moyen complet pour les entreprises d'obtenir une vue unifiée des dépenses. Elle consiste à gérer :

1. Toutes les sources de dépenses - comme des voyages en avion, le kilométrage automobile, les factures autres que les factures postales, les paiements en espèces, les services, etc.
2. Toutes les catégories de dépenses - telles que les frais professionnels, le soutien marketing, les fournitures de bureau, etc.
3. Fournir une vue unifiée des dépenses - ce qui profite à de multiples fonctions des services des finances, de la comptabilité et des ressources humaines de l'organisation.

Nous réalisons ce qui précède en :

1. Saisissant de données à chaque fois que de l'argent est dépensé - par exemple par le biais de cartes d'entreprise, d'outils de réservation en ligne, de l'enregistrement automatique des kilomètres, de la capture d'images des reçus, etc.
2. Catégorisant les dépenses dès qu'elles surviennent par l'application de l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique.
3. Appliquant les politiques d'acheminement des approbations et d'autorisation des paiements.

Meilleures pratiques pour une gestion intelligente des dépenses.

La saisie des dépenses devrait être un des premiers domaines d'intérêt. Les bonnes pratiques comprennent l'utilisation d'appareils mobiles pour numériser les reçus et approuver les notes de frais, la reconnaissance optique de caractères et l'apprentissage automatique pour automatiser la saisie des données de facturation, ainsi qu'un système intégré reliant les réservations de voyage aux rapports de dépenses.

La catégorisation des dépenses implique une ou plusieurs des activités suivantes : affectation des factures/dépenses aux services et aux maîtres d'ouvrage, détermination du traitement fiscal des dépenses, validation de la présence du fournisseur dans la base de données des fournisseurs, etc. Cette catégorisation est très importante parce qu'elle aura une incidence sur le volume d'affaires que l'organisation consacre à chaque fournisseur et sur le montant d'argent imputé à chaque département. Les meilleures pratiques associées à la catégorisation des dépenses comprennent l'utilisation de l'automatisation pour enregistrer et catégoriser les dépenses et les factures, l'automatisation de l'enregistrement et de la saisie des kilomètres.

Les politiques d'approbation des remboursements et des paiements peuvent comprendre la limitation des dépenses à une fourchette admissible, l'achat auprès de fournisseurs approuvés, la présentation de reçus aux fins de justification fiscale, l'obtention d'une approbation préalable pour l'achat, etc. Les meilleures pratiques associées à l'application de la politique comprennent l'utilisation d'outils automatisés pour détecter les dépenses inhabituelles ou les modèles de demandes de remboursement, et les outils pour rejeter les frais non-conformes.

L'application de bonnes pratiques de gestion intelligente des dépenses améliore les résultats opérationnels

Les bonnes pratiques associées aux dépenses intelligentes aident également à atteindre les résultats opérationnels souhaités par l'organisation en matière de visibilité et de gestion des dépenses, de contrôles internes et de conformité, de mobilisation et de satisfaction des employés. Par exemple, les pratiques qui limitent les dépenses de voyage invisibles ou les outils intégrés qui relient les réservations et les frais de voyage améliorent la visibilité et la gestion des dépenses de l'organisation. Les pratiques qui comprennent des outils de détection des dépenses inhabituelles ou de suivi des dépenses par rapport aux budgets approuvés améliorent les contrôles internes et la conformité de l'organisation. Et les pratiques qui impliquent l'automatisation de la création des notes de frais, la catégorisation des postes de facture ou les outils mobiles de saisie et d'approbation des reçus, améliorent l'engagement et la satisfaction des employés.

Meilleures pratiques en action :

Selon une étude d'Aberdeen, les employés qui sont toujours sur la route, utilisant des appareils mobiles pour la saisie des reçus et des factures et l'approbation des dépenses, peuvent économiser jusqu'à 4,5 heures par mois, soit une semaine chaque année par employé ! De plus, les délais d'approbation des organisations sont 28 % plus courts, le temps de traitement des reçus est réduit et les gestionnaires sont en mesure d'approuver sur le terrain, ce qui se traduit par un engagement et une satisfaction accrue des employés.

Une étude d'IDC 2017 a révélé qu'après le déploiement d'un système de gestion des factures entrantes, les organisations interrogées ont signalé que les erreurs de d’entrée du grand livre général avaient diminué de 90 %, le temps consacré aux tâches de gestion des factures avait diminué de 34 % et le temps du personnelle informatique nécessaire à la gestion des solutions de gestion des factures avait diminué de 29 %

Réunir le tout

Les meilleures pratiques associées à la gestion intelligente des dépenses aident les entreprises à améliorer leurs résultats opérationnels. Ces résultats profitent à plusieurs départements ou personnes de l'organisation, par exemple :

• Le responsable RH bénéficie d'employés plus heureux qui peuvent consacrer plus de temps à leurs fonctions au lieu de passer du temps à produire des rapports de note de frais.
• L'approvisionnement a plus de visibilité sur les possibilités de regrouper les dépenses par fournisseur ou catégorie de fournisseurs.
• La Trésorerie a plus de visibilité dans la gestion des flux de trésorerie.
• Le directeur de la conformité peut repérer plus rapidement les accusations de non-conformité ainsi que les fraudes potentielles.
• La comptabilité aura augmenté la productivité dans la saisie et la catégorisation des données.

Pour que chaque département se concentre sur les bénéfices, ils voient le résultat de l'automatisation des dépenses et des outils d'intégration, ce qui rend leur valeur visible aux yeux de l'organisation.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Guide Gartner des solutions de gestion des frais et déplacements pros” et à découvrir Concur Expense pour la gestion de vos notes de frais.